学校物资采购询价制度

PAGE学校物资采购询价制度一、总则（一）目的为规范学校物资采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，保证所采购物资符合学校教学、科研及管理需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门（包括教学单位、行政部门、教辅单位等）使用学校预算资金进行的物资采购询价活动。物资包括但不限于教学设备、办公用品、实验器材、图书资料、后勤物资等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息公开，接受学校内部监督和社会监督，确保采购活动透明化。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高资金使用效益。二、询价机构及职责（一）询价小组1.组成：询价小组由学校相关部门人员组成，成员应包括采购需求部门代表、财务部门人员、审计部门人员以及具备相关专业知识的技术人员等。成员人数应为单数，一般不少于三人。2.职责负责制定询价文件，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、售后服务等内容。发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。接收供应商的报价文件，对报价文件进行初步审查，剔除无效报价。组织与供应商进行询价谈判，就采购物资的价格、质量、交货期等条款进行沟通协商。根据询价结果，编写询价报告，推荐成交供应商，并说明推荐理由。（二）采购管理部门1.职责负责学校物资采购询价制度的制定、修订和解释工作。对询价小组的工作进行指导和监督，协调解决询价过程中出现的问题。审核询价报告，根据学校采购政策和预算安排，确定最终的采购决策。建立和管理供应商信息库，对参与询价的供应商进行信用评价。（三）财务部门1.职责参与询价文件的审核，从财务角度对采购预算、资金支付方式等提出意见。对询价过程中的资金使用情况进行监督，确保资金使用合规、合理。根据采购合同和验收报告，办理资金支付手续。（四）审计部门1.职责对物资采购询价活动进行审计监督，检查询价过程是否符合规定程序和制度要求。审查询价文件、报价文件、采购合同等相关资料，防止出现违规操作和利益输送。对采购项目的效益情况进行审计评价，提出改进建议。三、询价流程（一）采购申请1.学校各部门根据教学、科研及管理工作需要，填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）需求确认1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核，核实采购物资是否符合学校相关规定和预算安排。2.对于重大采购项目或专业性较强的物资采购，采购管理部门组织相关部门和专家进行需求论证，确保采购需求的合理性和准确性。（三）询价准备1.采购管理部门根据审核后的采购需求，组建询价小组。2.询价小组制定询价文件，询价文件应包括以下内容：采购项目概述，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求等。供应商资格要求，明确供应商应具备的资质条件、业绩要求、信誉状况等。报价要求，规定报价的格式、内容、有效期等。交货期要求，明确物资的交货时间和地点。售后服务要求，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。评标标准，制定价格、质量、服务等方面的评标因素和权重。3.询价小组发布询价公告，询价公告应在学校官方网站、校内公告栏等渠道发布，公告内容包括采购项目名称、采购需求、供应商资格要求、询价文件获取方式、报价截止时间等。（四）供应商报名1.符合询价公告要求的供应商，在规定时间内按照询价文件要求，向询价小组提交报名资料，报名资料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理三证合一的提供营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料、报价文件等。2.询价小组对供应商报名资料进行审查，确定符合条件的供应商名单。（五）询价文件发放1.询价小组向符合条件的供应商发放询价文件，供应商应在规定时间内签收。2.供应商如有疑问，应在规定时间内以书面形式向询价小组提出，询价小组应及时给予答复。（六）报价文件接收1.供应商按照询价文件要求编制报价文件，并在报价截止时间前提交至询价小组。2.报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。3.询价小组对供应商的报价文件进行签收，并检查报价文件的完整性和密封性。（七）报价文件审查1.询价小组对供应商的报价文件进行初步审查，审查内容包括报价文件的格式是否符合要求、报价是否完整、技术规格和商务条款是否响应询价文件要求等。2.对于不符合询价文件要求的报价文件，询价小组应予以剔除，并告知供应商原因。（八）询价谈判1.询价小组根据初步审查结果，确定进入询价谈判环节的供应商名单。2.询价小组与进入询价谈判环节的供应商进行谈判，谈判内容包括采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款。3.供应商应根据询价小组的要求，对报价文件进行澄清和说明，并提供相关证明材料。4.询价小组在谈判过程中应做好记录，记录内容包括谈判时间、地点、参与谈判的供应商代表、谈判内容、谈判结果等。（九）询价报告编制1.询价谈判结束后，询价小组根据谈判结果，编写询价报告。2.询价报告应包括采购项目概述、询价过程、供应商报价情况、谈判情况、评标标准及评标结果、推荐成交供应商名单及推荐理由等内容。3.询价报告应由询价小组全体成员签字确认。（十）采购决策1.采购管理部门收到询价报告后，对询价报告进行审核，并提交学校采购领导小组审议。2.学校采购领导小组根据询价报告和学校采购政策、预算安排，做出最终的采购决策。3.对于重大采购项目，学校采购领导小组应报学校党委常委会或校长办公会批准。（十一）合同签订1.采购管理部门根据学校采购领导小组的决策，向成交供应商发出中标通知书。2.