采购管理相关制度

采购操作细则

说明：本制度相当于公司采购工作的操作规范或者作业

指导书。可以使采购人员规范个人采购行为、规范公司采购

事务、提高采购工作效率，达到节约采购成本、提高采购业

务质量与经济效益的目的。

本操作细则主要包括：总则、采购方式、采购期限、核

批权限,供应商调查与评价、采购实施、采购异常处理、采

购进度控制、附则等内容。

目录

1、总则.........................................................................2

2、采购方式.....................................................................3

3、采购期限.....................................................................3

4、核批权限.....................................................................4

5、供应商调查与评价............................................................4

6、采购实施.....................................................................5

7、采购异常处理................................................................7

8、采购进度控制................................................................8

9、附则.........................................................................9

1、总则

1.1目的

为统一员工采购行为、规范公司采购事务、提高采购工作效率，达到节约采

购成本、提高采购业务质量与经济效益，特制定本制度。

L2适用范围

适用于公司各类物资采购相关工作；采购部全部员工。

L3采购部岗位职责

(1)负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；

(2)负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理；

(3)负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；

(4)负责物资采购的询价、议价、比质、比价；

(5)负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；

(6)负责管辖范围内的卫生、安全工作。

(7)负责做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发

的各种文件；

(8)负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对

帐并协助实施物资盘点。

1.4采购原则

(1)未经审批的物资一律不得采购；

(2)仓库内的库存物资应优先使用；

(3)建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；

(4)采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；

(5)在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价

格比服务的原则，择优确定采购单位；

(6)对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方

可采购。

(7)尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。

2、采购方式

采购部门应视物资使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及

价格稳定性等因素，选择最有利的采购方式办理采购作业。

2.1定期合同采购：市于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市

场价稳定的物资，可选用本方式实施采购。

2.2特约厂商采购：本于用量不大、费用不太高的单项物资，可简化采购流

程，由采购部门择定特约供应商直接供货，但在付款前需确认不高于市价时予以

付款。

2.3招标采购：主要指针对大宗、费用额度大的物资或者国家规定要求采取

招标采购的物资，由采购部按照招标特定程序与规定予以采购实施。

2.4紧急采购：主要针对紧缺、急用物资，考虑到时间问题，可直接择定供

应商实施采购，以便及时备货、保证使用。但必须尽量咬照一般采购程序办理相

关手续，若来不及办理或者签字负责人不在，仍需在1-2个工作日内补办相关手

续。

2.5一般采购：不适用于前述采购方式者可按照本方式采购，程序如下：采

购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后实施采购。

3、采购期限

3.1采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。采购部应及时根

据前期的供应商调查结果分析拟定好采购期限，并呈总经理核准后公布实施。原

则上应以供货合同拟明的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。

3.2原采购实施期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈总经理核准

后，通知相关部门，以利于存量管制及适时提出请购。

4、核批权限

4.1生产性物资，采购合同额元以内，由主管生产副总审批通过即可；

采购合同额元以上，由总经理审批通过后,方可实施采购。

4.2非生产性物资，采购合同额元以内，由主管生产副总审批通过即可；

采购合同额元以上，由总经理审批通过后,方可实施采购。

5、供应商调查与评价

（详细内容见《供应商管理制度》）

5.1由采购部（或者相关业务部门下属采购组，例如技术部、生产部、项目

部）实施采购前，针对意向供应商进行市场调查，但应为先对公司物资合格供应

商名册上的合格供应商进行考察。具体调查范围包括：供方产品质量、企业信息、

售后服务等详细情况，初步确定质量可靠、价格合理的供应商作为候选方，并填

好《供应商调查表》备案。

5.2由采购部组织生产管理部、品质管理部、技术管理部等部门相关人员组

成供应商调查小组，对供应商实施调查、评价，并填写《供应商调查表》、《供应

商调查考核评分表》。

5.3评价结果由各部门负责人作出建议、签字确认，供总经理核定是否准予

成为公司合格供应商以及对等级鉴定结果的确认。

6、采购实施

6.1询价

6.1.1采购人员在收到“请购单”或“外购单”后，应先判断请购物资的品

名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应商报价。对于资料填写不

全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。

6.1.2采购人员参考过去采购记录或供应商资料拟定至少三家询价对象，独

家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经总经理核准者除外，并填记在“请购单”

