质量检验报告编制与报送自查报告

质量检验报告编制与报送自查报告为落实省市场监督管理局2024年1月印发的《关于进一步规范产品质量检验报告编制与报送管理工作的通知》要求，强化检验检测工作质量，防范检验报告出具和报送环节的法律风险，我单位从2024年3月12日至4月15日，组织开展了为期35天的质量检验报告编制与报送全流程自查，自查范围覆盖我单位2022年1月1日至2023年12月31日期间出具的所有对外检验报告。本次自查采取“检验室自主排查、工作组交叉复核、问题梳理总结”的三阶段工作法，成立了由技术负责人任组长，质量负责人、各检验领域室主任、专职审核岗、信息报送岗核心人员共11人组成的自查工作组，提前制定了涵盖报告基础信息、检验依据、结论表述、审核签章、报送时效、档案留存共6大类22项的自查细则，确保排查无死角、无遗漏。本次自查共抽取覆盖全检验领域、全报告类型的有效样本5185份，具体样本分布情况如下：检验领域监督抽查报告份数委托检验报告份数风险监测报告份数合计份数食品及相关产品12478921062245化工产品31247621809建筑材料458521341013轻工产品27936818665机电产品19624512453合计249225021915185本次自查严格对照《检验检测机构资质认定评审准则》《产品质量监督抽查管理暂行办法》以及我单位内部质量体系文件要求，逐一核查每份报告的编制、审核、报送全流程记录，共排查出各类问题135项，问题占比2.6%，其中大部分为偶发的不规范问题，未发现出具虚假报告、伪造数据、隐瞒不合格结果等严重违法违规问题。从问题分布来看，编制环节问题71项，占总问题数的52.6%，审核环节问题24项，占17.8%，报送环节问题40项，占29.6%，具体问题梳理如下：在报告编制环节，第一类问题是核心信息不一致，共排查出12份报告存在原始记录信息与报告内容不符的情况，其中7份为采样日期录入错误，原始记录手写标注为2022年10月12日，编制报告时误输为2022年10月21日；3份为产品等级标注错误，原始记录中受检企业标注产品等级为合格品，编制时误写为一等品；2份为受检单位名称错误，当地有两家名称仅差“开发区”三个字的同类食品生产企业，编制时选错了单位主体，这类问题虽然大多是笔误，但若出现在不合格报告中，极易发错报告给无关企业，引发不必要的纠纷。第二类问题是检验依据标注不规范，共排查出17份报告存在此类问题，其中3份食品委托检验报告仍标注已经废止的GB2760-2011标准，未更新为现行的GB2760-2014；5份报告仅标注标准代号未标注年号，比如电线电缆检验仅写GB/T5023，未标注具体年份版本，同代号不同年份版本的标准技术要求存在差异，这种标注方式属于不合规；还有4份监督抽查报告，额外添加了受检企业提供的企业标准作为检验依据，不符合监督抽查必须使用任务指定检验依据的要求。第三类问题是结论表述不严谨，共排查出32份报告存在此类问题，其中17份不合格报告仅写“本产品不合格”，未明确标注具体不合格项目；11份报告结论直接写“该产品符合标准要求”，未按要求标注“该样品本次检验符合标准要求”，省略限定词容易引发歧义，让企业或监管部门误认为整批产品全部合格，远超本次检验的判定范围；还有4份仅委托检验单个项目的报告，结论直接写“该产品合格”，超出了实际检验范围，属于严重不规范，我单位2023年就遇到过一次这类情况，企业拿着仅检验过微生物的报告对外宣传产品全项合格，出了问题之后溯源到我单位，给我们带来了很大的被动。第四类问题是签章与授权不规范，共9份报告存在问题，其中5份CMA标识和骑缝章盖在报告空白处，未覆盖骑缝，3份报告授权签字人超范围签字，其中1份因为建材领域授权签字人临时请假，让食品领域的授权签字人代签，不符合资质认定对授权签字人范围的要求。在报告审核环节，主要问题是三级审核流于形式，我单位现行要求是编制人自校、审核人复核、批准人终审三级审核，但本次排查发现21份报告存在审核人未签署审核日期的情况，还有1份典型问题：2023年8月的一份钢筋监督抽查报告，编制人员计算氯离子含量时，将0.058%错写为0.58%，把合格样品误判为不合格，三级审核都没有发现这个计算错误，直到企业提出异议复检才发现问题，虽然最后及时更正了报告，没有造成错误行政处罚，但也浪费了监管部门和企业的时间，损害了机构的公信力。本次排查还发现12份监督抽查报告漏填任务通知书编号，3份报告未按要求标注检验方法偏离情况，全部都在审核环节漏检，说明部分审核人员存在“老同事做的不会错”“差不多就行”的松懈心理，没有严格落实复核要求。在报送环节，主要分为对监管部门的报送和对委托方的交付两类问题，对监管部门报送方面，排查出7批次监督抽查报告报送超时，最长超时3天，主要原因是2022年底疫情期间，负责报送的人员居家隔离，工作交接没有形成书面清单，接手人员不清楚待办任务导致延误；还有5份报告录入国家监督抽查信息系统时产品归类错误，把方便食品错归为焙烤食品，3份报送的电子版本和更正后的纸质版本不一致，纸质已经修改了错误，电子版本没有更新就直接上报，导致监管系统信息错误。