学校一般采购制度

PAGE学校一般采购制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关法律法规。2.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.审查供应商资格，建立供应商库。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况。6.整理采购文件，建立采购档案。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，配合采购部门做好采购工作。其职责包括：1.根据工作需要，提出采购项目的需求计划。2.参与采购文件的编制和评审。3.协助采购部门进行供应商考察和谈判。4.负责采购项目的验收工作。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门的职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动。4.受理采购活动中的投诉和举报，查处违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并报采购部门汇总。采购部门应根据采购需求部门的预算，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议后，提交学校财务部门审核，经学校决策机构批准后执行。（二）预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审批。采购需求部门应严格控制采购支出，确保采购项目符合预算要求。财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，及时发现和纠正预算执行中的问题。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以调整采购预算：1.国家政策发生重大变化，导致采购项目必须调整的。2.因不可抗力因素，需要变更采购内容或采购金额的。3.其他经采购领导小组批准的特殊情况。采购预算调整应按照规定程序报采购领导小组审批，并报学校财务部门备案。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并报部门负责人审核。部门负责人审核后，报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初审，审核采购项目是否符合采购制度和相关规定，采购预算是否合理等。初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，进行相应的审批。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）发布采购信息采购部门应按照规定的方式和渠道发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应向符合相应资格条件的供应商发出邀请书或询价单。采购信息发布时间应符合相关规定要求。（五）供应商报名与资格审查供应商应按照采购信息要求，进行报名。采购部门对报名供应商进行资格审查，审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。资格审查合格的供应商，方可参与采购活动。（六）采购评审采购部门组织采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或报价文件进行评审。评审过程应客观公正，记录评审过程和结果。评审结果应报采购领导小组审批。（七）确定成交供应商采购领导小组根据评审结果，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知其他未成交供应商。（八）签订采购合同采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（九）采购验收采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格后，出具验收报告。验收报告应作为支付采购资金的依据。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在成交通知书发出之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同签订前，应报学校法律顾问审核，确保合同合法合规。（二）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，提供货物、工程和服务。（三）合同变更在采购合同履行过程中，如遇下列情况之一的，可以变更合同：1.因不可抗力因素，需要变更合同内容的。2.经双方协商一致，需要变更合同内容的。3.因国家政策调整，需要变更合同内容的。合同变更应按照规定程序签订书面协议，并报学校相关部门备案。（四）合同终止采购合同履行完毕，或者因不可抗力因素、双方协商一致等原因提前终止合同的，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。七、采购资金管理（一）资金来源采购资金来源包括财政性资金、自有资金及其他资金。财政性资金应按照国家有关财政资金管理规定进行管理和使用；自有资金及其他资金应按照学校财务管理规定进行管理和使用。（二）资金支付采购资金支付应按照采购合同约定的付款方式和时间进行。采购部门应根据合同执行情况和验收报告，填写资金支付申请表，报财务部门审核。财务部门审核后，按照规定程序办理资金支付手续。（三）资金核算财务部门应按照国家有关财务会计制度的规定，对采购资金进行核算。采购资金应单独核算，确保资金使用的真实性、合法性和效益性。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、报价文件、评审记录、成交通知书、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等。采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。（三）档案保管期限采购档案保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保管期限为十五年，重大采购项目档案保管期限为永久。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。九、监督检查与责任追究（一）监督检查学校监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制和评审情况、采购合同的签订和履行情况等。监督检查可以采取定期检查、专项检查、随机抽查等方式进行。（二）投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以向学校监督