学校工会节日慰问品采购制度

PAGE学校工会节日慰问品采购制度一、总则（一）目的为规范学校工会节日慰问品采购工作，确保采购过程公开、公平、公正，保障慰问品质量，维护教职工权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校工会组织的各类节日慰问品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明的原则，杜绝不正当竞争行为。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和优质的慰问品。4.效益原则：在保证慰问品质量和满足需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购工作小组学校工会成立采购工作小组，负责节日慰问品采购的具体组织实施。采购工作小组成员包括工会主席、副主席、工会委员及教职工代表等。（二）职责分工1.工会主席：全面负责采购工作的领导与决策，审核采购计划、采购预算及采购结果等。2.工会副主席：协助主席开展采购工作，具体负责采购活动的组织协调、供应商管理等工作。3.工会委员：参与采购需求调研、采购文件编制、采购评审等工作，提供专业意见和建议。4.教职工代表：代表教职工参与采购过程，监督采购活动的公正性和透明度，反馈教职工对慰问品的需求和意见。三、采购计划与预算（一）采购计划制定1.每年年初，工会根据学校实际情况、教职工需求及节日特点，制定本年度节日慰问品采购计划。采购计划应明确采购的节日名称、慰问品种类、数量、预算金额等内容。2.采购计划需经工会委员会审议通过，并报学校党委审批后实施。（二）采购预算编制1.根据采购计划，工会财务人员负责编制采购预算。采购预算应详细列出各项慰问品的预计采购金额、运输费用、税费等，确保预算准确合理。2.采购预算经工会委员会审核后，报学校财务部门备案。在采购过程中，严格控制预算执行，确保采购支出不超出预算范围。四、供应商选择与管理（一）供应商资质要求及筛选标准1.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.优先选择具有相关产品生产或销售经验、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。3.对供应商的生产能力、产品质量、价格水平、信誉状况等进行综合评估，建立供应商名录。（二）供应商的选定与采购方式1.采购工作小组通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商名录中选定合适的供应商。具体采购方式根据采购金额、采购性质等因素确定，并严格按照相关法律法规和学校采购管理规定执行。2.采用公开招标方式的，应发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。采用邀请招标方式的，应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。采用竞争性谈判方式的，应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。采用询价方式的，应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）供应商的考核与评价1.建立供应商考核评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行考核评价。考核评价结果作为供应商续用、淘汰的重要依据。2.每年年底，采购工作小组组织对供应商进行年度考核评价。考核评价内容包括供应商的经营状况、产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务质量等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对不符合要求的供应商予以淘汰，并及时更新供应商名录。五、采购流程（一）采购申请与审批1.根据采购计划，相关部门或人员填写采购申请表，详细说明采购慰问品的名称、规格、数量、预算金额等内容，并提交采购工作小组。2.采购申请表经采购工作小组审核后，报工会主席审批。工会主席审批通过后，方可开展采购活动。（二）采购文件编制1.采购工作小组根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求工会委员及教职工代表的意见，确保采购文件的合理性和公正性。（三）采购信息发布1.采用公开招标方式的，应在学校官网、政府采购网等指定媒体上发布招标公告，公布采购项目的基本信息、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用邀请招标、竞争性谈判、询价等方式的，应向选定的供应商发出相应的采购文件，并告知采购项目的相关信息。（四）采购评审1.按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或报价文件进行评审。评审过程应客观、公正、公平，确保评审结果的合法性和合理性。2.采购评审可采用综合评分法、最低价成交法等方式进行。综合评分法应明确各项评审因素的权重和评分标准，最低价成交法应选择满足采购需求且报价最低的供应商作为成交供应商。3.采购评审过程中，采购工作小组应做好评审记录，对评审过程和结果进行详细记载。评审记录应包括评审时间、地点、评审人员名单、供应商名称及报价、评审意见及结果等内容。（五）采购合同签订1.根据采购评审结果，确定成交供应商后，采购工作小组应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购慰问品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，应报学校法律顾问进行合法性审查。采购合同签订后，应及时将合同副本送学校财务部门备案。（六）采购验收1.采购慰问品到货前，采购工作小组应通知相关部门或人员做好验收准备工作。验收人员应包括工会委员、教职工代表及专业技术人员等。2.采购慰问品到货后，验收人员应按照采购合同约定的质量标准和验收要求，对慰问品的数量、规格、质量等进行逐一验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.如发现采购慰问品存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时与供应商协商解决。如协商不成，应按照采购合同约定的争议解决方式处理。（七）采购付款1.采购慰问品验收合格后，采购工作小组应根据采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.采购付款经工会主席审批后，由学校财务部门按照规定程序支付款项。财务部门应严格审核付款凭证，确保付款真实、合法、合规。六、采购监督与管理（一）内部监督机制1.学校工会建立内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。工会委员会负责对采购工作进行监督检查，确保采购过程公开、公平、公正。2.设立举报信箱和举报电话，接受教职工对采购活动中违规行为及不正当竞争行为的举报。对举报内容及时进行调查核实，如情况属实，依法依规严肃处理。（二）信息公开与透明度1.采购工作小组应及时将采购项目的相关信息在学校官网或校内公告栏进行公开，包括采购计划、采购预算、采购文件、采购评审结果、采购合同等内容，确保采购活动信息公开透明，接受教职工监督。2.定期向工会委员会和教职工代表大会报告采购工作情况，包括采购项目实施进度、采购资金使用情况、采购结果等内容，听取意见和建议，不断改进采购工作。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程形成的各类文件、资料和记录，主要包括采购计划、采购预算、采购申请表、采购文件、投标文件或报价文件、采购评审记录、采购合同、验收报告、付款凭证、供应商考核评价记录等。（二）档案整理与保存1.采购工作结