大学自行采购管理制度

PAGE大学自行采购管理制度一、总则（一）目的为加强大学自行采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的自行采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，保证公平竞争，维护采购活动的公正性。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益，实现物有所值。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立采购管理部门，负责全校自行采购工作的统筹协调、指导监督和制度建设。其主要职责包括：1.制定和完善学校自行采购管理制度及相关实施细则。2.审核各部门采购计划，汇总编制学校年度采购预算。3.对采购项目进行分类管理，确定采购方式和采购流程。4.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和质疑。5.建立采购信息管理系统，发布采购信息，记录采购档案。（二）采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预算金额等，并对需求的合理性和准确性负责。其主要职责包括：1.根据学校事业发展规划和实际工作需要，编制采购计划。2.对采购项目进行可行性研究和论证，确保需求的必要性和可行性。3.参与采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，提供技术支持和需求解释。4.负责采购项目的验收工作，对采购质量进行评价。（三）采购执行部门采购执行部门负责具体实施采购活动，按照采购管理部门确定的采购方式和流程，组织开展采购工作。其主要职责包括：1.根据采购需求，制定采购方案，明确采购程序、时间安排和参与人员等。2.发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。3.组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，记录采购过程。4.与中标供应商签订采购合同，并监督合同的履行。5.整理采购文件，归档保存采购档案资料。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全过程监督，确保采购活动合法合规、公开公正。其主要职责包括：1.制定采购监督制度和工作流程，明确监督职责和要求。2.对采购项目的立项、采购方式、采购过程、采购结果等进行监督检查。3.受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。4.定期对采购工作进行绩效评估，提出改进建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，提前编制采购计划，并详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门采购计划进行审核，结合学校财力状况，汇总编制学校年度采购预算。3.年度采购预算应按照学校预算管理的要求，纳入学校年度财务预算，报学校批准后执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算金额。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整的有关规定办理审批手续。2.采购执行部门应根据采购合同和采购进度，及时办理资金支付手续。财务部门应按照国库集中支付制度等有关规定，对采购资金进行审核和支付。（三）预算监督1.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，对违反预算管理规定的行为进行严肃处理。四、采购方式及流程（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和学校有关规定执行。3.采购执行部门应按照以下程序组织公开招标：编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告。招标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布，同时在学校采购信息管理系统上发布。发售招标文件。招标文件发售时间不得少于5个工作日。开标、评标。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会成员应从政府采购评审专家库中随机抽取。确定中标供应商。评标委员会应按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购人应根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。发布中标公告并签订合同。中标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布，同时在学校采购信息管理系统上发布。采购人应在中标通知书发出之日起30日内，与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应按照以下程序组织邀请招标：确定邀请供应商名单。采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并向其发出投标邀请书。编制招标文件。招标文件编制要求同公开招标。发售招标文件。招标文件发售时间不得少于5个工作日。开标、评标。开标、评标程序同公开招标。确定中标供应商。评标委员会应按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购人应根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。发布中标公告并签订合同。中标公告发布和合同签订要求同公开招标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应按照以下程序组织竞争性谈判：成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、采购需求、谈判程序、合同条款等内容。~确定邀请供应商名单。采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并向其发出谈判邀请书。谈判。谈判小组应与供应商分别进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商。发布成交公告并签订合同。成交公告发布和合同签订要求同公开招标。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应按照以下程序组织单一来源采购：成立采购小组。采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于采购小组成员总数的三分之二。编制采购文件。采购文件应包括采购邀请书~供应商须知、采购需求、采购程序、合同条款等内容。确定供应商。采购小组应与供应商进行协商，商定价格、条件和合同条款。经协商达成一致后，采购人应确定供应商。公示成交结果。成交结果应在学校采购信息管理系统上进行公示，公示期不得少于5个工作日。签订合同。公示无异议后，采购人应与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应按照以下程序组织询价：成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价要求、合同条款等内容。确定邀请供应商名单。采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并向其发出询价通知书。询价。询价小组应要求供应商在规定时间内一次报出不得更改的价格。确定成交供应商。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。发布成交公告并签订合同。成交公告发布和合同签订要求同公开招标。（六）采购流程通用要求1.采购项目实施前，采购执行部门应制定详细的采购方案，明确采购方式、采购程序、时间安排、参与人员等内容，并报采购管理部门审核。2.采购执行部门应按照采购方案组织采购活动，严格遵守采购程序和时间要求，确保采购活动顺利进行。3.在采购过程中，采购执行部门应做好采购文件的编制、发布、接收、评审等工作，确保采购文件的完整性和准确性。4.采购活动结束后，采购执行部门应及时整理采购文件，归档保存采购档案资料。采购档案资料应包括采购计划、采购方案、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本等内容。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购执行部门应及时与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送采购管理部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应监督供应商按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物或服务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物或服务，并及时提交相关证明文件。如因特殊原因需要变更合同内容，应按照合同约定的程序办理变更手续，并经双方协商一致后签订补充合同。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照合同约定的验收标准和方法进行验收。验收内容包括货物的数量、质量~规格、性能等方面，以及服务的质量、效果等方面。2.验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、验收标准、验收方法、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购资金的依据之一~（四）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，双方应按照合同约定的程序办理变更手续，并签订补充合同。补充合同作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要终止合同，双方应按照合同约定的程序办理终止手续，并妥善处理合同终止后的相关事宜。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应加强对采购活动的日常监督检查，定期对采购项目的立项、采购方式、采购过程、采购结果等进行检查，确保采购活动合法合规、公开公正。~2.监督部门应加强对采购活动的全过程监督，对采购过程中的违规行为进行严肃处理。对采购活动中的投诉和举报，应及时受理并进行调查处理。3.采购需求部门和采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购工作的自我监督和管理，确保采购工作规范有序进行。（二）供应商管理1.采购管理部门应建立供应商信息库，对供应商的基本情况、信用状况、经营业绩等进行记录和管理。2.采购执行部门应在采购活动中对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商符合相应的资格条件。3.对在采购活动中存在违规行为的供应商，采购管理部门应将其列入不良供应商名单，并在一定期限内禁止其参与学校的采购活动。（三）