对委托方交付方面，排查出29份报告没有留存签收记录，其中17份是邮寄交付，快递单没有粘贴留存，12份是自取，没有让收件人签字，一旦发生报告丢失、延迟送达的纠纷，没有凭证可以溯源，存在很大的法律风险。排查出所有问题后，我们组织工作组深入剖析问题产生的根源，不是简单归结为“人员不认真”，而是从人员、制度、流程、管理四个层面梳理深层次原因：一是人员能力与责任意识不足，近三年我单位因为业务拓展，承担的省级、国家级监督抽查任务增长了60%，人员规模从68人扩张到105人，新增的37名人员中有21名是刚毕业的大学生，缺乏实际工作经验，对检验报告的法律效力认识不足，认为只是出个结果，错了改了就行，没有意识到错误报告可能引发错误行政处罚、损害企业权益、影响机构公信力的严重后果；老员工则存在经验主义惯性，对新标准新要求不主动学习，2022-2023年共有16项我领域常用的国家检验标准更新，我们仅在工作群发了通知，没有组织集中培训考核，导致11名老员工仍沿用旧标准编号。二是制度建设跟不上新要求，我单位现行的《检验报告编制管理规范》是2018年修订的，2021年资质认定评审准则更新、2020年《产品质量监督抽查管理暂行办法》实施后，我们仅对质量体系文件做了局部修改，没有针对报告编制和报送环节做全面修订，很多新要求没有写入制度，比如新准则要求报告必须明确标注“仅对本次所检样品负责”，原制度没有明确要求，导致近三成报告漏了这个标注；同时原制度没有明确错误责任追究机制，出了问题只是修改报告，没有和绩效、上岗资格挂钩，导致大家重视程度不够。三是流程和系统存在漏洞，我单位2019年上线的实验室信息管理系统（LIMS）功能不完善，原始记录和报告没有做信息自动关联，所有核心信息都需要人工二次录入，增加了人为出错的概率，也没有设置必填项校验，漏填标准年号、任务编号也能提交审核，从流程上没有卡住错误；报送环节原来由各检验室自行报送监管部门，没有统一归口审核，容易出现错漏。四是档案管理不规范，原来要求各检验室自行留存交付签收记录，没有统一归档，很多快递单丢失后也没有人督促补全，电子档案存在个人电脑中，人员离职后容易出现档案丢失的情况。针对排查出的所有问题，我们坚持立行立改，建立了问题台账明确责任人和整改时限，具体整改情况如下：问题类型问题数量已完成整改整改中责任人完成时限报告信息与原始记录不一致12120各检验室主任2024年4月5日检验依据标注不规范17170技术质量部2024年4月8日结论表述不规范32320审核岗负责人2024年4月10日签章及授权签字不规范990质量负责人2024年4月3日三级审核不到位21210审核岗负责人2024年4月6日报送超时及信息错误15150业务管理部2024年4月12日签收及档案留存不规范29272档案管理员2024年4月20日合计1351332--目前未完成整改的2项问题，是两家受检企业已经办理注销，无法联系补充签收，我们已经将相关情况说明存入档案，后续若能联系到相关负责人再补充完善。在立行立改的基础上，我们制定了多项长效管理措施，确保从根源上解决问题：一是建立常态化培训考核机制，明确每个月最后一个周五下午组织全体编制、审核、报送人员集中学习，内容涵盖新更新标准、报告编制规范、相关法律法规，每季度组织一次闭卷考核，考核不合格的停岗学习，合格后方可重新上岗；新员工入职需要安排三个月的带教，带教老师签字确认能力达标后才能独立编制报告，同时我们整理了《报告编制常见错误100例》小册子，印发给所有相关人员，编制完成后可以对照自查，把之前发生的错误作为典型案例开展警示教育，让所有人员充分认识到报告质量的重要性。二是全面修订管理制度，目前已经启动《检验报告编制与审核管理办法》《检验报告报送管理规定》《授权签字人管理细则》的修订工作，将最新的资质认定要求、监督抽查管理要求全部纳入，明确各环节责任：编制人对报告信息和数据的准确性负责，审核人对内容合规性负责，批准人对检验结论负责，出台明确的责任追究标准，出现一次标准错用、信息错误，扣责任人当月10%绩效，一年内出现三次错误，取消上岗资格，出现严重错误引发法律纠纷的，追究相关人员责任，从制度上压实责任。三是优化流程和系统升级，我们已经和LIMS系统开发商签订了升级合同，预计2024年6月完成升级，升级后核心信息从原始记录自动同步到报告，不需要人工录入，从根源上减少信息不一致的问题，同时增加必填项校验功能，不填标准年号、任务编号，授权签字人超出范围的，系统无法提交审核，从技术上卡住错误；报送环节调整为业务管理部统一归口，所有报给监管部门的报告，都需要业务管理部核对信息、时效后统一报送，避免各检验室自行报送出现错漏。四是规范档案管理，所有报告的纸质档案统一存入单位档案库房，由专职档案管理员管理，所有交付签收记录都扫描为电子档案，和报告电子档一起做双备份，本地服务器和云端各存一份，避免档案丢失，邮寄交付的要求必须留存快递单，自取交付的必须有收件人签字，不完成签收归档的，不算完成整个检验流程，无法结算绩效，从流程上倒逼大家落实档案留存要求。本次自查完成后，我们组织了全员