低值耗材采购流程及制度

PAGE低值耗材采购流程及制度一、总则（一）目的为规范公司低值耗材采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的正常进行，特制定本流程及制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门低值耗材的采购活动。低值耗材是指单位价值较低、使用期限较短、一次性消耗或逐渐消耗的各种材料、物品等，具体范围由公司根据实际情况确定并公布。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平公正的竞争机制，确保所有供应商享有平等的机会参与采购活动。4.诚实守信原则：采购方与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的合作关系。二、采购流程（一）需求申请1.各部门根据工作需要，填写《低值耗材采购申请表》，详细注明所需低值耗材的名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.部门负责人对申请内容进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《低值耗材采购申请表》后，对申请进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确。2.根据公司采购预算和审批权限，对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人直接审批；对于金额较大或涉及特殊采购的申请，需提交公司相关领导审批。3.审批通过后，采购部门将申请表编号存档，并进入采购执行环节。（三）供应商选择1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。根据公司采购需求和供应商的经营范围、产品质量、价格水平、服务能力等因素，对供应商进行筛选，确定潜在供应商名单。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施、信誉状况等。要求供应商提供样品进行质量检测，确保其产品符合公司要求。根据评估结果，对供应商进行打分排名，选择排名靠前的供应商作为合作对象。3.供应商确定采购部门与选定的供应商签订《采购合作协议》，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、售后服务等条款。将确定的供应商信息录入公司供应商管理系统，以便后续采购操作和管理。（四）采购执行1.采购订单下达采购部门根据审批后的采购申请表，向选定的供应商下达《采购订单》，订单内容应与申请表一致，并明确交货时间、交货地点、付款方式等要求。在订单下达后，及时与供应商沟通确认订单信息，确保双方理解一致。2.采购跟踪与催货采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，了解供应商的生产进度和发货安排。根据合同约定的交货期，提前与供应商沟通催货，确保货物按时到达公司。如遇供应商交货延迟等问题，及时协调解决，并采取相应的措施减少对公司生产经营的影响。（五）到货验收1.验收准备采购部门通知相关部门（如使用部门、仓库管理部门等）做好到货验收准备工作。使用部门根据需求对验收标准进行确认，仓库管理部门准备好验收场地和工具。2.到货检验货物到达公司后，仓库管理部门按照采购订单和相关标准对货物的数量、规格型号、外观等进行初步检验。使用部门对货物的质量进行检验，如功能测试、性能检测等，确保货物符合使用要求。对于重要或关键的低值耗材，可邀请专业技术人员参与验收工作。3.验收结果处理验收合格的货物，仓库管理部门办理入库手续，并填写《低值耗材入库单》，注明货物名称、规格型号、数量、供应商等信息。验收不合格的货物，采购部门及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货或补货等。对于因质量问题造成的损失，按照合同约定追究供应商责任。（六）付款结算1.发票审核采购部门收到供应商开具的发票后，对发票的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容包括发票金额、货物名称、规格型号、数量、税率等是否与采购订单和入库单一致。对于不符合要求的发票，及时通知供应商进行更换或调整。2.付款申请采购部门根据合同约定的付款方式和期限，填写《付款申请表》，附上发票、入库单等相关凭证，提交至财务部门申请付款。财务部门对付款申请进行审核，确认无误后按照公司财务制度办理付款手续。3.付款记录与存档财务部门对每一笔付款进行记录，建立付款台账，以便日后查询和核对。将采购过程中的相关文件和凭证（如采购申请表、采购订单、入库单、发票、付款申请表等）进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。三、采购制度（一）采购预算制度1.公司建立采购预算管理制度，各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门的低值耗材采购预算。2.采购预算应详细列出各类低值耗材的名称、规格型号、数量、预计采购金额等信息，并经部门负责人审核、公司领导审批后执行。3.在采购预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。采购部门应严格控制采购支出，确保不超出预算范围。（二）采购合同管理制度1.采购部门在与供应商签订采购合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容合法、合理、明确，避免潜在的法律风险和纠纷。2.合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，应及时将合同副本提交至相关部门（如财务部门、仓库管理部门等）备案，以便各部门按照合同约定履行职责。4.采购部门负责跟踪合同的执行情况，如发现供应商违反合同约定，应及时采取措施追究其责任，并向公司领导报告。（三）采购信息管理制度1.采购部门应建立完善的采购信息管理系统，对采购申请、采购订单、供应商信息、验收记录、付款记录等各类采购信息进行集中管理和维护。2.采购信息应及时、准确、完整地录入系统，确保信息的可查询性和共享性，方便公司内部各部门之间的沟通和协作。3.定期对采购信息进行统计分析，为公司采购决策提供数据支持。如分析采购成本变化趋势、供应商交货准时率、产品质量合格率等指标，以便及时发现问题并采取改进措施。（四）采购监督与审计制度1.公司设立采购监督管理部门或岗位，对采购活动进行全程监督，确保采购工作符合公司规定和相关法律法规要求。2.监督内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行、供应商选择与评估、采购价格的合理性等方面。3.定期对采购项目进行审计，审查采购文件、合同、发票、付款凭证等资料，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。4.对于发现的违规行为和问题，及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（五）采购人员行为规范1.采购人员应遵守国家法律法规和公司各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。2.在采购活动中，应秉持公正、公平、公开的原则，客观对待每一个供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，但不得与供应商串通损害公司利益。4.保守公司商业秘密，不得泄露采购信息、供应商信息等机密内容。5.