事业单位自行采购制度

PAGE事业单位自行采购制度一、总则（一）目的为了规范事业单位自行采购行为，加强对采购活动的管理与监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位在日常工作中，使用财政性资金或自有资金进行的自行采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和社会监督，保证采购信息的透明性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择质量可靠、价格合理、服务优良的供应商，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。二、采购组织与管理（一）采购管理机构1.成立单位采购管理领导小组，负责对单位采购工作进行决策和指导。领导小组由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。2.设立采购管理部门，负责采购活动的具体组织实施和日常管理工作。采购管理部门应配备专业的采购人员，明确其职责和权限。（二）采购人员职责1.采购管理人员制定和完善采购管理制度和流程，确保采购活动规范有序进行。组织采购项目的实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订等环节。负责采购项目的协调和沟通，处理采购过程中的各种问题和纠纷。对采购项目进行跟踪和监督，确保采购合同的履行和采购资金的安全使用。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。2.采购经办人员按照采购管理部门的要求，具体负责采购项目的操作执行。收集和整理采购需求信息，协助采购管理人员编制采购文件。参与供应商的选择和评审工作，负责与供应商进行联系和沟通。负责采购合同的起草、签订和执行，跟踪合同履行情况，及时反馈合同执行中的问题。协助采购管理人员做好采购项目的验收工作，提供相关验收资料。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算应纳入单位年度预算体系，按照规定的程序进行审核和批准。采购预算一经批准，不得随意调整。确因特殊情况需要调整的，应按照规定的程序办理审批手续。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.在采购过程中，如因市场价格波动等原因导致采购预算不足的，应及时向单位采购管理领导小组报告，并按照规定的程序申请追加预算。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析。2.审计部门应定期对采购预算的编制、执行情况进行审计监督，确保采购资金的合理使用和采购活动的合规性。四、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的真实性和合理性。对于不符合要求的采购申请，应及时反馈给申请部门并说明原因。（二）采购文件编制1.根据采购申请表，采购管理部门组织编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件的准确性和完整性。审核通过后的采购文件应加盖单位公章，并按照规定的程序发布。（三）供应商选择1.采购管理部门通过发布采购公告、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，广泛邀请供应商参与采购活动。2.对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。3.组织评审小组对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审，按照评审结果确定中标供应商或成交供应商。（四）合同签订1.采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案，作为支付采购资金的依据。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等，工程的质量、进度、验收资料等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告，并将验收报告送采购管理部门存档。对于验收不合格的采购项目，应按照合同约定要求供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理采购资金的支付手续。2.采购付款应严格按照财务管理制度进行审核，确保付款凭证的真实性、合法性和完整性。对于不符合规定的付款申请，财务部门有权拒绝支付。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。六、采购监督与检查（一）内部监督1.单位采购管理领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，监督采购制度的执行情况和采购活动的合法性、合规性。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的腐败行为和违规操作。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算编制、执行情况、采购程序、合同签订、验收付款等环节的合法性和合规性。2.审计部门应及时发现和纠正采购过程中存在的问题，对违规行为依法进行处理，并提出改进建议和措施。（三）社会监督1.采购活动应接受社会监督，采购管理部门应及时公开采购信息，包括采购项目的名称、采购方式、采购预算、中标或成交供应商等内容，方便社会公众查询和监督。2.任何单位和个人对采购活动中的违法违规行为有权向有关部门举报，有关部门应及时受理并依法进行处理。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购文件、供应商资料、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保采购档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类装订成册，并建立档案目录，便于查询和使用。（三）档