媒介采购招标制度范本

PAGE媒介采购招标制度范本一、总则（一）目的为规范公司媒介采购招标活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有媒介采购招标活动，包括但不限于广告投放、媒体合作、宣传物料制作等相关媒介采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：媒介采购招标活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标的供应商，提供平等的机会和条件，不偏袒任何一方，保证评标过程和结果的公正性。3.公开透明原则：招标信息、评标标准、评标过程和结果等应向所有参与方公开，接受监督。4.竞争择优原则：通过招标引入竞争机制，选择具有良好信誉、较强实力、合理价格的供应商，确保采购质量和效益。二、招标组织与职责（一）招标领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等相关领导。2.职责审批媒介采购招标计划和预算。确定招标项目的总体目标和要求。监督招标活动的全过程，协调解决招标过程中的重大问题。审核评标结果，做出最终决策。（二）招标工作小组1.组成：由采购部门、法务部门、财务部门、技术部门等相关人员组成，采购部门负责人担任组长。2.职责负责制定媒介采购招标方案，包括招标方式、招标时间、招标程序等。发布招标公告，收集、整理投标文件。组织开标、评标会议，记录评标过程和结果。与中标供应商签订采购合同，并监督合同执行。整理招标档案，进行归档保存。（三）评标委员会1.组成：由公司内部相关专家和外部专业人士组成，人数为奇数，一般不少于五人。2.职责根据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。向招标工作小组提交评标报告，推荐中标候选人。对评标过程和结果负责，保证评标公正性和客观性。三、招标程序（一）招标计划制定1.根据公司业务需求和市场情况，采购部门提出媒介采购招标计划，明确招标项目的名称、内容、预算、时间要求等。2.招标计划经财务部门审核预算，法务部门审核合法性后，提交招标领导小组审批。（二）招标公告发布1.招标工作小组根据审批后的招标计划，编制招标公告。招标公告应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、招标程序、投标文件要求、开标时间和地点等内容。2.通过公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。（三）资格预审（如有需要）1.对于一些复杂或对供应商资质要求较高的招标项目，可进行资格预审。2.招标工作小组制定资格预审文件，明确资格预审的标准和程序。3.潜在供应商提交资格预审申请文件，招标工作小组对申请文件进行审查，确定合格供应商名单。（四）招标文件编制1.招标工作小组根据招标项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.招标文件应明确投标文件的格式、内容要求、装订要求等，确保投标文件的规范性和一致性。（五）投标文件接收1.潜在供应商按照招标文件要求编制投标文件，并在规定的时间内提交至招标工作小组指定的地点。2.招标工作小组对投标文件进行登记、编号，检查投标文件的完整性和密封性。（六）开标1.招标工作小组按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。2.开标会议由采购部门负责人主持，宣布开标纪律，介绍参加开标会议的人员。3.当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（七）评标1.开标结束后，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。2.评标过程中，评标委员会可要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。3.评标委员会采用综合评分法或最低价评标法等方法进行评标。综合评分法应明确各项评审因素的权重和评分标准；最低价评标法应在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低的投标人作为中标候选人。4.评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或施加不正当影响。评标过程应进行记录，评标委员会成员应在评标报告上签字确认。（八）中标候选人确定1.评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人名单，标明推荐顺序。2.招标工作小组将中标候选人名单提交招标领导小组审核。（九）中标通知1.招标领导小组审核通过后，招标工作小组向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知未中标的供应商。2.中标通知书应明确中标项目的名称、中标价格、中标工期等内容，并要求中标供应商在规定的时间内签订采购合同。（十）合同签订1.中标供应商收到中标通知书后，应在规定的时间内与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的内容、价格、质量标准、交货时间及地点、付款方式等条款。2.合同签订前，法务部门应对合同条款进行审核，确保合同合法合规。合同签订后，采购部门应负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。四、评标标准（一）技术方案1.媒介投放策略的合理性和创新性，是否符合公司业务目标和市场需求。2.媒体资源的选择是否精准，覆盖范围、受众群体与项目目标的匹配度。3.宣传物料制作的设计理念、质量标准、工艺水平等是否满足要求。（二）价格因素1.投标报价是否合理，是否低于市场平均水平且能保证服务质量。2.价格构成明细是否清晰，是否包含所有必要费用。（三）公司信誉1.供应商的经营业绩、市场口碑、行业评价等。2.是否存在违法违规行为、不良记录等。（四）服务承诺1.售后服务内容、响应时间、解决问题的能力等承诺。2.对项目进度的保障措施和承诺。（五）项目经验1.供应商以往类似媒介采购项目的实施情况，包括项目规模、完成质量等。2.与公司或同行业其他企业的合作经验。五、合同管理（一）合同签订1.中标供应商应在中标通知书发出后的[X]个工作日内，与公司签订书面采购合同。合同应明确双方的权利和义务、采购项目的详细内容、价格、质量标准、交货时间及地点、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草本提交法务部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、质量标准和数量提供媒介采购服务或交付宣传物料。2.如因供应商原因导致合同无法按时履行或出现质量问题，采购部门有权按照合同约定追究供应商违约责任，要求供应商采取补救措施或承担相应的经济赔偿责任。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更涉及价格调整的，应按照合同约定及相关法律法规规定进行处理。（四）合同终止1.合同履行完毕或双方协商一致提前终止合同的，应按照合同约定办理终止手续。采购部门应组织相关人员对合同执行情况进行验收和结算。2.合同终止后，双方应按照合同约定及法律法规规定处理善后事宜，包括清理债权债务、交接相关资料等。六、监督与投诉处理（一）监督机制建立1.公司建立健全媒介采购招标监督机制，确保招标活动的全过程受到有效监督。2.招标领导小组负责对招标活动进行宏观监督，协调解决监督过程中出现的重大问题。3.内部审计部门定期对媒介采购招标项目进行审计监督，检查招标程序的合规性、评标结果的公正性、合同执行情况等。（二）投诉处理1.参与媒介采购招标活动的供应商或其他利害关系人认为招标活动存在违法违规行为或不公平、不公正情况的，可以在规定的时间内提出投诉。2.投诉应提交书面投诉书，明确投诉事项、投诉理由及相关证明材料。投诉书应加盖投诉人公章或签字。3.招标工作小组收到投诉后，应进行调查核实，并在规定的时间内做出答复。对于投诉事项属实的，应依法依规进行处理，维护投诉人的合法权益。七、档案管理（一）档案收集1.招标工作小组负责收集媒介采购招标活动过程中产生的各类文件资料，包括招标计划、招标公告、资格预审文件、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、采购合同等。2.收集的文件资料应确保真实、完整、有效，不得遗漏或篡改。（二）档案整理1.对收集的文件资料进行分类整理，按照招标项目的类别、时间顺序等进行编号和归档。2.整理过程中，应确保文件资料的格式规范、内容清晰，便于查阅和保管。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案的安全存放。2.档案保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般为[X]年。对于重要的招标项目档案，应适当延长保管期限。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅媒介采购招