±o

6.1.3对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连

同报价单一并送来，作为议价参考。

6.1.4采购人员询价时，应将询价截止日期填注于“请购单”内以便通知供

应商；一旦通知供应商报价后，应紧跟催进度。

6.L5询价完成后，采购人员应将询价、报价的全部资料整理整理好，以便

据以议价。

6.1.6若报价物资规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购人员可将全部资

料填制“采购事务征询单”，连同有关报价资料送请购部门签注意见，并按其意

见处理，必要时重新询价。

6.2议价、比价

6.2.1采购人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签

结果、各厂商报价，查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情，经成本分析后，

拟订议价对象、议价策略及拟购底价，以供议价、比价之用。

6.2.2议价、比价时总原则是追求“高性价比”的物资，除注意质量、价格

外，还应注意交货期有无保证，能否向供应商争取分期付款等。

6.2.3议价、比价可采用多种形式进行。议价、比价完成后，由采购人员拟

定合作对象，呈请有关领导核批。

6.3采购

6.3.1采购人员根据议价比价结果，填制"订购单”并发出采购联络函，寄

送目标供应商。同时，将“订购单”第二联送仓库以待收料。订购单中需要标明

订购物品品种、规格、数量、质量、价格、交货方式、交货日期、运费承担、结

算方式、采购部联系方式等基本信息内容。

6.3.2预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购人员应先

与供应商签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、供货

方式、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。合同书正本两份，

一份存采购部门，一份存供应商；副本若干，分存请购部门、收料部门、会计部

门及供应商。

6.4验收入库

6.4.1采购物资运到本公司时，一般物品由采购部门直接验收并填制《验收

单》、办理入库手续或进行退换货处理；

6.4.2需特别检验的物资，需由采购部门对照核对采购计划，经确认无误后

开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允

许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库

并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库，应由采购部完成后续的退换

货处理工作。

6.5结算

651采购部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，

并经总经理批准后，财务部方可付款。具体凭证包括：《请购单》、《采购合同》、

《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关

单证。

6.5.2财务部须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必

须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手

续。

7、采购异常处理

7.1请购项目撤销

采购人员收到原请购部门送来“撤销请购单”后按下列方式办理：

7.1.1若原请购项目尚未办理，由采购人员在原请购单据上加盖“撤销”章.

