万豪酒店采购制度

PAGE万豪酒店采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范万豪酒店的采购流程，确保采购活动的合法性、合规性、高效性和经济性，保障酒店运营所需物资和服务的及时供应，提高酒店的经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于万豪酒店各部门涉及的所有采购活动，包括但不限于食品饮料、客房用品、设备设施、办公用品、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照酒店制定的采购流程和审批制度进行操作，确保采购过程透明、公正、规范。3.经济性原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高酒店的经济效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合酒店的运营需求和质量标准。5.诚信合作原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，秉持诚信、互利的原则，共同促进酒店和供应商的发展。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行酒店的采购计划，根据各部门需求，及时采购所需物资和服务。开发、评估和选择合格的供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合酒店利益和法律法规要求。跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资和服务按时、按质、按量供应。定期对采购成本进行分析和控制，提出降低采购成本的建议和措施。参与酒店的库存管理，提供采购相关信息，协助优化库存水平。2.采购人员岗位职责采购经理全面负责采购部门的管理工作，制定采购策略和计划，确保采购工作的顺利开展。监督采购流程的执行情况，对采购人员进行培训、指导和考核。与各部门沟通协调，了解需求，合理安排采购任务，确保物资和服务的及时供应。拓展供应商资源，建立良好的供应商合作关系，维护酒店利益。定期向上级领导汇报采购工作情况，提供采购数据分析和建议。采购专员根据采购计划，负责具体的采购操作，包括寻找供应商、询价、比价、议价等。协助采购经理进行采购谈判，起草采购合同，确保合同条款清晰、准确、合法。跟踪采购订单的执行进度，及时与供应商沟通协调，解决订单执行过程中的问题。收集、整理采购相关资料，建立采购档案，做好采购数据的统计和分析工作。协助采购经理进行供应商评估和管理，提供供应商信息反馈。（二）需求部门1.需求部门职责根据酒店运营需要，及时向采购部门提交物资和服务需求申请，明确需求的规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术规格讨论和供应商选择评估工作，提供专业意见和建议。协助采购部门验收所采购的物资和服务，确保符合本部门的使用要求。对采购物资和服务的使用情况进行反馈和评价，为采购部门改进工作提供依据。2.需求部门指定联系人岗位职责作为需求部门与采购部门的沟通桥梁，及时准确地传达本部门的需求信息。协助采购部门了解本部门对物资和服务的具体要求，提供必要的技术支持和使用说明。跟踪本部门需求申请的处理进度，及时向部门内部反馈采购工作情况。参与采购验收工作，对所采购物资和服务的质量和适用性进行初步检查。（三）财务部门1.财务部门职责参与采购合同的审核，对合同中的付款条款、价格条款等进行财务审核，确保合同符合酒店财务规定。负责采购资金的预算管理和支付审核，按照合同约定及时支付采购款项。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助采购部门控制采购成本。定期审计采购业务，监督采购流程的合规性，防范财务风险。2.财务人员岗位职责财务经理全面负责财务部门对采购业务的审核和监督工作制定相关财务管理制度和流程。参与重大采购项目的决策，从财务角度提供专业意见和风险评估。定期分析采购成本和资金使用情况，为酒店管理层提供财务决策支持。协调财务部门与采购部门、其他相关部门的工作关系确保财务工作与采购业务的有效衔接。采购财务专员负责采购合同的财务审核，重点审核付款方式、结算周期、价格条款等财务条款的合理性。按照财务制度办理采购资金的支付手续，确保付款流程合规、准确。对采购成本进行明细核算，定期编制采购成本报表，为成本分析提供数据支持。协助采购部门进行供应商付款管理，及时与供应商核对账目，处理付款争议。（四）审计部门1.审计部门职责定期对采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况，评估采购活动的合规性、经济性和效益性。审查采购合同的签订、执行和变更情况，监督合同条款是否得到有效履行。对采购成本进行审计，检查成本核算的准确性和合理性监督采购价格的公正性。调查处理采购过程中的违规行为，提出改进建议和措施，防范采购风险。2.审计人员岗位职责审计主管制定采购审计计划和方案，组织实施采购审计工作。指导审计人员开展工作，对审计发现的问题进行分析和判断，提出审计意见和建议。跟踪审计建议的落实情况，向酒店管理层汇报采购审计结果。协调审计部门与其他部门的关系，确保审计工作的顺利开展。采购审计专员根据审计计划，对采购业务进行详细审计，收集相关资料，检查采购流程的各个环节。审查采购合同、发票、订单等文件，核实采购业务的真实性、合法性和准确性。对采购成本进行分析比较，检查是否存在成本过高或不合理支出的情况。撰写采购审计报告，记录审计发现的问题和建议，提交审计主管审核。三、采购流程（一）需求申请1.