山东省政府采购内控制度

PAGE山东省政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强山东省政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，保障政府采购活动合法合规、公正透明、高效有序运行，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合我省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的市场竞争机制，保障各类市场主体平等参与政府采购活动的权利，维护市场秩序。3.公开性原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会公众监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高财政资金使用效益。5.风险防控原则：识别、评估和应对政府采购过程中的各类风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。二、采购预算管理控制（一）预算编制1.采购人应按照财政部门要求，结合本单位事业发展规划和年度工作任务，科学合理地编制政府采购预算。预算编制要细化到具体项目、品目和数量，明确采购资金来源和金额。2.在编制预算过程中，采购人应充分开展市场调研，了解采购项目的市场价格行情和技术参数要求，确保预算金额准确合理，避免高估或低估预算。3.对于新增的采购项目，采购人应提供详细的项目可行性研究报告或立项批复文件，作为预算编制的依据。（二）预算执行1.采购人应严格按照批复的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经财政部门批准。2.建立预算执行监控机制，定期对采购项目的预算执行情况进行检查分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对于预算执行进度缓慢的项目，要采取有效措施加以督促推进。3.采购人应加强对采购资金支付的管理，严格按照合同约定和财政资金支付规定办理资金支付手续，确保资金支付安全、及时、准确。（三）预算调整与追加1.因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因需要调整政府采购预算的，采购人应在规定时间内提出调整申请，并附相关证明材料。2.财政部门应按照规定程序对采购人提交的预算调整申请进行审核，根据审核结果批复调整预算。3.对于因特殊紧急情况需要追加政府采购预算的，应按照特事特办的原则，履行相应的审批程序后及时追加预算。三、采购需求管理控制（一）需求确定1.采购人应根据实际工作需要，科学合理地确定采购项目的需求。需求应明确、具体、完整，包括采购项目的功能、性能、质量、服务等要求。2.在确定采购需求过程中，采购人应充分征求内部相关部门和人员以及潜在供应商的意见和建议，确保需求的合理性和可行性。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购人可组织相关专家进行论证，形成论证意见作为确定采购需求的参考依据。（二）需求文件编制1..采购人应根据确定的采购需求编制采购文件，采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准等内容。2.采购文件的编制应符合法律法规和行业标准要求，语言规范、表述清晰，避免出现歧义或模糊不清的条款。3.采购文件中应明确采购项目的验收标准和方法，确保采购项目质量符合要求。（三）需求变更管理1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购人应按照规定程序进行审批，并及时通知所有潜在供应商。2.需求变更可能影响采购预算、采购文件和采购合同的，采购人应按照相关规定进行相应调整，并与供应商协商一致签订补充协议。3.对于重大的需求变更，采购人应重新组织采购活动，确保采购过程合法合规、公正透明。四、采购方式选择控制（一）方式适用1.采购人应根据采购项目的特点、预算金额、采购需求等因素，按照法律法规规定的适用情形选择合适的采购方式。2.公开招标应作为政府采购的主要采购方式，符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。3.对于符合邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等采购方式适用情形的采购项目，采购人应按照规定程序办理相关审批手续后选择相应的采购方式。（二）方式审批1.采购人选择非公开招标采购方式的，应在采购活动开始前向财政部门提交书面申请，并附相关证明材料。2.财政部门应按照规定程序对采购人提交的申请进行审核，根据审核结果批复采购方式。3.采购人应严格按照财政部门批复的采购方式组织采购活动，不得擅自改变采购方式。（三）方式变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购方式的，采购人应按照规定程序重新向财政部门提交申请，并说明变更理由和相关情况。