奇虎招标采购制度

PAGE奇虎招标采购制度一、总则（一）目的为规范奇虎公司的招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于奇虎奇虎公司及下属各部门、子公司涉及的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，保障所有潜在供应商平等获取采购信息和参与竞争的机会。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程和结果接受内外部监督，确保透明度。4.择优选择原则：综合考虑供应商的报价、质量、服务、信誉等因素，选择最优的供应商，以实现公司利益最大化。5.诚实守信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求，组织招标采购活动的实施。2.对供应商进行资格审查，建立供应商库，并定期评估和更新。3.组织开标、评标、定标等工作，与中标供应商签订采购合同。4.协调处理采购过程中的争议和问题，跟踪采购合同的执行情况。（二）需求部门1.提出采购需求，提供详细的技术规格、质量标准、服务要求等相关资料。2.参与采购项目的评标工作，对采购项目的技术、质量等方面进行评审。3.协助采购部门与中标供应商进行合同谈判，确保采购项目符合本部门实际需求。4.负责验收采购货物或服务，对验收结果负责。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供资金保障。2.负责对采购项目的资金支付进行审核和监督，确保资金使用合规。3.协助采购部门进行成本分析和控制，提供财务方面的建议和支持。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、公正性和有效性。2.对采购项目的合同执行情况进行审计，检查采购资金的使用情况和采购效益。3.对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（五）法务部门1.审查招标采购文件、合同等法律文件，确保其合法合规。2.为招标采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。3.协助相关部门进行法律风险防范和控制。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计交货时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购预算等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（三）招标采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，采购部门确定招标采购方式。招标采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或受自然地域环境限制的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或没有合格标的以及重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情形；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。3.采购方式的确定应符合相关法律法规和公司规定，并报公司分管领导批准。（四）招标文件编制1.对于采用招标方式采购的项目，采购部门负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等实质性内容，确保投标人能够准确理解招标要求。3.招标文件编制完成后，采购部门应组织相关部门进行审核，确保文件内容合法合规、准确完整。（五）发布招标信息1.公开招标项目应在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.邀请招标项目应向符合资格条件的特定供应商发出邀请书，邀请书应明确招标项目的相关信息和邀请供应商参加投标的要求。3.采购部门应及时收集、整理潜在供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格审查。（六）开标、评标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。2.开标结束后，采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门及相关技术专家等组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.评标委员会按照招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审，推荐中标候选人，并出具评标报告。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或其他好处。（七）定标1.采购部门根据评标委员会的评标报告，确定中标供应商，并报公司分管领导批准。2.中标供应商确定后，采购部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（八）合同签订1.采购部门与中标供应商按照招标文件和投标文件的内容签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括货物或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同文本提交法务部门进行合法性审查，确保合同合法有效。3.合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（九）采购验收1.需求部门负责组织对采购货物或服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准、技术要求等进行，确保采购货物或服务符合要求。2.验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，由验收人员签字确认。验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至达到验收标准。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。（十）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收单等相关资料，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。2.采购款项的支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全、合规。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门负责建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的质量管理体系和售后服务体系等。2.潜在供应商应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，采购部门对其进行资格审查。3.通过资格审查的供应商纳入公司供应商库，并定期进行评估和更新。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估。评估方式包括实地考察、问卷调查、数据分析、用户反馈等。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在同等条件下给予优先采购；对于不合格供应商，及时淘汰出供应商库，并停止与其合作。3.采购部门应建立供应商评估档案，记录供应商的评估情况和相关信息，为供应商的选择和管理提供依据。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，鼓励供应商提高供货质量和服务水平。2.同时，公司建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供劣质产品或服务、存在欺诈行为等供应商采取警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等约束措施，维护公司的合法权益。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购过程是否公正、采购结果是否合理等。2.审计部门应及时发现和纠正招标采购活动中存在的问题，并提出改进建议和措施。对于违规行为，应按照公司规定进行严肃处理。3.公司内部其他部门有权对招标采购活动进行监督，发现问题可向采购部门或相关领导反映，采购部门应及时处理和反馈。（二）外部监督1.公司应主动接