学校政府采购内部制度

PAGE学校政府采购内部制度一、总则（一）目的为了规范学校政府采购行为，加强学校政府采购管理，提高资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金和其他资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规和相关政策规定，确保政府采购活动合法合规。2.公开透明原则政府采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。3.公平竞争原则为供应商创造公平竞争的市场环境，保证采购项目的质量和效益。4.公正诚实原则采购活动应公正、公平，采购人员应诚实守信，维护学校和供应商的合法权益。（四）职责分工1.学校成立政府采购工作领导小组，负责领导和协调学校政府采购工作，研究决定重大采购事项。2.学校设立政府采购管理部门，负责政府采购的日常管理工作，包括采购计划编制、采购项目实施、合同签订与履行监督等。3.各使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。4.学校财务部门负责政府采购资金的预算管理、支付审核等工作。5.学校审计部门负责对政府采购活动进行审计监督。二、采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送学校政府采购管理部门。3.学校政府采购管理部门对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和年度采购计划，提出调整建议，报学校政府采购工作领导小组审批。（二）预算执行1.政府采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序报经学校政府采购工作领导小组批准，并及时调整相关预算指标。3.学校财务部门应根据采购合同和资金支付规定，及时办理资金支付手续，确保采购资金的安全和合理使用。（三）预算监督1.学校审计部门应定期对政府采购预算执行情况进行审计监督，检查预算编制的准确性、执行的合规性和资金使用的效益性。2.对于违反采购预算管理规定的行为，应依法依规追究相关部门和人员的责任。三、采购计划管理（一）计划编制1.各使用部门应根据批准的采购预算，结合项目实施进度，提前编制政府采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、采购时间安排等内容，并按照规定的格式和要求报送学校政府采购管理部门。3.学校政府采购管理部门对各部门报送的采购计划进行审核，根据学校采购工作安排和资源配置情况，统筹安排采购项目，合理确定采购时间和采购方式。（二）计划审批1.学校政府采购管理部门将审核后的采购计划报学校政府采购工作领导小组审批。2.经批准的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定的程序重新报经审批。（三）计划执行1.各部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.学校政府采购管理部门应加强对采购计划执行情况的跟踪检查，及时协调解决采购过程中出现的问题。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采用公开招标方式采购的，应按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.招标文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容，确保招标活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求参照公开招标的规定执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判，确定成交供应商。3.谈判小组应由学校相关部门代表和评审专家组成，人数应为三人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报学校政府采购工作领导小组审批。3.经批准后，应与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。3.询价小组应由学校相关部门代表和评审专家组成，人数应为三人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的，应按照规定的程序报经学校政府采购工作领导小组批准。2.变更采购方式的申请应说明变更理由、拟采用的采购方式及相关依据等内容。五、采购程序管理（一）采购申请与审批1.各使用部门根据采购计划，填写《学校政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.《学校政府采购申请表》经部门负责人签字后，报学校政府采购管理部门审核。3.学校政府采购管理部门对采购申请进行审核，符合采购规定的，报学校政府采购工作领导小组审批。（二）采购文件编制与发布1.根据批准的采购申请，学校政府采购管理部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购文件编制完成后，按照规定的方式发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。（三）供应商资格审查1.对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资质和能力。2.资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.只有通过资格审查的供应商才能参与后续的采购活动。（四）开标、评标、谈判与询价1.按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标、谈判与询价活动。2.开标过程应公开、透明，唱标人应宣读供应商的投标报价、投标文件的主要内容等。3.评标、谈判与询价活动应按照规定的评标标准、谈判程序和询价原则进行，确保采购结果的公平、公正。4.评审专家应独立评审，客观公正地提出评审意见。（五）中标、成交供应商确定1.根据评标、谈判与询价结果，确定中标、成交供应商。2.中标、成交供应商确定后，应及时发布中标、成交公告，并向中标、成交供应商发出中标、成交通知书。（六）合同签订与履行1.学校政府采购管理部门组织中标、成交供应商与学校签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。学校政府采购管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，确保采购项目按时、按质、按量完成。（七）验收1.采购项目完成后，学校应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合合同要求。2.验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改，直至验收合格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送学校财务部门、审计部门等备案。（二）合同履行1.合同双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按时、按质、按量提供货物或服务，学校应按时支付货款。2.学校政府采购管理部门应加强对合同履行情况的跟踪检查，并及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，应按照法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的责任。（四）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在纠纷处理期间，双方应继续履行合同中无争议的部分。七、采购档案管理（一）档案内容1.政府采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、采购过程记录、合同文件、验收文件等相关资料。2.采购档案应真实、完整、准确地反映政府采购活动的全过程。（二）档案整理与归档1.学校政府采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。2.采购活动结束后，应及时将相关资料进行整理、分类、编号，装订成册，并按照档案管理的要求进行归档保存。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序办理查阅手续，并在指定地点查阅。查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、真实性和效益性。2.学校纪检监察部门应加强对政府采购活动的纪律监督，严肃查处