非招标药品采购制度

PAGE非招标药品采购制度一、总则（一）目的为规范公司非招标药品采购行为，确保药品采购的合法性、合理性、规范性和及时性，保障公司药品供应质量，满足临床用药需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有非招标方式采购的药品。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保药品采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的药品供应商，保证所采购药品的质量符合国家标准和临床使用要求。3.效益原则：在保证药品质量和供应需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会，公平竞争，公正评标。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门（如临床科室、药房等）应根据临床用药需求预测和库存情况，定期向采购部门提交药品采购申请。2.采购部门汇总各部门采购申请后，结合药品市场动态、医院业务发展规划等因素，制定年度、季度和月度药品采购计划。3.采购计划应明确药品名称、规格、剂型、数量、预计采购时间等详细信息，并经相关部门负责人审核确认。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购计划编制药品采购预算，预算应涵盖各类药品的采购金额、运输费用、仓储费用等相关成本。2.采购预算需经财务部门审核，结合公司年度财务预算安排，确保采购资金的合理使用。3.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、药品生产许可证、药品经营许可证、GMP认证、GSP认证等相关资质证书。2.通过多种渠道收集供应商信息，如行业推荐、供应商自荐、网络搜索等，对潜在供应商进行初步筛选。3.组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量管理水平、信誉状况、供应能力等方面，形成考察报告。4.根据考察结果，综合考虑各方面因素，确定合格供应商名单，并建立供应商档案，记录供应商基本信息、资质文件、考察情况、合作历史等内容。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括药品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门负责收集供应商的相关数据，如药品检验报告、交货记录、价格变动情况等，会同质量控制部门、临床使用部门等进行综合评估。3.根据评估结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，如优先合作、增加采购份额等；对于表现不佳的供应商，采取警告、限期整改、暂停合作等措施，直至取消其合格供应商资格。（三）供应商关系维护1.与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，反馈公司药品采购需求和质量要求，了解供应商生产经营情况和市场动态。2.协助供应商解决合作过程中遇到的问题，如质量问题、交货延迟等，共同促进双方合作关系的良好发展。3.建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。四、采购流程（一）采购申请受理1.采购部门指定专人负责受理各部门提交的药品采购申请，对申请内容进行完整性和准确性审核。2.对于不符合要求的采购申请，及时与申请部门沟通，要求其补充或修正相关信息。（二）采购需求确认1.根据采购申请，采购人员对药品的规格、剂型、数量等需求信息进行进一步确认，如有疑问及时与申请部门核实。2.结合库存情况，判断是否需要立即采购，对于库存充足或短期内不需要的药品，可适当调整采购计划。（三）采购方式选择1.根据药品采购金额、市场供应情况、采购紧急程度等因素，选择合适的采购方式。非招标采购方式包括询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.对于采购金额较小、市场供应充足、技术规格简单的药品，可采用询价采购方式；对于采购金额较大、技术复杂、有特殊要求的药品，可采用竞争性谈判采购方式；对于因特殊原因只能从唯一供应商处采购的药品，可采用单一来源采购方式。（四）采购实施1.询价采购采购人员向多家符合资质的供应商发出询价函，明确药品名称、规格、数量、质量要求、交货期、报价要求等内容。供应商在规定时间内报价，采购人员对各供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为候选供应商。与候选供应商进一步沟通协商，确定最终采购价格、交货方式、付款方式等条款，并签订采购合同。2.竞争性谈判采购成立谈判小组，由采购部门、质量控制部门、临床使用部门等相关人员组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判的药品名称、规格、数量、质量要求、技术参数、商务条款、价格上限等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行多轮谈判，要求供应商对药品质量、价格、服务承诺等方面进行详细阐述，并根据谈判情况进行现场报价。谈判小组综合考虑各供应商的谈判表现和报价情况，按照谈判文件规定的评标标准进行评标，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。3.单一来源采购采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购药品的名称、规格、数量、采购理由（如专利药品、特定品牌药品、独家代理药品等）。经相关部门负责人审核同意后，报公司管理层审批。审批通过后，与唯一供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期、付款方式等条款，并签订采购合同。（五）合同签订1.采购合同应明确药品名称、规格、剂型、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，需经公司法律事务部门或法律顾问审核，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。3.采购人员负责与供应商签订采购合同，并将合同副本及时交财务部门、质量控制部门等相关部门备案。（六）采购验收1.质量控制部门负责组织药品验收工作，制定药品验收标准和流程。2.药品到货后，采购人员通知质量控制部门进行验收。验收人员按照验收标准对药品的外观、包装、规格、数量、质量检验报告等进行检查核对。3.对于验收合格的药品，质量控制部门出具验收合格报告，并办理入库手续；对于验收不合格的药品，按照合同约定及时与供应商沟通协商，要求其退换货或采取其他处理措施。（七）付款管理1.财务部门根据采购合同和验收合格报告，审核采购付款申请。2.按照合同约定的付款方式和付款时间，及时办理付款手续。对于货到付款的采购业务，在验收合格后及时支付货款；对于分期付款的采购业务，按照合同约定的分期支付节点进行付款。3.付款过程中，如发现问题或纠纷，财务部门应及时与采购部门、供应商沟通协调，妥善解决。五、采购风险管理（一）质量风险1.加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质，定期对供应商进行质量评估与考核。2.建立健全药品验收制度，加强验收环节的质量把控，确保所采购药品质量符合国家标准和临床使用要求。3.加强与药品监管部门的沟通协调，及时了解药品质量监管动态，防范质量风险。（二）价格风险1.关注药品市场价格动态，定期收集市场价格信息，建立价格监测机制。2.在采购过程中，通过询价、谈判等方式，合理确定采购价格，避免采购价格过高或过低带来的风险。3.与供应商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况，合理调整采购价格，降低价格风险。（三）供应风险1.建立供应商储备机制，选择多家合格供应商，避免过度依赖单一供应商。2.加强与供应商的沟通协调，及时了解其生产经营情况和供应能力，提前做好应对供应短缺等突发情况的预案。3.关注药品原材料供应情况、行业政策变化等因素，提前采取措施，降低供应风险对公司药品采购的影响。（四）合同风险1.加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、权利义务明确。2.在合同履行过程中，加强对合同执行情况的监督检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。3.建立合同纠纷处理机制，对于合同纠纷及时进行协商、调解或通过法律途径解决，维护公司合法权益。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对药品采购制度执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购合同是否履行等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报药品采购工作情况，接受管理层的监督检查。3.质量控制部门、财务部门等相关部门应按照职责分工，对药品采购的质量、付款等环节进行监督管理。（二）外部监督1.积