再将原请购单与“撤销请购单”第二联退回原请购部门，第一联自存，按一般请

购单据存档方式处理。

7.1.2若原请购项目已向厂商订购，由采购人员与供应商接洽撤销订购，经

供应商同意撤销后，向供应商取回采购联络函，依第7.1.1项方式处理。若供应

商坚持不能撤销，采购人员应于撤销请购单上注明原因，呈总经理核签后，再将

撤销请购单寄回原请购部门。

7.2紧急请购

采购人员接到紧急请购通知，应即查明请购物资名称、规格、数量、请购单

号及交货地点等资料，并以电话询议价格，待收到正式请购单时，补入询议价结

果，按急件方式处理。

7.3交货质量异常处理

采购人员收到检验部门验收不合格的“材料检验报告表"时，应尽速与供应

商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于‘材料检验报告表”的“采

购处理结果"栏内，并呈总经理核签后，送回仓库。

7.3.1对于需退料、换料或补交者，采购人员应于"材料检验报告表”的“采

购处理结果”栏内注明供应商电话及预定的处理日期。

7.3.2因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购

人员通知供应商换料之次日起计算。

7.3.3采购人员如未能按请购部门意见处理时，应将与供应商交涉结果记入

采购处理结果栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。

7.4交期延误罚扣处理

采购人员收到交货延误或统一发票逾7天未送部门的拟整理付款事务

时，应按下列方式处理：计算逾期罚扣金额并通知供应商罚扣原因与金额；在供

应商同意扣款或补足发票时，由采购人员在收货单及发票上填写实付金额或发票

号码，呈总经理核签后，连同原“请购单”第二联、收货单、材料检验报告表等

资料，送财务部门整理付款。

7.5约定供货超交处理

属销售惯例或配合最小包装量供应商需超交的，采购人员应于“请购单”采

购记录栏内注明，以作为仓库收料依据C

7.6暂借款采购处理

以暂借款采购，采购人员应在“请购单”采购记录栏内加盖“采购部门整理

付款章"，以免财务部门重复付款。

7.7价格变动处理

7.7.1外销产品原材料价格变动时，采购部门应即通知外销部门重新审理产

品报价水平，避免不当损失。

7.7.2采购部门应于—月5日前，核算各种物资价格变动情形，填具“主

要物资（原材料为主）价格波动月报表”，呈总经理核批处理。

8、采购进度控制

8.1采购人员对于每一采购项目均应根据需要确定采购进度管制点，预定采

购进度。

8.2预定采购进度应能配合请购项目缓急，且各采购进度须在预定日期期限

内完成。

8.3对于未能在预定E期前完成的采购项目，采购人员会同请购部门研究处

理对策

9、附则

9.1本制度解释权归属本公司，由部门具体负责解释与修订。

9.2本制度自动列入公司规章制度序列中。

9.3本制度自总经理签字后即生效。

签发人：

日期：

采购绩效面谈记录表

说明：绩效面谈是现代绩效管理工作中非常重要的环节。通过绩效面谈实现上级主管和下

属之间对于工作情况的沟通和确认。找出工作中的优势及不足，并制定相应的改进方案。

就某一项完整的工作而言，根据工作的进展程度，绩效面谈可以分三类：即初期的绩效计

划面谈，进行中的绩效指导面谈，末期的绩效考评总结面谈。本记录表适用于后者。

被考核人部门

职务上级部门

考核期面谈时间

__________年_____月_日

面谈人职务关系

一、员工满意度问题交流（“Q12”员工满意度问题附后）

二、对员工在本考核期内所完成的工作的总结回顾及客观评价

•工作内容和职责

•工作进展与成效，工作成果评价

•未完成的工作内容及原因分析，不足与改进意见

三、员工在下一个考核期的工作计划以及绩效改进方向

•下阶段工作目标、工作计划/工作安排、工作内容或上级期望（本部分可由员工先考虑，面谈中再由

双方进行修改确认，例如考核指标的调整等）

•为更好地完成本职工作和团队目标，员工在下一阶段需要努力和改善的绩效（重点改进方向），部门

经理的期望、建议、措施等

四、针对下一步工作，员工最希望得到的帮助/支持/指导？

五、关于个人成长以及意见反馈

•工作、生活、学习中的烦恼和困难（例如个人成长方面）；

•对部门以及公司管理工作的建议和意见（包括不满、抱怨等）；

