工会集采购制度

PAGE工会集采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织工会的集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织工会使用工会经费进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，保障所有符合条件的供应商平等参与竞争，不偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）工会采购领导小组1.组成：由工会主席担任组长，工会副主席、财务委员以及职工代表等成员组成。2.职责负责审议工会集中采购的重大事项，包括采购计划、采购预算、采购方式的确定等。监督采购过程的合规性，对采购结果进行审核。协调处理采购过程中的争议和问题。（二）采购工作小组1.组成：由工会相关工作人员、专业技术人员等组成，设组长一名。2.职责负责具体实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。对采购项目进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。（三）监督小组1.组成：由工会内部审计人员、职工代表等组成。2.职责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规，有无违规操作和腐败行为。受理供应商和职工对采购活动的投诉和举报，并进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.工会采购工作小组应根据工会工作计划和实际需求，每年编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，提交工会采购领导小组审议。2.工会采购领导小组根据工会经费状况和实际工作需要，对采购预算进行审批。审批通过后的采购预算作为年度采购工作的依据。（三）预算调整1.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购工作小组应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。2.采购预算调整申请经工会采购领导小组审批后执行。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：单项采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序采购工作小组编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序采购工作小组根据采购项目特点和供应商库情况，选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。对被邀请供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购工作小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出谈判邀请书。组织谈判，与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判。谈判结束后，要求供应商在规定时间内提交最后报价。根据谈判情况和最后报价，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购工作小组提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、数量、金额、理由等内容。经工会采购领导小组批准后进行单一来源采购。与单一供应商进行协商，确定采购价格、技术规格、服务条款等内容。签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购工作小组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各部门或工会会员根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、用途等内容。2.采购申请表经部门负责人签字后提交给工会采购工作小组。（二）采购审批1.采购工作小组对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于符合采购预算和采购程序的申请，提交工会采购领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购工作小组组织实施采购活动。公开招标、邀请招标项目，按照招标程序进行操作。竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，按照相应的采购程序进行操作。2.在采购过程中，采购工作小组应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购工作小组填写验收报告，并提交给工会财务部门办理付款手续。3.工会财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的程序支付采购款项。六、供应商管理（一）供应商库建立1.采购工作小组应通过市场调研、供应商推荐、行业协会介绍等方式，收集供应商信息。2.对收集到的供应商信息进行审核，筛选出符合条件的供应商，建立供应商库。供应商库应包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。（二）供应商评价1.根据采购项目的实际情况，采购工作小组定期对供应商进行评价。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、售后服务等方面表现突出的供应商，给予一定的奖励，如表彰、优先合作、价格优惠等。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供虚假信息、存在商业贿赂等行为的供应商，依法追究其责任，并采取相应的处罚措施，如取消合作资格、列入黑名单等。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购工作小组应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如采购预算超支、采购质量不合格、供应商违约、采购程序违规等。2.针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点风险因素。（三）风险应对1.对于重点风险因素，制定针对性的风险应对措施，如加强采购预算管理、严格采购质量控制、完善供应商管理、规范采购程序等。2.建立风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险问题，确保采购活动的顺利进行。八、监督与检查（一）内部监督1.监督小组应定期对采购活动进行内部监督检查，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。2.对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受上级工会、审计部门、职工代表大会等外部机构的监督检查。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，认真整改落实，并及时反馈整改情况。九、争议处理（一）争议解决方式1.在采购活动中，如发生争议，采购各方应首先通过友好协商解决。2.协商不成的，可以根据采购合同约定的争议解决