总务股工作制度

PAGE总务股工作制度一、总则（一）目的为加强本公司总务股的管理，规范各项工作流程，提高工作效率，确保公司日常运营的顺利进行，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司总务股全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和行业标准，依法依规开展工作。2.以服务公司为宗旨，树立良好的服务意识，保障公司各项工作的正常运转。3.坚持勤俭节约，合理使用资源，降低运营成本。4.注重团队协作，加强内部沟通与协调，共同完成工作任务。二、工作职责（一）行政管理1.负责公司各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作，确保文件资料的安全与完整。2.组织公司各类会议、活动的筹备与安排，包括会议场地布置、会议设备调试、会议资料准备等，保障会议和活动的顺利进行。3.负责公司办公用品、办公设备的采购、发放与管理，建立相应的台账，定期进行盘点，确保办公用品和设备的合理使用。4.管理公司印章，严格按照印章使用规定进行用印审批和登记，确保印章使用的安全性和规范性。5.负责公司车辆的调度、使用与管理，包括车辆的日常维护、保养、保险购买等，确保车辆的正常运行和安全使用。（二）后勤保障1.负责公司办公区域的环境卫生管理，定期组织清洁消毒工作，营造整洁、舒适的办公环境。2.管理公司食堂，确保食堂食品安全、卫生，合理安排膳食供应，提高员工满意度。3.负责公司宿舍的管理，包括宿舍设施的维护、维修，住宿人员的登记与管理等，为员工提供良好的住宿条件。4.保障公司水电、空调、电梯等设施设备的正常运行，及时处理设施设备故障，定期进行检查和维护保养。5.负责公司安全保卫工作，制定安全保卫制度，加强门禁管理、巡逻检查等，确保公司人员和财产的安全。（三）资产管理1.负责公司固定资产的登记、入账、折旧计提、清查盘点等工作，建立固定资产台账，确保资产信息的准确无误。2.对公司固定资产进行合理配置和调配，提高资产使用效率，避免资产闲置浪费。3.负责公司低值易耗品的管理，制定低值易耗品采购计划，进行采购、发放和核销工作。4.参与公司资产的报废、处置工作，按照规定程序进行审批和处理，确保资产处置合法合规。（四）其他工作1.完成公司领导交办的其他临时性工作任务，积极配合其他部门开展工作，提供必要的支持与协助。2.关注行业动态和相关政策法规的变化，及时提出工作改进建议，为公司发展提供有益参考。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文公司收发人员收到外来文件后，应及时进行登记，记录文件的名称、文号、发文单位、日期、份数等信息。将登记后的文件附上文件处理笺，注明拟办意见，呈送总务股负责人阅批。总务股负责人根据文件内容和性质，批示具体的承办部门或人员，并注明办理期限。2.发文各部门如需发文，应填写发文稿纸，注明文件标题、主送单位、抄送单位、发文日期、拟稿人等信息。将发文稿纸及文件初稿交总务股审核，审核内容包括文件格式、文字表述、政策法规依据等。经审核无误后，由总务股负责人签字批准，送公司领导签发。总务股根据领导签发意见，进行文件编号、排版、印制，并加盖印章。将印制好的文件进行登记，按照规定的分发范围进行发放，并做好发放记录。3.文件传阅对于需要传阅的文件，总务股应按照领导批示的传阅顺序进行传递，确保文件及时、准确地传达到相关人员手中。传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期，以明确传阅责任和时间节点。文件传阅完毕后，由总务股负责将文件收回，进行存档保管。4.文件归档文件办理完毕后，承办部门或人员应及时将文件原件及相关材料交总务股归档。总务股按照档案管理的要求对文件进行分类、整理、装订，并编制档案目录。将归档文件存入档案柜或电子档案系统，便于查询和利用。（二）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要填写办公用品需求申请表，注明办公用品的名称、规格、数量、用途等信息。将申请表提交至总务股，总务股进行汇总统计。2.采购审批总务股根据各部门的需求申请表，结合库存情况，制定办公用品采购计划。将采购计划提交公司领导审批，经批准后实施采购。3.