公益创投采购询价制度

PAGE公益创投采购询价制度一、总则（一）目的为规范公益创投采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障公益项目顺利实施，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展公益创投活动过程中的各类物资采购、服务采购等询价行为。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：采购询价过程及结果应向相关利益方公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。二、采购询价流程（一）采购需求确定1.项目团队提出需求：公益项目团队根据项目实施计划和实际需求，详细列出所需采购的物资或服务清单，包括名称、规格、数量、质量要求、交付时间等。2.需求审核：由项目管理部门对采购需求进行审核，确保需求的合理性、必要性和完整性。审核内容包括与项目目标的关联性、预算的匹配性等。如发现需求不合理或存在问题，及时与项目团队沟通调整。（二）供应商选择与邀请1.供应商库建立：建立公益创投采购供应商库，收录具有良好信誉、具备相应资质和能力的供应商。供应商库的建立应通过公开征集、推荐、考察评估等方式进行，确保入库供应商的质量。2.邀请询价：根据采购需求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，向其发出询价邀请。询价邀请应明确采购项目的基本情况、询价要求、报价截止时间等关键信息。同时，也可通过公开渠道发布询价信息，邀请潜在供应商参与。（三）询价文件编制1.询价文件内容：询价文件应包含采购项目的详细说明、技术规格要求、报价要求、合同条款、售后服务要求等内容。确保供应商能够清楚了解采购需求，以便准确报价。2.文件审核：询价文件编制完成后，由项目管理部门、财务部门等相关人员进行审核，检查文件内容是否完整、准确、清晰，有无歧义或漏洞。审核通过后方可发放给供应商。（四）供应商报价1.报价要求：供应商应按照询价文件的要求进行报价，报价应包括货物或服务的单价、总价、运费、税费等所有费用，并注明价格的有效期。2.报价提交：供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件密封提交至指定地点或通过指定方式发送给采购方。报价文件应加盖供应商公章或授权代表签字。（五）报价评审1.评审小组组成：成立报价评审小组，成员包括项目管理专家、财务人员、技术专家等。评审小组应具有广泛的代表性和专业性，确保评审结果的公正性和科学性。2.评审标准制定：根据采购项目的特点和需求，制定详细的评审标准，评审标准应涵盖价格、质量、服务、信誉等多个方面。例如，可以设定价格权重、质量技术指标权重、售后服务承诺权重等。3.评审过程：评审小组对供应商的报价文件进行逐一评审，按照评审标准进行打分或排序。评审过程中，应充分考虑各供应商的优势和劣势，对报价进行综合评估。对于技术复杂或专业性强的采购项目，可要求供应商进行现场演示或答疑，以便更全面地了解供应商的能力和方案。4.评审结果确定：根据评审得分或排序，确定中标候选人或成交供应商。评审结果应形成书面报告，经评审小组全体成员签字确认。（六）合同签订1.合同起草：采购方根据评审结果，与中标候选人或成交供应商起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物或服务的规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同审核：合同起草完成后，由法务部门、财务部门等相关人员进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性以及风险防范措施等。审核通过后方可签订合同。3.合同签订：采购方与供应商签订正式合同，合同一式多份，双方各执若干份，并按照合同约定履行各自的责任和义务。三、采购询价监督与管理（一）内部监督1.设立监督机构：成立专门的采购询价监督小组，负责对采购询价活动进行全程监督。监督小组应由公司/组织内部的纪检、审计等部门人员组成。2.监督内容：监督小组应重点监督采购询价过程是否符合规定流程，是否存在违规操作、利益输送等问题；评审过程是否公正、公平，评审结果是否合理；合同签订和履行是否规范等。3.监督方式：监督小组可通过现场监督、文件审查、供应商反馈等方式进行监督。对于发现的问题，应及时要求采购部门进行整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.信息公开：按照相关规定，将采购询价项目的基本情况、采购流程、评审结果等信息向社会公开，接受社会公众的监督。2.投诉处理：设立投诉渠道，接受供应商和其他利益相关方的投诉。对于投诉事项，应及时进行调查核实，并按照规定进行处理。如发现采购过程存在违法违规行为，应依法依规追究相关人员的责任。（三）档案管理1.档案收集：采购询价活动结束后，应及时收集整理相关档案资料，包括采购需求文件、询价邀请文件、供应商报价文件、评审报告、合同文件等。2.档案整理与归档：对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行归档保存。档案应妥善保管，确保档案的完整性和可查阅性。3.档案保管期限：根据相关规定，确定采购询价档案的保管期限，一般为[X]年。保管期限届满后，按照档案销毁程序进行销毁。四、采购询价相关人员职责（一）项目团队职责1.提出准确、合理的采购需求，并对需求的真实性和必要性负责。2.协助采购部门进行供应商选择、询价文件编制等工作，提供相关技术支持和项目背景信息。3.参与采购合同的签订和履行过程，监督供应商按照合同约定提供货物或服务，及时反馈项目实施过程中的问题。（二）采购部门职责1.负责采购询价活动的组织实施，包括需求确定、供应商选择与邀请、询价文件编制、报价评审、合同签订等工作。2.建立和维护供应商库，定期对供应商进行评估和管理。3.与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中的相关事宜。4.对采购询价活动进行总结分析，不断完善采购流程和管理制度。（三）评审小组职责1.按照评审标准对供应商的报价文件进行客观、公正的评审，确保评审结果的科学性和合理性。2.对评审过程中发现的问题进行讨论和决策，提出评审意见和建议。3.配合监督小组对评审过程进行监督，确保评审活动的合规性。（四）监督小组职责1.对采购询价活动进行全程监督，检查采购流程是否合规，评审过程是否公正，合同签订和履行是否规范。2.受理供应商和其他利益相关方的投诉，对投诉事项进行调查核实，并提出处理意见。3.定期对采购询价活动进行检查和评估，提出改进建议，促进采购管理工作的规范化和科学化。（五）财务部门职责1.参与采购需求审核，从财务角度评估采购预算的合理性和资金使用效益。2.负责采购项目的资金预算安排和支付管理，确保资金安全、合理使用。3.对采购合同中的财务条款进行审核，防范财务风险。4.参与采