大额采购询价制度规定

PAGE大额采购询价制度规定一、总则（一）目的为规范公司大额采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，降低采购成本，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及金额较大的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价过程、成交结果等应向相关人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责组织大额采购询价工作，制定询价计划和方案。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.向潜在供应商发出询价文件，组织询价会议或谈判。4.记录询价过程，整理询价结果，编写询价报告。5.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.提出准确、详细的采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、服务标准等。2.协助采购部门进行供应商选择和询价工作，提供技术支持和专业意见。3.参与采购合同的评审，对合同条款提出意见和建议。4.负责验收采购物资或服务，反馈使用过程中的问题。（三）财务部门1.参与询价文件的审核，对采购预算和资金支付进行把关。2.监督采购资金的使用情况，确保资金安全。3.协助采购部门进行成本分析和效益评估。（四）审计部门1.对大额采购询价活动进行审计监督，检查采购程序的合规性。2.根据需要对采购项目进行专项审计，提出审计意见和建议。三、询价流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写《大额采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间要求等内容，并提交给采购部门。采购部门对采购申请进行初步审核，确认采购项目的必要性和可行性。（二）询价准备1.制定询价文件：采购部门根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格要求、质量标准、交货期、售后服务要求、报价要求等内容。询价文件应清晰、准确，避免出现歧义或模糊不清的条款。2.确定询价供应商：采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，如供应商库、行业网站、招标平台、供应商推荐等。对收集到的供应商信息进行筛选和评估，选择具有良好信誉、生产能力、质量保证能力和价格竞争力的供应商作为询价对象。一般情况下，询价供应商数量不少于三家。3.发出询价文件：采购部门向选定的询价供应商发出询价文件，明确告知询价的截止时间、报价方式、交货地点等要求。询价文件可以通过邮件、传真、快递等方式发送给供应商。（三）供应商报价1.供应商在收到询价文件后，应按照要求进行报价。报价应包括货物的单价、总价（含税费、运费等）、交货期、售后服务承诺等内容。供应商应确保报价的真实性和准确性，不得虚报、瞒报价格。2.供应商应在规定的询价截止时间前，将报价文件密封后提交给采购部门。报价文件可以通过邮寄、快递、现场递交等方式送达。（四）询价评审1.组建评审小组：采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、需求部门代表、财务部门代表等，必要时可邀请技术专家或法律顾问参加。评审小组应具备相关的专业知识和经验，能够对供应商的报价和其他响应文件进行客观、公正的评审。2.评审内容：评审小组对供应商的报价文件进行评审，主要评审内容包括报价的合理性、货物的质量和规格是否符合要求、交货期是否满足需求、售后服务承诺是否完善等。评审小组可以通过比较各供应商的报价、技术方案、售后服务等方面，综合评估供应商的综合实力和竞争力。3.评审方式：评审小组可以采用综合评分法、最低价法等方式进行评审。综合评分法是指根据采购项目的特点和需求，确定各项评审因素的权重，对供应商的报价文件进行打分，得分最高的供应商为成交供应商。最低价法是指在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商为成交供应商。评审方式应在询价文件中明确规定。（五）确定成交供应商1.评审小组根据评审结果，推荐成交供应商名单。采购部门将评审小组推荐的成交供应商名单提交给公司管理层审批。2.公司管理层对成交供应商名单进行审批，审批通过后，采购部门向成交供应商发出《成交通知书》，同时将成交结果通知未成交的供应商。（六）签订采购合同1.采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。采购合同应符合法律法规的要求，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门进行跟踪和监督。（七）合同执行与验收1.合同执行：成交供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物或服务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.验收：需求部门负责对采购物资或服务进行验收。验收应按照采购合同的约定和相关质量标准进行，确保采购物资或服务符合要求。