河北省工会采购制度

PAGE河北省工会采购制度一、总则（一）目的为规范河北省工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会工作顺利开展，依据相关法律法规，结合本省工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北省各级工会组织使用工会经费进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受工会会员和社会监督，保证采购信息及时、准确、完整地披露。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构各级工会应成立采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购决策机构成员应包括工会领导、相关部门负责人、工会会员代表等，确保决策的科学性、民主性和公正性。（二）采购执行部门各级工会应明确采购执行部门，负责具体实施采购活动。采购执行部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和法律法规，具备良好的沟通协调能力和市场分析能力。采购执行部门的主要职责包括：1.编制采购计划和采购预算，报采购决策机构审批。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。3.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。（三）监督部门各级工会应设立监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门的主要职责包括：1.监督采购决策机构履行职责情况，确保采购决策合法合规。2.检查采购执行部门采购活动的程序和行为是否符合规定，纠正违规行为。3.受理对采购活动的投诉举报，及时调查处理，并将处理结果反馈给相关部门和人员。三、采购预算管理（一）预算编制各级工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、资金来源等详细信息。采购预算编制应遵循以下原则：1.统筹兼顾原则：综合考虑工会各项工作需要，合理安排采购资金，确保重点项目和关键工作的顺利开展。2.勤俭节约原则：严格控制采购成本，避免浪费和不必要的开支，提高资金使用效益。3.科学合理原则：根据市场价格变化和实际需求，科学合理地确定采购预算金额，确保预算的准确性和可行性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应报采购决策机构审批。采购决策机构应根据工会工作实际情况和资金状况，对采购预算进行认真审核，确保预算合理、合规、可行。经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如需调整采购预算，应按照规定程序重新报采购决策机构审批。（三）预算执行与监督采购执行部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金专款专用。监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题，确保采购预算的严格执行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购，应采用公开招标方式：1.采购货物、工程和服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的。2.采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购计划制定采购执行部门应根据工会工作实际需求，结合采购预算，制定采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购方式等详细信息，并报采购决策机构审批。（二）采购信息发布1.公开招标和邀请招标项目：采购执行部门应在规定媒体上发布招标公告或投标邀请书，公告或邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购方式、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.竞争性谈判、单一来源采购和询价项目：采购执行部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件，采购文件应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购方式、供应商资格条件、谈判或询价时间及地点、采购需求等信息。（三）供应商资格审查采购执行部门应按照采购文件规定的供应商资格条件，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等。经资格审查合格的供应商，方可参与采购活动。（四）采购评审1.公开招标和邀请招标项目：采购执行部门应组建评标委员会或谈判小组，按照招标文件或谈判文件规定的评标标准或谈判程序，对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。评标委员会或谈判小组应由工会代表、相关技术专家、法律专家等组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.竞争性谈判、单一来源采购和询价项目：采购执行部门应组织谈判小组或询价小组，按照采购文件规定的谈判程序或询价要求，与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。谈判小组或询价小组应由工会代表、相关技术专家、法律专家等组成，成员人数应为三人以上单数。（五）采购合同签订采购执行部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务，确保采购项目顺利实施。（六）采购验收采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同要求。验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、验收时间、验收人员、验收结论等信息。（七）采购付款采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。付款前，采购执行部门应审核供应商提供的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。六、采购风险管理（一）风险识别与评估各级工会应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。（二）风险应对措施1.政策风险应对：加强对国家法律法规和相关政策的学习和研究，及时了解政策变化，确保采购活动符合政策要求。2.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，合理确定采购价格和采购时间，降低市场风险。3.供应商风险应对：建立供应商评估和管理机制，加强对供应商的资格审查和信用评价，选择信誉良好、实力较强的供应商，降低供应商风险。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，明确双方权利义务，防范合同风险。5.验收风险应对：建立健全采购验收制度，加强对采购项目的验收管理，确保采购项目质量符合要求，降低验收风险。6.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和时间付款，加强对付款凭证的审核，防范付款风险。（三）风险监督与控制各级工会应加强对采购风险的监督与控制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题，确保采购风险得到有效控制。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动中的各类文件和资料，主要包括采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购执行部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行及时整理和归档。档案整理应做到分类清晰、编号规范、装订整齐、内容完整。归档后的采购档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应根据国家法律法规和相关规定执行。一般情况下，采购档案的保管期限为十五年。（