学校大宗食材采购询价制度

PAGE学校大宗食材采购询价制度一、总则（一）目的为规范学校大宗食材采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，保障师生饮食安全和质量，提高资金使用效益，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类大宗食材（如米面粮油、肉类、蔬菜、调味品等）的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证竞争环境公平公正。3.质量优先原则：将食材质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。4.效益原则：在保证食材质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。二、询价组织与职责（一）询价小组1.组成：由学校后勤管理部门、财务部门、教师代表、学生代表等相关人员组成询价小组。成员人数根据采购项目规模合理确定，一般不少于三人。2.职责负责制定询价文件，明确采购食材的规格、数量、质量要求、交货时间等。组织实施询价活动，向供应商发出询价函，收集报价文件。对供应商的报价文件进行评审，确定中标供应商。根据评审结果签订采购合同，并监督合同执行情况。（二）后勤管理部门1.职责负责提出大宗食材采购需求计划，经学校审批后实施。协助询价小组开展询价工作，提供食材质量标准、验收方法等相关技术支持。负责与中标供应商签订采购合同，并组织食材的验收、入库、保管等工作。定期对供应商进行评价和管理，建立供应商档案。（三）财务部门1.职责参与询价文件的审核，对采购预算进行把关。负责对采购资金的支付进行审核和管理，确保资金安全、合规使用。协助询价小组对采购成本进行分析和控制。（四）教师代表1.职责从师生饮食需求角度出发，对询价文件提出意见和建议。在询价过程中，代表师生参与对供应商报价文件的评审，维护师生利益。（五）学生代表1.职责反映学生对食材种类和口味的需求，参与询价文件的讨论。参与供应商报价文件的评审，表达学生对采购工作的看法。三、询价流程（一）采购需求申报1.后勤管理部门根据学校师生人数、用餐情况等，定期提出大宗食材采购需求计划，明确采购食材的品种、规格、数量、质量要求、预计采购时间等，并报学校审批。2.学校对采购需求计划进行审核，重点审查采购必要性、预算合理性等，批准后下达采购任务。（二）询价文件编制1.询价小组根据学校批准的采购需求计划，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：采购项目概述，包括采购食材的名称、规格、数量、质量要求等。报价要求，明确报价方式（如单价、总价）、报价有效期等。交货时间、地点及交货方式。验收标准和方法。供应商资格条件，如营业执照、食品经营许可证、产品质量检测报告等。评审标准，明确评审因素（如价格、质量、信誉）及权重。2.询价文件编制完成后，经学校相关部门审核通过后，向潜在供应商发出询价函。（三）供应商报名与报价1.潜在供应商收到询价函后，应在规定时间内报名，并提交报价文件。报价文件应包括以下内容：报价表，注明食材名称、规格、数量、单价、总价等。营业执照副本复印件、食品经营许可证副本复印件等相关资质证明文件。产品质量检测报告。售后服务承诺。2.供应商应按照询价文件要求，密封报价文件，并在规定时间内送达指定地点。（四）询价评审1.询价小组收到供应商报价文件后，按照询价文件规定的评审标准进行评审。评审过程应遵循以下步骤：资格性审查：对供应商的资质证明文件进行审查核实，确保供应商符合询价文件要求的资格条件。符合性审查：对报价文件的完整性、响应性进行审查，确保报价文件符合询价文件的实质性要求。商务评审：对供应商的报价、交货时间、售后服务等商务条款进行评审，比较各供应商的商务优势。技术评审：对食材的质量、规格、性能等技术指标进行评审，确保采购食材符合质量要求。2.评审过程中，询价小组可以要求供应商对报价文件进行澄清，但不得改变报价文件的实质性内容。3.询价小组根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评审报告。评审报告应包括采购项目概述、询价过程、评审情况、中标候选人推荐意见等内容。（五）中标确定与合同签订1.学校根据询价小组的评审报告，确定中标供应商。中标供应商确定后，应在规定时间内发出中标通知书。2.后勤管理部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购食材的品种、规格、数量、价格、交货时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由后勤管理部门与中标供应商签订。合同签订前，应确保合同条款符合询价文件要求和学校利益。2.合同签订过程中，应明确双方的权利和义务，特别是关于食材质量、交货时间、验收标准、付款方式等关键条款。（二）合同履行1.中标供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货义务。后勤管理部门应及时组织验收，确保食材符合合同要求。2.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理。（三）合同变更与解除1.如因特殊原因需要变更或解除采购合同，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应符合法律法规和学校相关规定。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如结算货款、退还货物等。（四）合同归档采购合同签订后，后勤管理部门应及时将合同副本归档保存，以备查阅。合同归档应包括合同文本、相关附件（如报价文件、验收报告等），并建立合同档案管理台账。五、验收管理（一）验收标准1.严格按照国家相关食品安全标准、行业标准以及询价文件和采购合同约定的质量要求进行验收。2.对食材的外观、规格、数量、重量、新鲜度、包装等进行检查，确保符合要求。3.索取并查验食材的质量检测报告、合格证明等文件。（二）验收程序1.食材到货前，后勤管理部门应通知采购人员、仓库管理人员等相关人员做好验收准备工作。2.食材到货时，验收人员应按照验收标准对食材进行逐批验收。验收过程中，应认真核对食材的品种、规格、数量、质量等，填写验收记录。3.验收合格的食材，应及时办理入库手续；验收不合格的食材，应及时通知供应商处理，并做好记录。（三）验收记录1.验收记录应包括食材名称、规格、数量、供应商名称、验收日期、验收人员签字等信息。2.验收记录应妥善保存，作为采购档案的重要组成部分，以备追溯和查询。六、监督与管理（一）内部监督1.学校成立采购监督小组，负责对大宗食材采购询价活动进行全程监督。监督小组应定期对采购工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.后勤管理部门应定期向学校汇报采购工作情况，接受学校的监督和指导。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价。评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对出现质量问题、交货延迟等不良行为的供应商，应视情节轻重采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。（三）信