验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，并提交给采购部门。采购部门根据验收情况办理付款手续。四、询价文件编制要求（一）基本要求1.询价文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，避免出现模糊不清、歧义或相互矛盾的条款。2.询价文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、交货期、售后服务等要求，确保供应商能够准确理解采购需求。3.询价文件应规定报价的范围、方式、截止时间等要求，确保报价的一致性和可比性。（二）技术规格要求1.技术规格要求应详细、具体，能够准确描述采购物资或服务的技术参数、性能指标、质量标准等内容。对于复杂的技术要求，可以提供技术图纸、技术方案、技术规范等附件。2.技术规格要求应符合国家法律法规和相关行业标准的要求，不得设置不合理的限制或歧视性条款。（三）质量标准要求1.质量标准要求应明确采购物资或服务的质量验收标准，包括外观质量、内在质量、性能指标等方面的要求。质量标准要求应符合国家法律法规和相关行业标准的要求，不得低于国家强制性标准。2.质量标准要求应规定质量验收的程序和方法，确保质量验收的公正性和客观性。（四）交货期要求1.交货期要求应明确采购物资或服务的交付时间和地点，确保供应商能够按时、按质、按量交付货物或服务。交货期要求应合理、可行，充分考虑供应商的生产能力和物流运输等因素。2.交货期要求应规定逾期交货的违约责任，确保供应商能够严格履行交货义务。（五）售后服务要求1.售后服务要求应明确采购物资或服务的售后服务内容、期限、响应时间等要求，确保供应商能够提供及时、有效的售后服务。售后服务要求应符合国家法律法规和相关行业标准的要求，不得低于行业平均水平。2.售后服务要求应规定售后服务的违约责任，确保供应商能够严格履行售后服务义务。（六）报价要求1.报价要求应明确报价的范围、方式、截止时间等要求，确保报价的一致性和可比性。报价要求应规定报价的有效期，避免供应商在报价有效期内随意调整报价。2.报价要求应规定报价的格式和内容，要求供应商提供详细的报价清单，包括货物的单价、总价（含税费、运费等）、交货期、售后服务承诺等内容。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立科学合理的供应商选择标准，综合考虑供应商的信誉、生产能力（包括生产设备、生产工艺、生产规模等）、质量保证能力（包括质量管理体系、质量检测设备等）、价格竞争力、售后服务能力等因素。2.采购部门应通过多种渠道收集潜在供应商信息，如供应商库、行业网站、招标平台、供应商推荐等。对收集到的供应商信息进行筛选和评估，选择符合供应商选择标准的供应商作为询价对象。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式。2.根据供应商评估结果，采购部门对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等类别。对于优秀供应商，采购部门可以给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，采购部门应及时淘汰，并停止与其合作。(三)供应商激励与约束1.激励措施：公司可以对表现优秀的供应商给予一定的激励措施，如表彰奖励、增加合作机会、优先付款等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.约束措施：对于违反采购合同约定或存在其他违规行为的供应商，公司应采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等，以维护公司的合法权益。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对大额采购询价活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、评审过程的公正性、合同签订与执行情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对询价过程的自我监督和管理。采购部门应定期对询价工作进行总结和分析，及时发现问题并采取措施加以改进。（二）外部监督1.公司应接受相关政府部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供有关采购活动的资料和信息。2.公司应主动接受社会公众的监督，对于涉及公众利益的大额采购项目，应通过适当方式向社会公开采购信息和成交结果，接受公众的质疑和监督。七、违规处理（一）违规行为认定1.在大额采购询价过程中，如发现供应商存在以下违规行为，将认定为违规：提供虚假报价或其他虚假信息。采取不正当手段谋取成交。与采购部门或其他相关人员串通投标。违反采购合同约定，擅自变更货物规格、数量、质量标准或交货期等。其他违反法律法规或本制度规定的行为。2.在大额采购询价过程中，如发现采购部门或其他相关人员存在以下违规行为，将认定为违规：泄露询价文件内容或其他商业机密。与供应商串通，谋取不正当利益。擅自更改询价文件内容或评审标准。其他违反法律法规或本制度规定的行为。（二）违规处理措施1.对于供应商的违规行为，采购部门应视情节轻重，采取以下处理措施：警告供应商，要求其限期整改。扣除供应商一定比例的货款或保证金。暂停与供应商的合作，直至其整改合格。取消供应商的合格供应商资格，禁止其参与公司今