•工作意向变动（个人发展方向、近年在公司内部的赶超对象等）；

•个人成长需要的帮助和支持。

六、以上面谈提纲中未涉及的其他面谈内容

员工签字（我同意面谈内容）：面谈人签字（我同意面谈内容）：

附：Q12简介及内容构成

■Q12简介：

盖洛普公司经过多年的调查研究，总结出十二个纬度（问题）叫Q12,是员工满意度调查的一种手段，

也是一个测评和管理基层工作环境的工具。用作测量时，它们是十二个问题，不仅能用来评测一个部门

/班组的工作环境，而且能据此区分优秀和一般的部门/班组；用作管理时，它们是十二个重点。

■Q12具体问题：

】、我知道对我的工作要求。

2、我有做好我的工作所需要的材料和设备。

3、在工作中，我每天都有机会做我最擅长做的事。

4、在过去的七天里，我因工作山色而受到表扬。

5、我觉得我的主管或同事关心我的个人情况。

6、在工作单位有人鼓励我的发展。

7、在工作中，我觉得我的意见受到重视。

8、公司的使命/目标使我觉得我的工作重要。

9、我的同事们致力于高质量的工作，

10、我在我工作单位有一个最要好的朋友。

11、在过去的六个月内，工作单位有人和我谈及我的进步。

12.过去一年里，我在工作中有机会学习和成长。

公司采购员（一级）行为标准

1采购业务

1.1根据生产计划，能区用ERP系统制定采购计划，

1.2根据采购计划要求，督促供应商按要求及时供货；

1.3对所采购的不合格品及时处理调换；

2供应商的调查

2.1通过传真、邮寄等方式向供应商发出调查表；

2.2及时回收供应商调查表，完成初步的整理统计工作后提交相关人员。

公司采购员（一级）资格标准

1.知识：

1.1专业知识：统计知识、产品知识

1.2企业知识：企业采购流程，企业文化

2.技能：

1.3专业技能：熟悉ERP系统操作

1.4通用技能：沟通能力，团队协作能力

3经验：半年以上工作经验

公司采购员（一级）培训要点

1培训要点：统计方法、相关工作流程、

2培训方式：企业内训I、在职培训

公司采购员（二级）行为标准

1采购业务

1.1以传真、电话等形式向相关供应商发出询价要求进行比价；；

1.2在采购过程中与供应商沟通协调，了解供应商的生产进度,对供货进度实

行监控；

1.3合理制定采购计划,控制采购数量及采购批次；

1.4以传真等形式向供应商提供完整的采购文件；

2供应商的推荐

2.1根据对供应商的调查，进行整理分析后,推荐相应的供应商；

2.2及时维护更新ERP系统中的供应商信息

3结算

3.1根据供应商的应收款情况及双方约定的付款时间，及时提出付款申请；

3.2对供应商的发票进行核对，正确后登记交财务挂账；

公司采购员（二级）资格标准

1知识：

1.1专业知识：统计知识、产品知识、财务基本知识、

1.2企业知识：同一级

2技能：

2.1专业技能：熟练操作ERP软件、常用分析方法、

2.2通用技能：沟通能力，团队协作能力

3经验：从事采购工作一年以上，至少完成过十次的采购任务；

公司采购员（二级）培训要点

1培训要点：ERP软件培训、统计培训、财务基础培训

2培训方式：内部培训，在职培训

公司采购员（三级）行为标准

1采购业务

1.1根据比价结果确定采购价格，报部长批准；

1.2根据部门采购信息对供应商的100%供货情况等进行分析，每月报部长；

1.3每月对采购计划的执行情况进行分析，并制定改进措施；

1.4与供应商签定采购合同，明确各项条款

1.5对现有的库存状况对行分析，制定降低库存的措施；

2供应商的管理

2.1根据被推荐供应商的综合情况，确认供应商；

2.2根据供应商的综合供货情况，进行加工业务种类、数量的调整；

2.3推动供应商的持续改进，不断提高其综合能力；

3结算

3.1每月制定应付款计划报财务审批；

公司采购员（三级）资格标准

1知识：

1.1专业知识：统计知识、产品知识、财务基本知识、相关法律法规、

1.2企业知识：同二级

2技能：

2.1专业技能：常用分析方汰、常用的供应商评价方法

2.2通用技能：沟通能力，团队协作能力，创新能力，组织能力，谈判能力

3经验：从事采购工作三年以上，主持某一方面的采购工作；

公司采购员（三级）培训要点

1培训要点：相关法律法规、供应商的评价方法

2培训方式：内部培训、在职培训

公司采购员（四级）行为标准

1采购业务

