学校招标采购部管理制度

PAGE学校招标采购部管理制度一、总则（一）目的为规范学校招标采购部的工作流程，确保招标采购活动合法、公正、透明、高效，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校招标采购部负责的所有招标采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、基建工程、服务类项目等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保招标采购活动合法合规。2.公正性原则：对待所有参与招标采购的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证评标过程和结果的公正公平。3.公开性原则：招标采购信息公开透明，接受学校内部和社会的监督。4.效益性原则：在保证质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。5.诚实守信原则：各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、组织架构与职责（一）组织架构学校招标采购部设部长一名，副部长若干名，下设招标组、采购组、合同管理组等。（二）职责分工1.部长职责全面负责招标采购部的管理工作，制定工作计划和目标。组织和领导招标采购团队，确保各项工作顺利进行。协调与学校其他部门及外部相关单位的关系。审核重要招标采购文件和合同。对招标采购工作中的重大问题进行决策。2.副部长职责协助部长开展工作，负责分管领域的具体工作。组织实施招标采购项目，监督工作进度和质量。参与招标采购文件的编制和审核。协调处理招标采购过程中的相关问题。3.招标组职责负责招标项目的策划和组织。编制招标文件，包括招标公告、资格预审文件、招标文件等。发布招标信息，组织资格预审和开标、评标活动。记录评标过程，整理评标报告。4.采购组职责负责采购项目的需求调研和分析。寻找和筛选供应商，组织采购谈判。签订采购合同，跟踪合同执行情况。验收采购物资和服务，处理质量问题。5.合同管理组职责负责合同的起草、审核、签订和备案。建立合同台账，跟踪合同履行情况。协调处理合同纠纷，监督合同款项支付。三、招标采购流程（一）需求申报1.学校各部门根据工作需要，填写《招标采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、时间要求等内容。2.部门负责人签字后提交至招标采购部。（二）需求审核1.招标采购部收到需求申报表后，对申报内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于重大采购项目，组织相关部门和专家进行论证，确保需求准确无误。（三）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场情况等因素，确定合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。（四）招标采购文件编制1.根据确定的采购方式，由相应的招标组或采购组负责编制招标采购文件。2.招标采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保文件完整、准确、清晰。3.对于复杂的采购项目，组织相关专家对文件进行审核，确保文件符合法律法规和行业标准要求。（五）信息发布1.公开招标项目通过指定的招标网站、学校官网等渠道发布招标公告，公告应包括招标项目的基本信息、报名时间、地点、方式等内容。2.邀请招标项目向邀请的供应商发出邀请函，说明采购项目的详细情况和邀请供应商参加投标的相关要求。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等项目，在学校内部发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与。（六）报名与资格审查1.供应商按照招标采购文件的要求进行报名，提交相关证明材料。2.招标采购部对报名供应商进行资格审查，核实其资质、信誉、业绩等情况，确定符合条件的供应商名单。3.对于资格审查不合格的供应商，及时通知其原因，并告知其不得参与后续采购活动。（七）开标、评标与定标1.按照招标采购文件规定的时间和地点组织开标会议，供应商应按时参加。2.开标过程中，由专人负责唱标和记录，公布供应商的投标报价、技术方案等主要内容。3.评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审打分，推荐中标候选人。4.招标采购部根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。（八）合同签订1.采购组与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。2.合同管理组对合同进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.合同签订后，及时进行备案，并将合同副本分发给相关部门。（九）采购验收1.采购项目完成后，采购组组织相关部门和人员进行验收。2.验收人员按照合同要求和相关标准对采购物资和服务进行检查、测试，填写验收报告。3.对于验收不合格的项目，及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或采取其他补救措施。（十）款项支付1.合同管理组根据合同约定和验收报告，审核付款申请。2.财务部门按照学校财务制度和合同规定，办理款项支付手续。3.支付款项时，应确保手续齐全、凭证有效，严格控制资金流向。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、信誉标准、业绩条件等。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明等相关材料，经审核合格后方可进入学校供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。2.评价方式包括问卷调查、实地考察、数据分析等，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。3.对于评价不合格的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消资格等措施。（三）供应商激励与淘汰1.对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先合作、增加采购份额等。2.对于连续出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等严重问题的供应商，予以淘汰，不再列入学校供应商名录。五、内部监督与风险管理（一）内部监督1.建立健全内部监督机制，加强对招标采购工作全过程的监督检查。2.定期对招标采购项目进行内部审计，检查采购程序是否合规、文件是否齐全、合同履行是否正常等。3.设立举报信箱和举报电话，接受学校内部和社会的监督举报，对举报事项及时进行调查处理。（二）风险管理1.识别招标采购过程中可能存在的风险，如法律风险、市场风险、道德风险等。2.针对不同风险制定相应的防范措施，如加强法律法规学习、进行市场调研、建立廉洁自律制度等。3.定期对风险管理措施进行评估和改进，确保风险得到有效控制。六、培训与考核（一）培训1.根据招标采购工作的需要，定期组织部门员工参加业务培训，提高员工的专业素质和业务能力。2.培训内容包括法律法规、招标采购流程、合同管理、供应商管理等方面。3.鼓励员工参加外部培训和学术交流活动，拓宽视野，了解行业最新动态。（二）考核1.建