公司内部采购比选制度

PAGE公司内部采购比选制度一、总则1.目的为规范公司内部采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位的采购活动，包括但不限于办公用品、设备、服务等各类采购项目。3.基本原则公平公正原则：采购比选过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与比选的供应商或服务商享有平等的机会，不受任何歧视性待遇。公开透明原则：采购比选的程序、标准、结果等应向所有相关方公开，接受监督，确保透明度。竞争择优原则：通过充分的市场竞争，选择具有良好信誉、优质产品或服务、合理价格的供应商或服务商，实现择优采购。诚实信用原则：参与采购比选的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得采取不正当手段谋取利益。二、采购比选组织与职责1.采购比选小组组成：采购比选小组由公司内部相关部门人员组成，成员应包括采购部门代表、使用部门代表、技术专家、财务人员等，人数根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。职责：负责制定采购比选文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评审标准等。组织实施采购比选活动，包括发布比选公告、接收供应商或服务商的响应文件、组织评审等。对供应商或服务商的响应文件进行评审，根据评审结果推荐中标候选人或确定中标人。负责与中标人签订采购合同，并监督合同的履行。处理采购比选过程中的投诉和质疑。2.采购部门职责：负责采购比选制度的制定、修订和解释。指导和监督采购比选小组的工作，协调解决采购比选过程中的问题。负责采购项目的预算编制、资金申请和支付管理。建立和维护供应商或服务商数据库，定期对供应商或服务商进行评估和管理。3.使用部门职责：根据实际需求提出采购申请，明确采购项目的技术要求、规格型号、数量等。参与采购比选文件的制定，提供技术支持和专业意见。协助采购比选小组进行评审工作，对供应商或服务商的产品或服务进行测试、验收等。负责采购项目的使用和管理，及时反馈使用过程中出现的问题。4.技术专家职责：对采购项目的技术要求进行审核和把关，确保技术方案的合理性和可行性。参与采购比选文件的评审工作提供专业的技术意见和建议。协助采购比选小组对供应商或服务商的技术方案进行评估和比较。5.财务人员职责：参与采购比选文件的制定，审核采购项目的预算和价格条款。对供应商或服务商的报价进行审核和分析，提供财务方面的意见和建议。负责采购项目的资金核算和支付管理，监督采购资金的使用情况。三、采购比选流程1.采购申请使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交至采购部门。采购部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。如审核通过，将采购申请提交至采购比选小组；如审核不通过，应及时与使用部门沟通，说明原因并要求其修改或补充采购申请。2.比选文件编制采购比选小组根据采购申请编制采购比选文件，比选文件应包括以下内容：采购项目概述，包括项目背景、目标、范围等。技术要求，明确采购项目的技术规格、性能指标、质量标准等。商务条款，包括报价要求、交货期、售后服务、付款方式等。评审标准，制定详细的评审指标和评分方法确定各项指标的权重。响应文件格式，规定供应商或服务商应提交的响应文件的内容、格式和要求。采购比选文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准要求。3.比选公告发布采购部门通过公司内部网站、公告栏、邮件等渠道发布采购比选公告，邀请符合条件的供应商或服务商参与比选。比选公告应明确采购项目概述、比选文件获取方式、响应文件提交截止时间、地点、评审时间等内容。4.响应文件接收供应商或服务商应在规定的时间内将响应文件送达指定地点。采购部门负责接收响应文件，并对响应文件的完整性、密封性等进行检查。如发现响应文件存在问题，应及时与供应商或服务商沟通，要求其在规定时间内进行修改或补充。5.评审准备采购比选小组在评审前应组织召开评审预备会熟悉采购比选文件内容明确评审程序和要求。评审人员应认真阅读响应文件，对文件中存在的疑问或不清楚的地方，可要求供应商或服务商进行澄清或说明。6.评审采购比选小组按照评审标准对供应商或服务商的响应文件进行评审，评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保评审结果的客观性和公正性。评审方式可采用综合评分法、最低价法等，具体评审方式应根据采购项目的特点和要求确定，并在采购比选文件中明确。评审过程中，评审人员应独立进行评审，不得相互串通或施加不正当影响不得泄露评审过程和结果。评审结束后，采购比选小组应根据评审结果推荐中标候选人或确定中标人。中标候选人一般为综合得分最高的供应商或服务商，如采用最低价法，中标人为报价最低且符合采购要求的供应商或服务商。7.中标公示采购部门将中标候选人或中标人的名单在公司内部网站、公告栏等渠道进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示期间，如其他供应商或服务商对中标结果有异议，可向采购部门提出书面质疑。