1.1对采购执行过程中所发生的各类问题，与相关人员综合协调处理；

1.2根据采购业务各环节运作情况，分析现有流程中存在的瓶颈并制定改进

方案；

1.3制定降低成本的方案，并落实实施；

2供应商的网络建设

2.1对现行供应商网络进行系统分析，找出存在的问题和风险；

2.2提出完善现行供应商网络的改进建议；组织相关人员讨论和完善并制

订实施方案；

3结算

3.1每月进行采购资金需求的预测,报财务备案；

3.2根据资金状况对各供应商进行合理分配；

公司采购员（四级）资格标准

1知识：

1.1专业知识：同三级

1.2企业知识：同三级

2技能：

2.1专业技能：常用分析方法、供应商的管理

2.2通用技能：同三级

3经验：从事采购工作五年以上，主持多方面的采购工作；

公司采购员（四级）培训要点

3培训要点：常用管理方法，相关部门业务流程、

4培训方式：送外培训、内部培训

采购主管岗位职责一

1、主持采购部各项工作，提出公司物料采购计划；

2、调查研究公司各部门物料需求及消耗情况，熟悉各种物料的

供应渠道和市场变化情况，指导并监督员工开展业务；

3、审核年度各部门的采购计划，统筹策划和确定采购内容；

4、监督和参与产品业务洽谈；

5、审核物料采购合同，促销协议；

6、确保供应商费用等指标的完成；

7、组织对供应商的评估工作；

8、监督采购员的订货工作，确保分店和配送中心有充足的库存，

同时保证较高的商品周转；

9、按计划完成公司各类物料的采购任务，并在预算内尽可能减

少开支。

采购主管岗位职责二

1、负责公司采购工作及部门工作，规避由于市场不稳定所带来

的风险。

2、根据项目营销计划和施工计划制订采购计划，报副总经理批

准后组织实施并督导，按计划完成各类物资的采购任务，并在预算

内尽量减少开支。3、调查、分析、评估目标市场和各部门物资需

求及消耗情况，熟悉供应渠道和市场变化情况，确定需要和采购时

机。4、完善公司采购制度，制定并优化采购流程，控制采购

质量与成本。5、审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和

确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最

大的物资供应。6、每月初将上月的全部采购任务完成及未完

成情况逐项列出报表，呈总经理及财务部经理，以便于上级领导掌

握全公司的采购项目。7、监督参与大批量商品订货的业务洽

谈，检查合同的执行和落实情况。8、监控项目物流的状况，

控制不合理的物资采购和消费。9、制订部门的短、中、长期

工作计划，编制并提交部门预算，协助财会进行审核及成本的控制。

10、进行采购收据的规范指导和审批工作，根据资金运作情况，材

料堆放程度，合理进行预先采购。11、组织对供应商进行评

估、认证、管理及考核，与供应商建立良好的关系，在平等互利的

原则下开展业务往来。12、负责部属人员的思想、业务等方

面的岗前,在岗培训和教育，并组织考核。采购主管岗位职责

三1、组织工程物资采购方案的编制工作；2、建立工程

物资供应商档案；定期对供应商情况进行跟踪、调查，保持档案信

息的准确性；3、在成本最节约的前提下，保证公司所需物资

的及时、保质、保量供应。4、建立、健全供应商评价、管理

的相关制度，不断完善供应商管理工作；5、负责对采购竞标

单位资格审查工作；6、负责大宗工程物资采购竞标通知书的

发放，参与评标、议标工作；7、负责工程物资采购合同的起

草，主持合同谈判工作；8、组织并监督材料的入库检验，发

现不合格品及时处理，确保入库物资符合质量要求；9、对供

应到现场的工程物资的保管情况进行检查，确保采购的物资得到正

确的保管，定期组织仓库核查工作，做到帐、卡、物三相符，减少

材料在保管过程中的损耗；10、对工程物资采购合同执行情

况的全过程进行跟踪，确保合同的正确执行。

工作描述

1.工作职责

1.1根据事业部提供的请购单按需询价；

1.1.1追踪供应商报价，对供应商报价及相关条款进行分析，协调事业

部根据需要就技术问题予以澄清与确认。

1.1.2如价格和条款不理想，与供应商进行沟通谈判：

1.1.3根据供应商的报价单制定比价表，并按流程进行报价对比。

1.1.4按需将招标文件发给各投标商并跟踪招标文件收集；将中标通知

书发给中标单位。

1.1.5将供应商提供