采购三方比价询价制度

PAGE采购三方比价询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，特制定本三方比价询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.公平公正原则采购活动应遵循公平、公正的原则，对待所有参与供应商，不得偏袒任何一方。在比价询价过程中，严格按照既定的标准和程序进行，确保各供应商享有平等的竞争机会。2.公开透明原则采购信息应公开透明地传达给所有潜在供应商，包括采购需求、询价文件、比价标准等。采购过程中的各个环节，如开标、评标等，应接受公司内部监督和相关部门的检查，确保整个采购活动在阳光下进行。3.竞争择优原则通过引入多家供应商进行比价询价，形成充分的市场竞争，促使供应商提供更具性价比的产品和服务。在满足采购需求的前提下，选择最优供应商，以实现公司利益最大化。4.诚实守信原则参与采购活动的各方应诚实守信，严格履行各自的责任和义务。供应商应如实提供产品信息、价格及售后服务承诺等，公司采购部门及相关人员应如实记录采购过程，不得隐瞒或歪曲事实。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，确认采购需求的合理性和必要性。如发现申请不合理或不符合公司相关规定，采购部门有权要求申请部门进行调整或补充说明。（二）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.从供应商数据库中筛选出至少三家符合采购要求的供应商，并向其发出询价邀请。询价邀请应明确采购项目的详细要求、报价截止时间、报价方式等关键信息。3.在特殊情况下，如市场上符合要求的供应商数量不足三家时，采购部门应进行充分的市场调研，寻找其他潜在供应商，并确保邀请的供应商具有一定的代表性和竞争力。（三）询价文件发放1.采购部门向受邀供应商发放详细的询价文件，询价文件应包含以下内容：采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等详细说明；报价要求，包括报价有效期、报价范围（含产品价格、运输费用、税费等所有费用）、报价方式（如一次性报价或分项报价）等；交货时间、地点及验收标准；供应商应提供的资质证明文件、业绩案例等相关资料要求；其他需要供应商知晓的重要信息。2.采购部门应确保供应商在收到询价文件后，对文件内容有充分的理解。如有疑问，供应商应在规定时间内与采购部门沟通，采购部门应及时给予解答。（四）报价收集及整理1.供应商应在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件提交至采购部门。报价文件应包括报价单、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资质证明文件等相关内容。2.采购部门对收到的报价文件进行整理和登记，检查报价文件的完整性和合规性。如发现报价文件存在缺项、漏项或不符合要求的情况，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正，并明确告知供应商补充或修正的截止时间。3.对供应商的报价进行初步审核，剔除明显不符合要求或过高的报价。审核内容包括报价是否涵盖询价文件要求的所有费用、价格计算是否正确、资质证明文件是否齐全有效等。（五）比价与评估1.采购部门组建比价小组，成员包括采购部门相关人员、技术部门代表、财务部门代表等。必要时，可邀请其他相关部门人员参与。2.比价小组根据询价文件要求和公司制定的比价标准，对各供应商的报价进行详细比较和评估。比价标准应综合考虑产品价格、质量、售后服务、交货期、供应商信誉等因素，确保评估结果客观公正。3.在比价过程中，比价小组应认真分析各供应商的报价差异及其原因，对报价较低的供应商进行重点考察，核实其产品质量、服务能力等是否满足要求。同时，对比价过程中发现的问题和疑问，及时与供应商沟通确认。4.对于技术复杂或专业性较强的采购项目，比价小组可组织相关技术人员进行技术交流和评审，对供应商的技术方案、产品性能等进行深入分析和评估，确保采购的物资或服务能够满足公司实际需求。（六）确定供应商1.比价小组根据比价与评估结果，撰写比价报告，推荐拟选定的供应商名单及理由。比价报告应详细说明各供应商的报价情况、综合评估得分及推荐意见等内容。2.将比价报告提交至采购部门负责人审核，采购部门负责人根据公司采购政策和实际情况，对推荐的供应商名单进行最终审定。如发现推荐意见存在问题或不合理之处，采购部门负责人有权要求比价小组重新进行评估或调整推荐意见。3.经采购部门负责人审定通过后，确定最终供应商，并向其发出中标通知。中标通知应明确采购项目的各项要求、合同签订时间、交货时间等关键信息，要求供应商在规定时间内回复确认。（七）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务条款、付款方式等详细条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草本提交至公司法务部门进行审核，确保合同内容符合法律法规要求，不存在法律风险。