如何执行政府采购制度

PAGE如何执行政府采购制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理与监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购活动的部门、项目及人员。（三）基本原则1.合法性原则政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则采购过程应遵循公正、公平的原则，对待所有参与供应商，不偏袒、不歧视，保障各方合法权益。3.公开性原则除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，政府采购信息应依法公开，接受社会监督。4.效益性原则在满足采购需求的前提下，追求采购资金的最大使用效益，节约财政资金。二、采购预算编制与审批（一）采购需求调研1.需求部门职责各需求部门应在采购活动开始前，充分调研项目需求，明确采购标的的规格、数量、质量、技术要求等详细信息。与相关业务部门、技术部门等进行沟通协调，确保需求的准确性和完整性。2.需求调研方法可采用问卷调查、实地考察、专家咨询、市场调研等多种方式，收集同类产品或服务的相关信息，了解市场价格水平、技术发展趋势等，为编制采购预算提供依据。（二）采购预算编制1.预算编制要求采购预算应根据采购需求调研结果，按照相关标准和规定进行编制。预算内容应包括采购项目的各项费用，如货物采购的价格、运输费、安装调试费等；服务采购的服务费、人员费用等；工程采购的建筑安装工程费、设备购置费用等。同时，应考虑项目的实施进度，合理安排资金使用计划。2.预算审核采购预算编制完成后，由财务部门会同采购部门对预算进行审核。审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性等。对于预算金额较大或技术复杂的采购项目，可组织相关专家进行论证，确保预算编制科学合理。（三）采购预算审批1.审批流程采购预算经审核通过后，按照公司/组织内部的审批流程进行审批。一般由需求部门提出申请，经采购部门、财务部门审核后，报公司/组织领导审批。审批通过后的采购预算作为控制采购资金支出的依据。2.预算调整在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。需求部门应提交预算调整申请，说明调整的原因、内容及金额等，经采购部门、财务部门审核后，报公司/组织领导批准。未经批准，不得擅自调整采购预算。三、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：（1）采购货物、工程和服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的；（2）采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.招标程序（1）发布招标公告通过指定的媒体或平台发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（2）发售招标文件向潜在投标人发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等实质性内容。（3）开标、评标按照招标文件规定的时间和地点进行开标，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。开标后，由评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或确定中标人。（4）中标公告招标人在确定中标人后，应在规定的媒体或平台上发布中标公告，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的，经批准可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序（1）选择邀请对象采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（2）后续招标程序邀请招标的后续程序与公开招标基本相同，包括发售招标文件、开标、评标、中标公告等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）成立谈判小组谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（2）制定谈判文件谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交标准等事项。（3）确定邀请参加谈判的供应商名单谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。（4）谈判谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。（5）确定成交供应商谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）成立采购小组采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（2）协商采购小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致意见。（3）签订合同协商达成一致后，采购人应与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序（1）成立询价小组询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（2）确定被询价的供应商名单询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。（3）询价询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。（4）确定成交供应商采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购文件编制与管理（一）采购文件内容要求1.招标文件招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标标准和方法、合同主要条款等内容。其中，招标公告应明确招标项目的基本信息、投标资格要求、投标文件的编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等；投标人须知应详细说明投标的程序、要求、注意事项等；评标标准和方法应明确评标因素、权重及评分细则等；合同主要条款应包括采购标的的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.