成交供应商应在中标通知书规定的时间内，与学校签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量、价格、交货期、售后服务等条款，以及双方的权利和义务。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、审计部门备案。（十二）验收付款1.物资到货后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同和询价文件要求进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格、型号等。2.验收合格后，采购需求部门应填写验收报告，并提交至采购管理部门。3.采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向成交供应商支付货款。四、供应商管理（一）供应商准入管理1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、业绩要求、信誉状况等。2.供应商准入标准应向社会公开，接受社会监督。3.新供应商申请准入时，应向采购管理部门提交准入申请资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理三证合一的提供营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料、信誉证明材料等。4.采购管理部门对供应商准入申请资料进行审核，必要时进行实地考察，确定是否符合供应商准入标准。5.对于符合供应商准入标准的供应商，采购管理部门将其纳入供应商信息库，并向其发放供应商准入通知书。（二）供应商评价管理1.建立供应商评价体系，定期对供应商进行评价。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、信誉状况等。2.供应商评价采用定性评价和定量评价相结合的方式，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.采购管理部门负责组织供应商评价工作，每年至少进行一次全面评价。评价过程中，采购需求部门、财务部门、审计部门等应提供相关评价意见。4.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价等级为优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于评价等级为不合格的供应商，暂停其参与学校物资采购询价活动，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，将其从供应商信息库中删除。（三）供应商淘汰管理1.对于出现以下情形之一的供应商，采购管理部门应将其从供应商信息库中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。因产品质量问题给学校造成重大损失的。连续两次评价等级为不合格的。2.供应商淘汰应按照规定程序进行，采购管理部门应向供应商发出淘汰通知，并说明淘汰原因。3.被淘汰的供应商在规定期限内不得再次申请参与学校物资采购询价活动。五、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门负责对物资采购询价活动进行审计监督，检查询价过程是否符合规定程序和制度要求，审查询价文件、报价文件、采购合同等相关资料，防止出现违规操作和利益输送。2.学校纪检监察部门负责对物资采购询价活动中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。3.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对询价小组工作的指导和监督，定期对询价活动进行检查和评估，及时发现和解决问题。（二）外部监督1.学校物资采购询价活动应接受社会监督，采购信息应在学校官方网站等渠道公开，接受教职工和社会公众的监督。2.对于社会公众提出的质疑和投诉，采购管理部门应及时受理，并按照规定程序进行调查处理。调查处理结果应及时向社会公开。六、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商在物资采购询价活动中如有违规行为，采购管理部门应按照以下规定进行处理：对于提供虚假材料谋取中标、成交的，取消其成交资格，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校物资采购询价活动。对于采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的，给予警告，并处以采购金额千分之一以上千分之五以下的罚款；情节严重的取消其成交资格，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校物资采购询价活动。对于与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的，取消其成交资格，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校物资采购询价活动。对于向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的，取消其成交资格，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校物资采购询价活动；构成犯罪的，依法追究刑事责任。对于在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的，给予警告，并处以采购金额千分之一以上千分之五以下的罚款；情节严重的取消其成交资格，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校物资采购询价活动。2.供应商如对违规处理结果不服，可以在规定时间内向上级主管部门申请行政复议或向人民法院提起行政诉讼。（二）对学校工作人员的违规处理1.学校工作人员在物资采购询价活动中如有违规行为，学校纪检监察部门应按照以下规定进行处理：对于违反询价制度规定，擅自采购、暗箱操作、谋取私利等行为，给予警告、记过、记大过处分；情节严重的，给予降级、撤职、开除处分。对于在询价过程中收受贿赂、回扣等不正