高校采购部门制度

PAGE高校采购部门制度一、总则（一）目的为了规范高校采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各级各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的规章制度，依法进行采购。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购过程的透明度和公正性。3.效益性原则：采购活动应注重经济效益和社会效益，提高采购资金的使用效益。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由学校领导、相关职能部门负责人和专家组成。（二）采购执行机构学校设立采购执行机构，负责具体实施采购活动。采购执行机构可以是学校的采购部门，也可以是经学校授权的其他部门或机构。（三）采购监督机构学校设立采购监督机构，负责对采购活动进行监督检查。采购监督机构可以是学校的纪检监察部门，也可以是经学校授权的其他部门或机构。（四）各机构职责1.采购决策机构职责审议和决策重大采购事项；制定采购政策和制度；监督采购活动的执行情况。2.采购执行机构职责编制采购计划和预算；组织实施采购活动；签订采购合同；验收采购项目；整理采购档案。3.采购监督机构职责监督采购活动是否符合法律法规和学校规章制度；受理采购活动中的投诉和举报；对违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行机构应根据学校事业发展规划和教学科研需要，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑采购项目的必要性和可行性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报采购决策机构审批。采购决策机构应根据学校财力状况和事业发展需要，对采购预算进行审核和批准。2.经批准的采购预算应严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按规定程序报采购决策机构审批。（三）预算执行1.采购执行机构应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购预算的执行。2采购执行机构应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》和相关法律法规的规定进行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应按照《中华人民共和国招标投标法》和相关法律法规的规定进行。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照《中华人民共和国政府采购法》和相关法律法规的规定进行。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购应符合《中华人民共和国政府采购法》规定的情形，并按照规定的程序进行。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价应按照《中华人民共和国政府采购法》和相关法律法规的规定进行。（六）采购方式的适用条件1.公开招标适用于采购货物或服务的金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商的项目。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（七）采购方式的选择与审批1.采购执行机构应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式。采购方式的选择应遵循法律法规和学校规章制度的规定，并报采购决策机构审批。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应报省级以上人民政府财政部门批准。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据教学科研和行政管理需要，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购执行机构。（二）采购审批1.采购执行机构收到采购申请表后，应进行初审。初审内容包括采购项目是否符合学校事业发展规划和教学科研需要，采购预算是否合理，采购方式是否合适等。2.初审通过后，采购执行机构应将采购申请表报采购决策机构审批。采购决策机构应根据学校财力状况和事业发展需要，对采购申请表进行审核和批准。（三）采购实施1.采购执行机构根据批准的采购申请表，组织实施采购活动。采购执行机构应按照选定的采购方式，编制采购文件，发布采购信息，组织开标、评标、谈判等活动。2.在采购实施过程中，采购执行机构应严格遵守法律法规和学校规章制度的规定，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购执行机构应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购执行机构应将采购合同副本报采购监督机构备案。（五）验收1.采购项目到货后，采购执行机构应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号是否符合采购合同的要求等。2.验收合格后，采购执行机构应填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收情况等内容。验收报告经验收人员签字后，报采购执行机构存档。（六）付款1.采购项目验收合格后，采购执行机构应按照采购合同的约定，办理付款手续。付款手续应包括填写付款申请表、提供采购合同副本、验收报告等相关材料。2.采购执行机构应将付款申请表报财务部门审核。财务部门应根据采购合同的约定和学校财务管理制度的规定，对付款申请表进行审核和批准。审核通过后，财务部门应按照规定的程序办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行机构应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同的主要条款应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准交付采购项目。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的方式申请仲裁或向人民法院提起诉讼。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同部分条款，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应作为原采购合同的补充文件，与原采购合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，双方应及时协商解决，并采取措施减少损失。如因合同无法履行或部分无法履行给对方造成损失的，应按照合同约定承担相应的赔偿责任。（四）合同档案管理1.采购执行机构应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档和保管。采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、中标通知书、验收报告、付款凭证等相关材料。2.采购合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行。采购合同档案应妥善保管，不得擅自销毁或丢失。如因工作需要查阅或借阅采购合同档案应办理相关手续，并按照规定的程序进行查阅或借阅。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行机构应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别和评估应包括采购项目风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等方面。2.采购执行机构应根据风险识别和评估的结果，制定相应风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方面。（二）风险应对措施1.采购项目风险应对措施加强采购项目的前期调研和论证，确保采购项目的必要性和可行性；严格按照采购程序进行采购活动确，保采购过程的公平公正公开；加强对采购项目的监督和管理，及时发现和解决采购过程中出现的问题。2.供应商风险应对措施建立供应商评价机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评价和考核；与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商出现的问题。3.合同风险应对措施加强对采购合同的审核和管理，确保采购合同的合法性、完整性和有效性；严格按照采购合同的约定履行各自的义务，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题；加强对采购合同的变更和解除管理，确保采购合同的变更和解除符合法律法规和学校规章制度规定。4.验收风险应对措施建立验收管理制度，明确验收标准、验收程序和验收人员的职责；加强对验收过程的监督和管理，确保验收工作的公平公正公开；及时发现和解决验收过程中出现的问题，并做好记录和处理工作。5.付款风险应对措施建立付款管理制度，明确付款条件、付款程序和付款人员的职责；加强对付款过程的监督和管理，确保付款工作的合规性和准确性；及时发现和解决付款过程中出现的问题，并做好记录和处理工作。（三）风险监督与控制1.采购执行机构应建立采购风险监督与控制机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行监督和检查。监督和检查应包括采购过程、合同履行、验收付款等方面。2.采购执行机构应根据监督和检查的结果，及时调整风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。八、采购信息管理（一）信息收集1.采购执行机构应建立采购信息收集机制，及时收集与采购活动相关的信息。采购信息收集应包括采购政策法规、采购市场动态供应商信息、采购项目信息等方面。2.采购执行机构应通过多种渠道收集采购信息，如政府网站、行业协会网站、供应商网站、新闻媒体等。（二）信息分析与利用1.采购执行机构应建立采购信息分析与利用机制，定期对采购信息进行分析和研究，并将分析结果应用于采购决策和采购管理工作中。2.采购执行机构应通过对采购信息的分析和研究掌握采购市场动态，了解供应商情况，为采购决策提供依据。（三）信息公开1.采购执行机构应建立采购信息公开制度，及时公开与采购活动相关的信息。采购信息公开应包括采购政策法规、采购项目信息、采购结果信息等方面。2.采购执行机构应通过学校网站、校内公告栏等渠道公开采购信息，确保采购信息的透明度和公开性。九、采购绩效评估（一）评估指标1.采购执行机构应建立采购绩效评估指标体系，对采购活动的绩效进行评估。采购绩效评估指标应包括采购质量、采购价格、采购效率、采购服务等方面。2.采购质量指标应包括采购项目是否符合质量标准、验收合格率等方面；采购价格指标应包括采购项目的价格是否合理、价格节约率等方面；采购效率指标应包括采购周期、采购计划完成率等方面；采购服务指标应包括供应商满意度、用户满意度等方面。（二）评估方法1.采购执行机构应采用科学合理的评估方法，对采购活动的绩效进行评估。评估方法应包括定量分析、定性分析、综合分析等方面。2.定量分析应采用数据统计和分析方法，对采购绩效评估指标进行量化分析