国企采购管理制度及流程

PAGE国企采购管理制度及流程一、总则（一）目的为加强国有企业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其所属全资、控股子企业的采购活动，包括物资采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购活动应当公开透明，公平对待所有潜在供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：采购活动应当以提高企业经济效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，提高采购质量。4.内部控制原则：采购活动应当建立健全内部控制制度，加强对采购过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构国有企业应当设立采购决策机构，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由企业领导班子成员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度和流程；2.审批年度采购计划；3.决策重大采购项目；4.监督采购活动的执行情况。（二）采购管理部门国有企业应当设立采购管理部门，负责采购活动的组织和实施。采购管理部门的职责包括：1.制定采购管理制度和流程；2.编制年度采购计划；3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；4.审核供应商资质和报价；5.签订采购合同；6.协调采购过程中的相关事宜；7.建立供应商档案和采购台账。（三）采购需求部门采购需求部门是提出采购需求的部门，其职责包括：1.根据企业生产经营需要，提出采购需求；2.参与采购项目的技术规格制定和供应商选择；3.配合采购管理部门进行采购合同的签订和执行；4.验收采购物资和服务。（四）其他部门其他部门应当按照各自职责，配合采购管理部门做好采购相关工作，包括财务部门负责采购资金的支付和核算，审计部门负责对采购活动进行审计监督等。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.采购需求部门应当根据企业生产经营计划和实际需求，提前编制采购计划。采购计划应当明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购管理部门应当对采购需求部门提交的采购计划进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购时间的可行性、采购预算的准确性等。审核通过后，报采购决策机构审批。3.采购决策机构应当根据企业发展战略和年度预算，对采购计划进行审批。审批通过的采购计划应当作为采购活动的依据。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营需要等原因，需要调整采购计划的，采购需求部门应当及时提出调整申请。2.采购管理部门应当对调整申请进行审核，审核通过后，报采购决策机构审批。3.采购决策机构应当根据实际情况，对采购计划的调整进行审批。审批通过后，采购管理部门应当及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。四、采购方式及适用范围（一）招标采购1.招标采购是指招标人通过发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织投标，招标人根据评标委员会提出的评标报告和推荐的中标候选人确定中标人的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用招标采购方式：货物采购单项合同估算价在200万元人民币以上的；工程采购单项合同估算价在400万元人民币以上的；服务采购单项合同估算价在100万元人民币以上的。3.招标采购应当按照国家有关法律法规和规章的规定，履行招标程序，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标、开标、评标、中标等环节。（二）谈判采购1.谈判采购是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判，采购人根据谈判结果确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.谈判采购应当按照国家有关法律法规和规章的规定，履行谈判程序，包括谈判邀请、谈判文件编制、谈判、成交等环节。（三）询价采购1.询价采购是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。3.询价采购应当按照国家有关法律法规和规章的规定，履行询价程序，包括询价通知书发出、报价、评审、成交等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应当按照国家有关法律法规和规章的规定，履行单一来源采购程序，包括单一来源采购申请、论证、审批、采购等环节。五、采购流程（一）采购申请采购需求部门应当根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、预算金额等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门应当对采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求是否合理、采购方式是否合规、采购预算是否准确等。审核通过后，报采购决策机构审批。采购决策机构应当根据企业实际情况进行审批，审批通过后，采购管理部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.招标采购实施采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应当包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购管理部门应当在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。招标公告应当包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、交货时间、地点、投标截止时间、开标时间等内容。采购管理部门应当对投标人进行资格预审，审查投标人的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况等内容。资格预审合格的投标人方可参加投标。采购管理部门应当组织开标、评标活动。开标应当在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标时应当公布投标人的名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息。评标应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会应当对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购管理部门应当根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。中标通知书应当包括中标项目的名称、中标价格、交货时间、地点等内容。采购管理部门应当与中标人签订采购合同，采购合同应当包括合同双方的名称、地址、联系方式、采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等内容。2.谈判采购实施采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，编制谈判文件。