企业内部采购询价制度

PAGE企业内部采购询价制度一、总则（一）目的为规范企业内部采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购询价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价的程序、标准、结果等应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价、比较，降低采购成本，提高企业经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性进行审核。2.审核内容包括采购需求是否符合企业生产经营计划、是否有替代方案、预算是否合理等。3.如采购申请不符合要求，采购部门应与申请部门沟通，提出修改意见或拒绝采购申请。（三）询价准备1.采购部门根据采购申请，确定询价范围和询价方式。2.收集潜在供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估。3.根据采购物资或服务的特点，制定询价文件和询价标准。询价文件应明确采购要求、技术规格、交货期、售后服务等内容。（四）询价实施1.采购部门向选定的潜在供应商发送询价文件，要求供应商在规定时间内报价。2.询价文件可通过邮件、传真、书面等方式发送给供应商。3.在询价过程中，采购部门应保持与供应商的沟通，解答供应商的疑问。（五）报价收集与整理1.采购部门收集供应商的报价文件，并对报价进行整理。2.报价文件应包括报价单、产品规格说明书、售后服务承诺等内容。3.对供应商的报价进行初步审核，检查报价的完整性、准确性、合理性等。（六）比价与议价1.采购部门对收集到的供应商报价进行比较分析，评估各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等因素。2.根据比价结果，选择至少三家供应商进行议价。议价过程中，采购部门应与供应商就价格、交货期、质量标准等条款进行协商，争取更有利的采购条件。3.在议价过程中，采购部门应记录协商内容和结果。（七）确定供应商1.采购部门综合考虑比价和议价结果，结合企业的采购政策和实际需求，确定最终供应商。2.确定供应商后，采购部门应填写《供应商选定审批表》详细说明选定供应商的理由、采购价格、交货期等信息。3.《供应商选定审批表》需经采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导等审核签字后生效。（八）签订采购合同1.采购部门与选定供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等。（九）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况。2.仓库管理部门根据采购合同和到货通知，做好物资的验收和入库工作。3.财务部门根据采购合同和发票，及时办理付款手续。（十）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。3..如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。三、询价文件编制（一）询价文件内容1.采购需求说明：详细描述采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数等。2.交货期要求：明确供应商的交货时间和交货地点。3.售后服务要求：包括售后服务期限、服务内容、响应时间等。4.报价要求：规定报价的格式、内容、有效期等。5.供应商资质要求：如营业执照、生产许可证、质量认证等。（二）询价文件格式1.询价文件应采用统一的格式，便于供应商阅读和理解。2.格式应包括封面、目录、正文、附件等部分。3.正文部分应按照采购需求说明、交货期要求、售后服务要求、报价要求、供应商资质要求等顺序编写。（三）询价文件审核1.询价文件编制完成后，采购部门应组织相关人员进行审核。2.审核内容包括询价文件的完整性、准确性、合理性、合规性等。3.审核通过后的询价文件方可发送给供应商。四、供应商管理（一）供应商选择标准1.资质信誉：供应商应具有合法的营业执照、生产许可证等相关资质证书，信誉良好，无不良记录。2.产品质量：供应商提供产品的质量应符合国家相关标准和企业采购要求，具有良好的质量保证体系。3.价格合理：供应商的报价应具有竞争力，在保证质量的前提下，价格合理。4.交货期准时：供应商应能够按照采购合同要求准时交货，具备较强的生产能力和物流配送能力。5.售后服务完善：供应商应提供良好的售后服务，能够及时响应客户需求，解决产品质量问题。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量业绩、交货期业绩、售后服务业绩、价格水平等。2.评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据评估结果，对优秀供应商给予奖励，如优先采购、增加订单等；对不合格供应商进行警告、暂停合作、取消合作等处理。（三）供应商信息管理1.采购部门建立供应商信息数据库，记录供应商的基本信息、资质证书、产品信息、报价记录、合作历史等内容。2.定期更新供应商信息数据库，确保信息的准确性和完整性。3.对供应商信息进行保密管理，防止信息泄露。五、监督与检查（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正、采购成本是否合理等。2.采购部门应定期向企业管理层汇报采购询价工作情况，接受管理层的监督和指导。（二）投诉处理1.设立采购投诉渠道，接受企业内部员工和供应商对采购询价活动的投诉。2.对投诉事项进行调查核实，根据调查结果进行处理，并及时反馈处理结果。（三）违规处理1.对违反本制度规定的采购询价行为，视情节轻重给予相关责任人警