法务部门应对合同条款进行合法性审查，并提出修改意见和建议。3.根据法务部门的审核意见，采购部门对合同草本进行修改和完善，确保合同条款清晰、准确、完整。修改后的合同草本经采购部门负责人签字确认后，正式与供应商签订合同。（八）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部门应通知相关验收部门（如使用部门、质量检验部门等）做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准制定详细的验收方案，明确验收流程、验收标准和验收人员职责。2..物资到货后，验收人员按照验收方案对物资的数量、规格型号、外观质量等进行初步检查，并对物资进行必要的测试和检验，确保物资符合采购合同要求。对于服务采购项目，验收人员应根据服务合同要求，对服务的质量、效果、完成时间等进行评估和验收。3.验收过程中，如发现物资或服务存在质量问题或不符合合同要求的情况，验收人员应及时记录，并通知供应商限期整改或退换货。供应商应在规定时间内完成整改或退换货工作，重新提交验收申请。验收部门对整改或退换货后的物资或服务进行再次验收，直至符合要求为止。4.验收合格后，验收人员填写验收报告，经相关负责人签字确认后，作为采购付款的依据之一。验收报告应详细记录验收过程、验收结果及相关问题处理情况等内容。（九）采购付款1.采购部门根据采购合同约定和验收报告，填写付款申请单，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告等相关证明文件。2.付款申请单提交至财务部门进行审核，财务部门对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核，核实采购合同执行情况、验收情况及付款金额是否符合合同约定等。如发现付款申请存在问题或不符合财务规定，财务部门有权要求采购部门进行补充说明或调整。3.经财务部门审核通过后报公司领导审批，公司领导根据公司资金状况和采购政策对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。三、监督与管理（一）内部监督1.公司设立专门的采购监督小组，成员由公司内部审计部门、纪检部门及其他相关部门人员组成。采购监督小组负责对采购活动全过程进行监督检查，确保采购行为符合公司制度和法律法规要求。2.采购监督小组定期对采购项目进行抽查，检查采购文件、报价文件、合同文本等资料的完整性和合规性，核实采购过程是否按照规定程序进行，有无违规操作或不正当行为。3.采购监督小组有权对采购活动中的相关人员进行询问和调查，要求其提供与采购活动有关的资料和信息。对于发现的问题，采购监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。2.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的需求和意见，共同探讨如何改进采购工作流程，提高采购效率和质量。同时，向供应商传达公司的采购政策和要求，促进双方建立长期稳定、互利共赢的合作关系。3.对供应商的资质进行动态管理，要求供应商定期更新其资质证明文件，确保其具备持续提供合格产品和服务的能力。对于因供应商自身原因导致的产品质量问题或其他违约行为，按照合同约定追究其责任，并采取相应的处罚措施。（三）档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、询价文件、报价文件、比价报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购档案应妥善保管，确保档案资料的完整性和安全性。档案保存期限应符合公司相关规定和法律法规要求，以便在需要时能够及时查阅和追溯采购活动的全过程。3.建立采购档案查阅制度，明确查阅权限和查阅流程。未经授权，任何人不得擅自查阅采购档案。因工作需要查阅采购档案的人员，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后，在指定地点由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。四、违规处理（一）对采购部门及相关人员的违规处理1.在采购活动中，如发现采购部门及相关人员存在以下违规行为，将视情节轻重给予相应的处罚：未按照规定程序进行采购活动，如未进行三方比价询价、擅自确定供应商等，给予警告处分；情节严重的，给予记过、记大过处分，并处以一定金额的罚款。与供应商串通，谋取不正当利益，如泄露采购底价、接受供应商贿赂等，给予撤职处分；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。在采购过程中，故意隐瞒或歪曲事实，影响采购决策，给予降职处分；造成公司经济损失的，应承担相应赔偿责任。2.采购部门及相关人员如对违规处理决定不服，可在规定时间内向上级主管部门提出申诉。上级主管部门应在接到申诉后进行调查核实，并在规定时间内作出答复。（二）对供应商的违规处理1.供应商在参与采购活动过程中，如出现以下违规行为，公司将采取相应的处罚措施：提供虚假报价、产品信息或资质证明文