中车采购制度

PAGE中车采购制度一、总则（一）目的为规范中车采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，实现采购资源的优化配置，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于中车各部门及所属单位涉及的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购方与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门采购部门作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司生产经营需求，合理安排采购活动。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款明确、合法、合理。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，保障物资按时、按质、按量供应。5.负责采购文件的整理、归档和保管，做好采购信息的统计和分析工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出准确、详细的采购需求，参与采购前期的技术交流和商务谈判，协助采购部门进行验收工作。2.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商的质量评估，确保采购物资符合质量要求。3.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金支付手续，对采购成本进行核算和控制，监督采购资金的使用情况。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司生产经营计划、项目进度安排等，结合实际库存情况，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间及地点等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，对需求进行汇总分析，结合市场供应情况、库存状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。2.供应商筛选与评估采购部门根据采购项目的要求，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察或问卷调查，评估其生产能力、技术水平、质量控制、售后服务、信誉等方面的情况。建立供应商评估指标体系，对供应商进行量化评分，根据评分结果确定合格供应商名单，并纳入供应商档案管理。3.供应商动态管理采购部门定期对供应商进行跟踪评估，根据供应商的表现调整其等级。对于出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，及时发出警告通知，并要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暂停或取消其合作资格。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照规定的评标标准进行评标，选择中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目等。与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价单，对其报价进行比较，选择成交供应商。2.采购文件编制根据选定的采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的各项要求、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购谈判与合同签订采购部门组织相关部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。根据谈判结果，起草采购合同，经公司法律部门审核后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同合法有效、条款清晰、责任明确。（五）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.物资到货后，需求部门会同质量部门按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格型号、外观质量等进行初步验收。对于需要进行质量检验的物资，由质量部门按照规定的检验方法和标准进行检验。3.验收合格的物资，由需求部门在验收报告上签字确认；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容，并附上采购合同、验收报告等相关证明文件。2.《付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对采购项目的真实性、合法性、合规性以及付款金额进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应严格审核预付款条件，确保预付款安全。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动、供应变化等信息，合理安排采购计划，采用套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商评价和淘汰机制，定期对供应商进行评估和考核，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为，降低供应商违约风险。3.质量风险应对严格执行采购验收制度，加强对采购物资质量的检验和监督。在采购合同中明确质量标准和违约责任，要求供应商提供质量保证文件。对于重要物资，可要求供应商提供样品进行检测，确保采购物资符合质量要求。4.合同风险应对加强合同管理，严格审核合同条款特别是涉及双方权利义务、违约责任承担、争议解决方式等关键条款，确保合同合法有效、条款清晰、责任明确。合同签订后，跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免合同纠纷。5.资金风险应对合理安排采购资金，优化资金使用计划，确保采购资金的及时足额供应。加强对采购资金支付的审核和监控，严格按照合同约定的付款方式和时间付款，防止资金浪费和挪用。对于金额较大的采购项目，可采用分期付款方式，降低资金风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，规范采购行为，防止采购过程中的违规操作和腐败行为。（二）外部监督接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合有关部门的工作，及时整改存在的问题，确保采购活动合法合规。同时，主动接受社会公众的监督，通过公司网站、举报电话等渠道，接受