控股子公司采购制度

PAGE控股子公司采购制度一、总则（一）目的为规范控股子公司的采购行为，加强采购管理，确保采购活动的合法性、合规性、经济性和有效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于控股子公司及其所属各部门、各分支机构的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、规范。3.经济性原则：在满足公司生产经营需求的前提下，充分考虑成本效益，努力降低采购成本。4.有效性原则：采购的物资和服务应符合公司质量要求和使用需求，确保采购活动能够有效支持公司业务发展。5.诚信原则：在采购活动中遵循诚实信用原则，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构控股子公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由子公司管理层、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。2.对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选择、合同签订等。3.监督采购活动的执行情况，确保采购决策的有效实施。（二）采购执行部门控股子公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体采购业务的操作和管理。采购部门的职责如下：1.根据公司需求，编制采购计划和采购预算。2.组织市场调研，寻找合适的供应商，建立供应商档案。3.按照规定程序进行采购招标、询价、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。4.起草和签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、付款申请等，监督采购资金的使用情况。3.质量部门：参与采购物资的质量标准制定、验收等工作，确保采购物资符合质量要求。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，采购部门负责人审批后即可组织采购；对于金额较大的采购项目，采购部门应提交采购决策委员会进行审议，经批准后方可实施采购（三）采购计划与预算编制1.采购部门根据采购审批结果，结合市场供应情况和公司库存状况，编制采购计划，明确采购物资或服务的具体采购时间、采购数量、采购方式等。2.采购计划应与公司年度预算相衔接，采购部门同时编制采购预算，报财务部门审核。3.财务部门对采购预算进行审核，确保预算金额合理、准确，符合公司财务管理制度要求。审核通过后的采购预算作为采购资金安排的依据。（四）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营资质、业绩信誉等方面的审核。3.建立供应商评估体系，对合格供应商进行定期评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。4.对于优秀供应商，在同等条件下优先选择；对于不合格供应商，及时淘汰，并禁止其参与公司采购活动。（五）采购实施1.采购方式选择公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购部门按照国家有关招标法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和其他条款。2.采购文件编制根据选定的采购方式，采购部门编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、报价要求等内容。采购文件应经过严格审核，确保其内容完整、准确、合法合规。审核通过后的采购文件作为采购活动的依据。3.采购活动组织公开招标项目，采购部门发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录并存档。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标由采购决策委员会根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商。邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购项目，采购部门按照相应的程序组织采购活动，与供应商进行沟通、谈判、报价等工作，确定成交供应商。4.采购合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合法律法规和公司合同管理制度的要求。采购合同经采购部门负责人审核签字后，提交给公司法律顾问进行合法性审查。法律顾问审查通过后，报子公司管理层审批。审批通过后的采购合同由采购部门与供应商签订。（六）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.质量部门按照采购合同约定的质量标准对采购物资进行检验，可采用检验报告、抽检、试用等方式进行验收。需求部门对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，确保与采购合同一致。3.验收合格的采购物资，由验收人员签字确认，并办理入库手续；验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施解决问题。如协商不成，可按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请表，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款时间等内容。2.付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门对付款申请进行审核，核实采购合同执行情况、验收情况、发票开具情况等。审核通过后的付款申请报子公司管理层审批。3.子公司管理层审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。同时，建立供应商信用档案，对供应商的履约情况进行跟踪和评估，及时发现和解决供应商违约问题。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购物资的检验和验收工作。选择具有良好质量信誉的供应商，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。对于重要采购项目，可邀请专业机构进行质量检测。3.价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格预警机制。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式降低价格波动风险。同时，加强采购成本分析和控制，优化采购策略，降低采购价格。4.法律风险：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购文件、采购合同等合法合规。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供法律支持，防范法律风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。定期对采购计划执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、经济性和有效性。审计内容包括采