谈判文件谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判内容、合同草案条款、评定成交标准等。谈判邀请书应明确谈判项目的基本情况、邀请供应商的资格条件、谈判时间及地点等；谈判供应商须知应说明谈判的程序、规则、要求等；谈判内容应详细列出谈判的范围、技术要求、服务要求等；合同草案条款应包括采购合同的主要条款；评定成交标准应明确成交供应商的确定方法。3.询价文件询价文件应包括询价通知书、报价要求、评审标准等。询价通知书应明确询价项目的基本信息、询价供应商的资格条件、询价时间及地点等；报价要求应规定报价的格式、内容、有效期等；评审标准应明确成交供应商的确定原则。（二）采购文件编制流程1.起草由采购部门负责组织相关人员起草采购文件，根据采购项目的特点和需求，确定采购文件的内容框架和具体条款。起草过程中应充分征求需求部门、技术部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购文件的准确性和完整性。2.审核采购文件起草完成后，由采购部门会同相关部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性、准确性等。对于涉及重大采购项目或复杂技术要求的采购文件，可组织相关专家进行审核，提出修改意见。3.批准采购文件经审核通过后，报公司/组织领导批准。批准后的采购文件作为采购活动的依据，不得擅自修改。（三）采购文件发放与管理1.发放采购文件应按照规定的程序发放给潜在供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应在招标公告规定的时间内发售招标文件；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应在谈判邀请书、询价通知书规定的时间内发放相关文件。发放时应做好记录，注明发放时间、领取人、文件名称及份数等信息。2.管理采购部门应建立采购文件档案管理制度，对采购文件进行分类归档保存。采购文件档案应包括采购项目的立项审批文件、采购预算文件、采购文件（包括招标文件、谈判文件、询价文件等）、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等资料。档案保存期限应符合相关法律法规及公司/组织内部规定的要求，以便于查询和追溯采购活动的全过程。五、采购活动组织与实施（一）采购项目实施计划制定1.计划内容采购部门应根据采购项目的特点和要求，制定详细的采购项目实施计划。实施计划应包括采购项目的进度安排、各阶段的工作任务及责任人、时间节点、质量控制措施及风险应对措施等内容。2.计划审核与批准采购项目实施计划制定完成后，由采购部门会同相关部门进行审核。审核通过后，报公司/组织领导批准。批准后的实施计划作为采购项目实施的指导文件，确保采购活动按计划有序进行。（二）采购活动组织实施1.开标、谈判、询价等活动组织采购部门应按照采购文件规定的时间、地点和程序组织开标、谈判、询价等活动。开标时，应确保开标过程的公开、公正、透明，严格按照规定的程序进行唱标、记录等工作；谈判和询价过程中，应组织谈判小组或询价小组与供应商进行充分的沟通和协商，确保采购活动的顺利进行。2.现场监督公司/组织应安排专人对采购活动进行现场监督，监督人员应严格遵守相关法律法规和公司/组织的规定，确保采购活动的合法性、公正性和规范性。监督人员应对采购活动的全过程进行记录，发现问题及时提出并督促整改。（三）采购合同签订与履行1.合同签订采购项目确定中标人或成交供应商后，采购部门应及时与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订前，应按照公司/组织内部的合同审批程序进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。2.合同履行监督采购部门应负责对采购合同的履行情况进行监督，确保供应商按照合同约定履行义务。监督内容包括供应商的交货时间及质量、售后服务等方面。如发现供应商未履行合同约定，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改；如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施保障采购项目的顺利实施。同时，采购部门应定期向公司/组织领导汇报采购合同的履行情况。六、采购验收管理（一）验收标准制定与明确依据1.验收标准制定采购部门应会同需求部门、技术部门等相关部门根据采购合同的要求和采购项目的特点，制定详细的采购验收标准。验收标准应明确采购标的的规格、数量、质量、技术要求等方面的具体验收指标和方法，确保验收工作有章可循。2.明确依据验收标准的制定应依据国家相关法律法规、行业标准、采购合同约定以及产品说明书等资料。对于一些特殊的采购项目，可参考同类产品的验收经验或邀请相关专家进行论证，确保验收标准的科学性和合理性。（二）验收组织与实施1.验收组织采购项目完成后，由采购部门牵头组织验收工作。验收小组应由采购部门、需求部门、技术部门、质量检验部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与验收。验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。2.验收实施验收小组应按照验收标准对采购标的进行逐一检查和测试，包括数量清点、质量检验、技术性能测试、功能验证等方面。验收过程中，应做好记录，详细记录验收情况和发现的问题。对于验收合格的采购项目，验收小组应出具验收报告；对于验收不合格的采购项目，验收小组应要求供应商限期整改，整改完成后进行再次验收，直至验收合格为止。（三）验收结果处理1.合格处理采购项目验收合格后应办理相关手续，采购部门应将验收报告送财务部门作为支付货款的依据。同时，采购部门应将采购项目的相关资料进行整理归档，包括采购合同、验收报告、质量证明文件等，以便于日后查询和管理。2.不合格处理如采购项目验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改并承担相应的违约责任。整改完成后，供应商应重新提交验收申请，验收小组进行再次验收。如再次验收仍不合格，采购部门应按照合同约定采取进一步的措施，如扣除货款、要求供应商退货退款等，以维护公司/组织的合法权益。七、监督与管理（一）内部监督机制1.监督部门职责公司/组织应设立专门的监督部门或指定相关部门负责对政府采购活动进行内部监督。监督部门应定期对采购项目进行检查和抽查，监督采购活动是否符合法律法规、公司/组织制度及采购文件的要求。2