采购执行总务股按照批准的采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格按照合同约定进行，确保采购物品的质量和交货期。采购完成后，总务股应及时办理验收手续，核对采购物品的数量、规格、质量等是否与合同一致。4.发放管理总务股根据办公用品的验收情况，将采购的办公用品进行入库登记，并建立库存台账。各部门凭办公用品领用单到总务股领取所需办公用品，总务股应按照领用单上的信息进行发放，并做好发放记录。定期对办公用品的库存进行盘点，确保账实相符。（三）会议组织流程1.会议筹备根据公司领导的指示或工作需要，确定会议的主题、时间、地点和参会人员。总务股负责制定会议筹备方案，明确会议的各项准备工作，如会议资料准备、会议场地布置、会议设备调试等，并将任务分解到具体人员负责。准备会议所需的文件资料，并提前发送给参会人员。2.会议通知总务股按照会议筹备方案确定参会人员名单，制作会议通知。会议通知应明确会议的主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息，并提前发送给参会人员。对于重要会议，应通过多种方式进行通知，确保参会人员及时收到通知。3.会议组织会议当天，总务股工作人员提前到达会议场地，进行最后的准备工作，如检查会议设备、摆放会议资料等。引导参会人员签到入场，按照会议议程组织会议，确保会议秩序良好。做好会议记录，记录会议讨论的主要内容和决议事项。4.会议后续工作会议结束后，及时整理会议资料，将会议记录进行整理、归档。根据会议决议事项，跟踪落实情况，并及时向相关领导汇报。（四）车辆管理流程1.车辆调度各部门因工作需要使用车辆时，应提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息。将申请表提交至总务股，总务股根据车辆的使用情况和驾驶员的工作安排进行车辆调度。车辆调度应遵循先急后缓、合理安排的原则，确保车辆的高效使用。2.车辆使用使用部门按照批准的车辆使用申请表安排车辆使用。驾驶员接到出车任务后，应提前做好车辆的检查和准备工作，确保车辆性能良好、安全设施齐全。在车辆使用过程中，驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，文明行车，确保乘车人员的安全。3.车辆维护总务股负责制定车辆维护计划，定期对车辆进行保养和维修。驾驶员应定期对车辆进行日常检查，发现问题及时报告，并配合维修人员进行维修。根据车辆的行驶里程和使用情况，按照规定进行车辆的定期保养，如更换机油滤清器、空气滤清器、火花塞等。4.车辆费用管理车辆的燃油费、维修保养费、保险费等费用由总务股统一管理。驾驶员应及时将车辆的费用报销凭证交总务股审核报销，总务股按照公司的财务制度进行审核和报销。定期对车辆费用进行统计分析，控制车辆成本。四、工作纪律（一）考勤制度1.总务股工作人员应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，并进行考勤打卡。2._如有特殊情况需要请假，应提前按照公司规定办理请假手续，经批准后方可休假。3.不得无故迟到、早退或旷工，请病假需提供医院证明，事假应提前安排好工作交接。（二）工作态度1.树立良好的服务意识，热情、主动地为公司各部门和员工提供优质的服务。2.认真负责地对待每一项工作任务，严谨细致，确保工作质量。3.积极主动地解决工作中遇到的问题，不推诿、不扯皮，勇于承担责任。（三）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.在办公用品采购及其他业务活动中，不得接受供应商的贿赂或不正当利益_。3.不得泄露公司的商业机密和敏感信息。五、考核与奖惩（一）考核方式1.总务股负责人对工作人员的日常工作表现进行定期检查和评价。2.设立员工自评和同事互评机制，鼓励员工之间相互监督和评价。3.结合公司领导和其他部门的反馈意见，综合评估员工的工作绩效。（二）考核内容1.工作任务完成情况，包括工作的质量、数量、进度等方面。2.工作态度和责任心，如是否积极主动、认真负责、勇于担当等。3.团队协作能力_，与同事之间是否配合默契、沟通顺畅。4.服务意识和服务质量，是否能够满足公司各部门和员工的需求。（三）奖励措施1.对于工作表现优秀、成绩突出的员工，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.在晋升机会、培训机会等方面给予优