谈判文件应当包括谈判邀请、谈判须知、技术规格、谈判程序、合同条款等内容。采购管理部门应当向符合条件的供应商发出谈判邀请，邀请供应商参加谈判。谈判邀请应当包括谈判项目的名称、内容、数量、技术规格、交货时间、地点、谈判时间、地点等内容。采购管理部门应当组织谈判活动。谈判应当在谈判文件规定的时间和地点进行，谈判时应当由谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组应当对谈判过程进行记录，并根据谈判结果推荐成交候选人。采购管理部门应当根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。成交通知书应当包括成交项目的名称、成交价格、交货时间、地点等内容。采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同，采购合同应当包括合同双方的名称、地址、联系方式、采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等内容。3.询价采购实施采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，编制询价通知书。询价通知书应当包括询价邀请、询价须知、技术规格、报价要求、合同条款等内容。采购管理部门应当向符合条件的供应商发出询价通知书，邀请供应商参加询价。询价邀请应当包括询价项目的名称、内容、数量、技术规格、交货时间、地点、询价时间、地点等内容。采购管理部门应当组织询价活动。询价应当在询价通知书规定的时间和地点进行，询价时应当由询价小组与供应商进行询价，询价小组应当对询价过程进行记录，并根据询价结果推荐成交候选人。采购管理部门应当根据询价小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。成交通知书应当包括成交项目的名称、成交价格、交货时间、地点等内容。采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同，采购合同应当包括合同双方的名称、地址、联系方式、采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等内容。4.单一来源采购实施采购需求部门应当填写单一来源采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、预算金额等内容，并提交相关证明材料。单一来源采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。采购管理部门应当对单一来源采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求是否合理、采购方式是否合规、采购预算是否准确等。审核通过后，报采购决策机构审批。采购决策机构应当组织相关专家对单一来源采购项目进行论证，论证内容包括采购项目的必要性、唯一性、价格合理性等。论证通过后，采购决策机构方可批准单一来源采购项目。采购管理部门应当与供应商进行谈判，谈判内容包括采购物资或服务的价格、质量、交货时间、地点等。谈判达成一致后，采购管理部门应当与供应商签订采购合同，采购合同应当包括合同双方的名称、地址、联系方式、采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等内容。（四）合同签订与履行1.采购管理部门应当在中标通知书或成交通知书发出之日起30日内，与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应当及时将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。3.采购需求部门应当按照采购合同的约定，及时组织验收。验收合格后，采购需求部门应当出具验收报告。4.财务部门应当按照采购合同的约定，及时支付采购款项。支付采购款项时，财务部门应当审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付款项的真实性、合法性和准确性。（五）采购监督与评价1.企业应当建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应当定期对采购项目进行自查，发现问题及时整改。审计部门应当定期对采购活动进行审计，对发现的问题依法依规进行处理。2.企业应当建立采购评价机制，对采购活动的绩效进行评价。采购评价内容包括采购项目的质量、价格、交货期、售后服务等方面。采购评价结果应当作为企业改进采购管理工作的依据。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应当建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商的准入条件应当包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等内容。2.采购需求部门应当根据采购项目的特点和要求，推荐潜在供应商。采购管理部门应当对潜在供应商进行资格审查，审查合格的供应商方可进入供应商名录。3.采购管理部门应当定期对供应商名录进行更新，淘汰不符合要求的供应商。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应当建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。2.供应商评价与考核应当采用定性与定量相结合的方法，评价结果应当分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.采购管理部门应当根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，采购管理部门应当给予优先采购、价格优惠等奖励；对于不合格供应商，采购管理部门应当及时淘汰，并禁止其参与企业的采购活动。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应当与供应商建立良好的合作关系，加强与供应商的沟通与协调。采购管理部门应当定期与供应商召开座谈会，及时了解供应商的生产经营情况和需求，共同解决合作过程中出现的问题。2.采购管理部门应当建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议。对于供应商的投诉和建议，采购管理部门应当认真调查核实，并及时反馈处理结果。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.企业应当建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险识别与评估应当包括采购计划风险、采购方式风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等方面。2.采购管理部门应当根据采购风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施应当具有针对性和可操作性，能够有效降低采购风险。（二）风险应对措施1.采购计划风险应对措施：采购计划应当充分考虑市场变化、生产经营需要等因素，合理安排采购时间和数量，避免因采购计划不合理导致的采购风险。2.采购方式风险应对措施：采购方式应当根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，确保采购活动的合法性、合规性和有效性。3.供应商风险应对措施：采购管理部门应当加强对供应商的管理，建立供应商评价与考核制度，定期对供应商进行评价与考核，淘汰不合格供应商，降低供应商风险。4.合同风险应对措施：采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、地点、付款