采购部门应及时对质疑进行调查和处理，并将处理结果告知质疑方。8.合同签订公示无异议后，采购部门应与中标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、售后服务等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为采购项目实施和监督的依据。9.合同执行与验收采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促中标人按时、按质、按量履行合同义务。使用部门负责对采购项目进行验收，验收内容包括产品或服务的质量、数量、规格型号等是否符合合同要求。验收合格后，使用部门应出具验收报告。如发现采购项目存在问题，采购部门应及时与中标人沟通协商解决。如协商不成，可根据合同约定采取相应的法律措施。四、评审标准与方法1.评审标准技术部分：主要评审供应商或服务商提供的产品或服务的技术方案、技术规格、性能指标、质量保证措施等方面的内容，确保其满足采购项目的技术要求。商务部分：评审供应商或服务商的报价、交货期、售后服务、企业信誉等方面的内容，选择性价比高、信誉良好的供应商或服务商。价格部分：根据采购项目的特点和要求，可采用最低价法或综合评分法对供应商或服务商的报价进行评审。如采用最低价法，报价最低且符合采购要求的供应商或服务商为中标候选人或中标人；如采用综合评分法，应根据各项评审指标的权重计算供应商或服务商的综合得分，得分最高的为中标候选人或中标人。2.评审方法综合评分法：确定评审指标和权重：根据采购项目的特点和要求，确定技术部分、商务部分、价格部分等评审指标，并为每个指标设定相应的权重。评分：评审人员根据评审标准对供应商或服务商的响应文件进行评分，计算各项指标的得分，并乘以相应的权重，得出综合得分。推荐中标候选人或确定中标人：根据综合得分推荐中标候选人或确定中标人，综合得分最高的为中标候选人或中标人。最低价法：报价评审：评审人员对供应商或服务商的报价进行评审，选择报价最低且符合采购要求的供应商或服务商为中标候选人或中标人。如果出现两个或两个以上报价相同且符合采购要求的供应商或服务商，可通过比较其他评审指标确定中标候选人或中标人；如其他评审指标也相同，可采用随机抽取的方式确定中标候选人或中标人。五、供应商或服务商管理1.供应商或服务商准入建立供应商或服务商数据库：采购部门负责建立和维护供应商或服务商数据库，收录符合公司采购要求的供应商或服务商的基本信息、联系方式、经营范围、产品或服务特点、业绩情况等内容。供应商或服务商筛选：采购部门根据采购项目的需求，从供应商或服务商数据库中筛选出潜在的供应商或服务商，并向其发送采购比选文件。同时公司也可通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式拓展新的供应商或服务商。供应商或服务商资质审核：采购部门对参与采购比选的供应商或服务商进行资质审核，审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、产品质量检验报告等相关证明文件确保其具备合法经营资格和良好信誉。2.供应商或服务商评估定期评估：采购部门定期对供应商或服务商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、企业信誉等方面的表现。不定期评估：在采购项目实施过程中，采购部门可根据实际情况对供应商或服务商进行不定期评估，及时发现和解决问题。评估方式：评估方式可采用问卷调查与供应商或服务商沟通、实地考察、查阅相关资料等多种方式相结合确保评估结果的客观准确。评估结果应用：采购部门根据供应商或服务商的评估结果，对其进行分类管理。对于评估结果优秀的供应商或服务商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励措施；对于评估结果较差的供应商或服务商，可采取警告、减少采购份额、暂停合作、取消准入资格等处罚措施。3.供应商或服务商淘汰淘汰情形：如供应商或服务商出现以下情形之一，采购部门应将其淘汰出供应商或服务商数据库，并停止与其合作：提供虚假信息或证明文件，骗取合作资格的。产品质量或服务水平严重不符合采购要求，给公司造成重大损失的。违反合同约定，多次逾期交货或提供劣质产品或服务，经催告后仍不改正的。存在商业贿赂、不正当竞争等违法行为，损害公司利益的。根据公司评估结果，被判定为不合格的。淘汰程序：采购部门提出淘汰供应商或服务商的建议，经公司相关领导审批后，向供应商或服务商发出淘汰通知，并在供应商或服务商数据库中进行标注。同时采购部门应及时清理与淘汰供应商或服务商相关的采购合同、文件等资料，避免造成不必要的风险。六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门负责对采购比选活动进行定期或不定期的审计监督，检查采购比选程序是否合规、评审过程是否公正、采购合同是否履行等情况。采购部门应定期向公司管理层汇报采购比选工作进展情况，接受管理层的监督和指导。2.投诉与质疑处理供应商或服务商如对采购比选结果有异议，可以在规定时间内以书面形式向采购部门提出投诉或质疑。采购部门应在收到投诉或质疑后及时进行调查和处理，并将处理结果以书面形式告知投诉或质疑