2.财政部门应根据采购人提交的申请进行审核，如审核通过，应及时批复变更采购方式。3.采购人应按照财政部门批复的变更后的采购方式继续组织采购活动，确保采购过程合法合规、公正透明。五、采购程序控制（一）采购计划制定1.采购人应根据政府采购预算和采购需求，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划应报经本单位内部审批后，按照规定程序报财政部门备案。3.采购人应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。（二）采购文件编制与发布1.采购人应按照规定编制采购文件，并按照采购方式的要求在指定媒体上发布采购公告或采购邀请书。2.采购文件发布后，采购人应及时对潜在供应商的询问和质疑进行回复和处理，确保采购信息公开透明。3.采购人应妥善保存采购文件编制与发布过程中的相关资料，以备后续查阅和审计。（三）供应商选择与采购合同签订1.采购人应按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格条件、技术方案、报价等进行评审，选择符合要求的供应商。2.采购人与中标、成交供应商应在规定时间内签订采购合同，采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，采购人应及时将合同副本报财政部门备案，并按照合同约定履行相关义务。（四）采购项目验收1.采购人应按照采购合同约定和验收标准组织对采购项目进行验收。验收可邀请相关专家、技术人员和用户代表参加。2.验收过程中，采购人应认真检查采购项目的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求，对验收结果进行记录，并形成验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，采购人应按照合同约定要求供应商限期整改或重新提供货物、服务，直至验收合格。六、采购人员管理控制（一）人员配备1.采购人应根据政府采购业务需要，配备专业的采购人员。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和业务流程。2.采购人员应保持相对稳定，避免频繁更换导致采购工作衔接不畅。（二）人员培训1.采购人应定期组织采购人员参加培训，培训内容包括法律法规、政策制度、业务知识、职业道德等方面。2.通过培训，提高采购人员的业务水平和综合素质，确保采购人员能够熟练掌握和运用政府采购相关规定开展工作。（三）人员考核1.采购人应建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、业务能力、职业道德等方面进行考核评价。2.考核结果应与采购人员的薪酬待遇、晋升晋级等挂钩，激励采购人员积极履行职责，提高工作质量和效率。（四）人员监督1.加强对采购人员的监督管理，防止采购人员在采购活动中出现违规违纪行为。2.建立健全采购人员廉洁自律制度，加强廉政教育，确保采购人员廉洁奉公、依法办事。七、采购风险管理控制（一）风险识别与评估1.采购人应建立政府采购风险识别与评估机制定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。2.风险识别应涵盖采购预算管理、采购需求管理、采购方式选择、采购程序执行、采购人员管理等各个环节。3.根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，采购人应制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项治理等措施加以防范。2.加强内部控制制度建设，完善采购流程和管理制度，堵塞管理漏洞，从源头上防范风险。3.建立风险预警机制，及时发现风险隐患并发出预警信号，以便采购人及时采取措施进行处理。（三）风险监控与处置1.采购人应建立风险监控机制，对采购活动中的风险进行实时监控，及时掌握风险变化情况。2.对于已发生的风险事件，采购人应及时进行处置，采取有效措施降低风险损失，并对风险事件进行总结分析，提出改进措施，防止类似风险再次发生。八、监督检查与责任追究（一）内部监督检查1.采购人应建立健全内部监督检查制度，定期对政府采购活动进行内部监督检查。2.内部监督检查内容包括采购预算执行情况、采购需求确定情况、采购方式选择情况、采购程序执行情况、采购合同签订与履行情况等。3.通过内部监督检查，及时发现和纠正采购活动中存在的问题，确保采购活动合法合规、公正透明。（二）财政监督检查1.财政部门应加强对政府采购活动的监督检查，定期或不定期对采购人的政府采购活动进行专项检查或抽查。2.财政监督检查内容包括政府采购法律法规执行情况、采购预算编制与执行情况、采购方式选择与审批情况、采购文件编制与发布情况、采购合同签订与备案情况等。3.对于财政监督检查中发现的问题，财政部门应责令采购人限期整改，并依法依规进行处理。（三）审计监督1.审计部门应加强对政府采购活动的审计监督按照审计法律法规和相关规定对采购人的政府采购项目进行审计。2.审计监督内容包括采购项目的真实性、合法性、效益性等方面。3.通过审计监督，