学院工会采购制度

PAGE学院工会采购制度一、总则（一）目的为加强学院工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，维护学院工会和教职工的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学院工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院工会使用工会经费进行的各类采购活动，包括但不限于办公用品、教学用品、活动用品、设备设施等的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，确保公平竞争，维护所有潜在供应商的合法权益，保证采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购方案，提高资金使用效率。4.廉洁诚信原则：采购人员应廉洁自律，诚实守信，杜绝任何形式的不正当交易和腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学院工会成立采购领导小组，由工会主席担任组长，工会副主席及相关委员为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行监督和指导，确保采购工作符合学院工会的利益和要求。（二）采购工作小组采购工作小组由工会办公室相关人员组成，负责具体实施采购活动。其职责包括：1.根据实际需求编制采购计划和预算，报采购领导小组审批。2.收集、整理采购信息，进行市场调研，选择合适的供应商。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动，起草采购合同。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）监督小组学院工会设立监督小组，由工会会员代表组成。监督小组负责对采购活动全过程进行监督，检查采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否合理，对发现的问题及时提出整改意见，并向采购领导小组报告。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据年度工作计划和实际需求，于每年[具体时间]前向工会办公室提交下一年度的采购申请，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.工会办公室对各部门的采购申请进行汇总、审核，结合学院工会年度工作重点和经费状况，编制年度采购计划，报采购领导小组审批。3.年度采购计划应明确采购项目的名称、内容、预算金额、采购时间安排等，并根据实际情况进行合理安排和调整。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，确保采购资金的合理使用。采购预算应明确各项采购项目的预算金额，并细化到具体的采购明细。2.采购预算经采购领导小组审批后，严格执行。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报采购领导小组审批。3.工会财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和管理，定期核对采购支出与预算的差异，确保采购资金的安全和合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务单项或批量预算金额达到[具体金额标准]以上的。采购工程单项合同估算价达到[具体金额标准]以上的。2.公开招标应按照以下程序进行：发布招标公告：在学院官网、工会公告栏等指定媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、开标时间及地点等。报名及资格审查：潜在投标人按照招标公告要求报名，采购工作小组对报名投标人进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。编制招标文件：采购工作小组根据招标项目要求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发售招标文件：向资格审查合格的投标人发售招标文件，并收取相应的费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标，评标委员会按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并发布中标公告。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单：采购工作小组根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中选择不少于[具体数量]家的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：采购工作小组编制招标文件，内容与公开招标招标文件基本相同。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，并收取相应费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标，评标委员会按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并发布中标公告。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购工作小组和相关专业人员组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购工作小组和相关专业人员组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家的供应商作为被询价对象，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组：采购小组由采购工作小组和相关专业人员组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定单一来源供应商：采购小组对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，确定单一来源供应商，并与其进行谈判，商定成交价格等合同条款。签订采购合同：采购工作小组与单一来源供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购工作小组应在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应采用书面形式，一式多份，由采购工作小组、供应商、工会财务部门等分别留存。采购合同签订后，不得擅自变更或解除。如因特殊原因需要变更或解除合同，应按照规定的程序办理相关手续，并承担相应的法律责任。（二）合同履行1.采购合同签订后，供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供采购物品或服务。采购工作小组应督促供应商履行合同义务，及时了解合同履行情况。2.在合同履行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购工作小组应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并按照合同约定追究其违约责任。如供应商违约行为严重影响采购项目实施，采购工作小组有权解除合同，并要求供应商赔偿相应损失。（三）合同验收1.采购物品或服务到货后，采购工作小组应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括数量、规格型号、质量、性能等方面。2.验收合格后，采购工作小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收日期、验收人员签字等内容。验收不合格的，采购工作小组应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。3.验收合格后，工会财务部门应按照合同约定的付款方式及时支付货款。六、采购资金支付（一）支付申请采购项目验收合格后，供应商应向采购工作小组提交付款申请，付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款方式等内容，并附上验收报告、发票等相关证明材料。（二）支付审核采购工作小组对供应商提交的付款申请进行审核，审核内容包括采购合同约定的付款条件是否满足、验收报告是否真实有效、发票是否合规等。审核无误后，采购工作小组签署审核意见，报工会财务部门。（三）资金支付工会财务部门根据采购工作小组的审核意见，按照合同约定的付款方式和时间，办理资金支付手续。资金支付应通过银行转账等方式进行，确保资金支付安全、准确。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购申请、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购论证材料等）、采购合同、验收报告、付款凭证、发票等相关资料。（二）档案整理与归档采购工作结束后，采购工作小组应及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并移交工会办公室归档保存。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家相关规定执行。（三）档案查阅与使用因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经相关负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。如需复印档案资料，应按照规定办理相关手续。八、监督与检查（一）内部监督1.监督小组应定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否合理、采购资金使用是否安全等方面。2.采购工作小组应定期向采购领导小组报告采购工作情况，接受采购领导小组的监督和指导。采购领导小组对采购工作中发现的问题应及时提出整改意见，督促采购工作小组进行整改。（二）外部监督学院工会应主动接受上级工会、纪检监察部门等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，对提出的问题及时进行整改，确保采购活动合法合规。九、责任追究（一）对采购人员的责任追究采购人员在采购活动中如有违反本制度规定的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、撤职等处分；如因违规行为给学院工