各部门根据酒店运营需要，填写《采购需求申请表》详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计使用时间等信息。2.《采购需求申请表》由部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总和分析结合酒店库存情况、采购周期等因素制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、预算金额等内容，并报采购经理审核。（三）供应商选择与评估1.根据采购计划，采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证明、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。3.采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产能力、管理水平、信誉状况等。4.根据考察和评估结果建立供应商档案，对供应商进行分类管理，选择合格的供应商列入酒店的供应商名录。（四）采购谈判与合同签订1.采购专员与选定的供应商进行采购谈判，就物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。2.谈判过程中，采购专员应充分了解市场行情，运用谈判技巧争取有利的采购条件，维护酒店利益。3.谈判达成一致后，起草采购合同，明确双方的权利和义务合同条款应符合法律法规要求和酒店利益。4.采购合同经采购部门负责人审核、财务部门审核、酒店法律顾问审查后，由酒店授权代表与供应商签订。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购专员根据合同条款下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单应发送至供应商确认，并跟踪供应商的订单确认情况。（六）采购执行与跟踪1.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务，采购专员应定期跟踪订单执行进度，及时与供应商沟通协调解决订单执行过程中的问题。2.对于重要物资或服务的采购，采购专员可到供应商现场进行监造或检验确保产品质量符合要求。3.如因特殊原因需要变更采购订单，采购专员应及时与供应商协商并办理相关变更手续，同时通知相关部门。（七）验收入库1.物资或服务到货前，采购部门应通知需求部门和仓库管理部门做好验收准备工作。2.验收人员根据采购合同、采购订单和相关质量标准对到货物资或服务进行验收，检查物资的数量、规格、质量等是否符合要求。3.验收合格的物资办理入库手续，由仓库管理人员填写入库单并签字确认；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。（八）付款结算1.采购物资或服务验收合格后，采购部门应及时整理相关发票、入库单等资料，提交至财务部门办理付款申请。2.财务部门按照采购合同约定和酒店财务制度对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。3.财务人员应及时与供应商核对账目，确保付款金额准确无误，同时做好付款记录和账务处理。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级评估，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.供应商管理风险加强供应商评估和管理，定期对供应商进行考核，建立供应商淘汰机制，确保供应商的稳定性和可靠性。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。建立供应商备份机制，在主要供应商出现问题时能够及时切换到备用供应商，保证物资和服务的供应。2.质量风险在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节的管理，确保所采购的物资和服务符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和检测报告，对关键物资进行抽检或送检，防止不合格产品进入酒店。对于出现质量问题的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作等，并要求供应商及时整改。3.价格风险关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息，建立价格预警机制，及时发现价格波动趋势。在采购谈判中，运用合理的谈判策略和技巧，争取有利的价格条款，同时与供应商协商建立价格调整机制。通过批量采购、集中采购等方式，降低采购成本，分散价格风险。4法律法规风险加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动符合法律法规要求。在采购合同签订前，由酒店法律顾问对合同条款进行审查，防范法律风险。关注国家法律法规和政策的变化，及时调整采购策略和合同条款，避免因法律法规变更导致的风险。五、采购监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购成本的控制情况等。2.财务部门对采购资金的使用进行监督，确保资金支付的合规性和准确性。3.酒店内部设立举报渠道，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会和优惠政策；对于表现不佳的供应商，采取警告、整改、暂停合作等措施。（三）采购人员考核1.建立采购人员绩效考核制度，对采购人