大学工会采购制度

PAGE大学工会采购制度一、总则（一）目的为了加强大学工会采购工作的管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学工会使用工会经费进行的各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员和相关部门的监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的最大使用效益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立大学工会采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，成员包括工会委员和相关工作人员。采购领导小组负责审定采购计划、采购方式、采购文件等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购工作小组采购工作小组负责具体实施采购活动，成员包括采购部门负责人、采购经办人员、财务人员等。采购工作小组应分工明确，各司其职，确保采购活动顺利进行。1.采购部门负责人：负责组织协调采购工作，审核采购文件，监督采购过程，处理采购中的问题。2.采购经办人员：负责采购项目的具体实施，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。3.财务人员：负责采购资金的管理和支付，审核采购预算，监督采购资金的使用情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.每年年初，工会各部门应根据工作需要，编制本部门的采购预算，报工会财务部门汇总。2.工会财务部门根据各部门的采购预算，结合工会经费收支情况，编制年度采购预算草案，提交采购领导小组审定。3.年度采购预算草案经工会委员会审议通过后，报学校财务部门备案。（二）预算执行1.采购工作应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批，并报学校财务部门备案。（三）预算监督1.工会财务部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.采购工作小组应配合工会财务部门做好采购预算的监督工作，确保采购资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到10万元以上的；工程类：单项合同估算价在20万元以上的；服务类：单项或批量采购金额一次性达到10万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：编制招标文件：采购工作小组应根据采购项目的特点和需求，编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、评标标准等内容。发布招标公告：采购工作小组应在学校官网、政府采购网等指定媒体上发布招标公告，公告期不得少于5个工作日。发售招标文件：采购工作小组应按照招标公告规定的时间、地点发售招标文件，并向潜在供应商提供招标文件的答疑和澄清服务。开标、评标：采购工作小组应按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人名单。中标公示：采购工作小组应将中标候选人名单在学校官网、政府采购网等指定媒体上进行公示，公示期不得少于3个工作日。签订合同：采购工作小组应在中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单：采购工作小组应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择3家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：采购工作小组应按照公开招标的要求编制招标文件。发售招标文件：采购工作小组应向被邀请的供应商发售招标文件，并向其提供招标文件的答疑和澄清服务。开标、评标：采购工作小组应按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。开标、评标程序与公开招标相同。中标公示：采购工作小组应将中标候选人名单在学校官网、政府采购网等指定媒体上进行公示，公示期不得少于3个工作日。签订合同：采购工作小组应在中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：成立谈判小组：采购工作小组应从工会内部相关部门和专业技术人员中，选派3人以上单数组成谈判小组，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的2/3。谈判小组负责制定谈判文件，确定谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。制定谈判文件：谈判小组应根据采购项目的特点和需求，制定谈判文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。邀请供应商：采购工作小组应通过发布公告、从供应商库中随机抽取等方式，邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参加谈判。谈判：谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购工作小组应在成交供应商确定之日起30日内，按照谈判文件和成交供应商的最后报价签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。3.单一来源采购采购项目应按照以下程序进行：成立采购小组：采购工作小组应从工会内部相关部门和专业技术人员中，选派3人以上单数组成采购小组，负责对采购项目进行论证和审核。采购论证：采购小组应组织相关专家对采购项目进行论证，论证内容包括采购项目的必要性、唯一性、价格合理性等。论证后，采购小组应出具论证报告，明确采购项目是否符合单一来源采购条件。公示：采购工作小组应将采购项目的名称、采购内容、采购金额、采购理由等信息在学校官网进行公示，公示期不得少于5个工作日。审批：采购工作小组应将采购项目的论证报告、公示情况等资料报采购领导小组审批。采购领导小组应在收到资料后5个工作日内作出审批决定。签订合同：采购工作小组应在采购项目获得批准后，与唯一供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：成立询价小组：采购工作小组应从工会内部相关部门和专业技术人员中，选派3人以上单数组成询价小组，负责对采购项目进行询价和评审。确定被询价的供应商名单：询价小组应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择3家以上的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：采购工作小组应在成交供应商确定之日起30日内，按照询价通知书和成交供应商的报价签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.工会各部门根据工作需要，填写《大学工会采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人应根据工作实际情况，对采购申请进行审核，签署意见后报采购工作小组。（二）采购审批1.采购工作小组收到采购申请后，应按照规定的采购方式和审批权限进行审批。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由学校工会根据实际情况确定），采购工作小组可直接审批；对于金额较大的采购项目，采购工作小组应报采购领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购工作小组应组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，应按照相关法律法规和本制度规定的程序进行操作；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，应按照本制度规定的程序进行操作。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点验收标准及方法、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购工作小组应将合同副本送工会财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购工作小组应组织相关人员按照采购合同的约定进行验收。2.验收合格后，采购经办人员应填写《大学工会采购验收单》一式三联，分别由采购部门、财务部门和供应商留存。3.工会财务部门应根据采购合同和验收单，按照规定的付款方式办理付款手续。六、采购监督与管理（一）内部监督1.工会审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购