学校采购记录制度

PAGE学校采购记录制度一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本采购记录制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的所有采购活动，包括但不限于教学设备采购、办公用品采购、基建工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.规范性原则：建立健全采购记录体系，规范采购流程和记录内容，保证采购信息的完整性、准确性和可追溯性。3.透明性原则：采购过程和结果应公开透明，接受学校内部监督和社会监督，防止暗箱操作。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制和资金使用效益，实现资源的优化配置。二、采购记录的内容与要求（一）采购计划记录1.需求申报各部门根据工作需要，提前向学校采购管理部门提交采购需求申报，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、预计采购时间等信息。2.需求审核采购管理部门对各部门提交的采购需求进行审核，重点审核需求的合理性、必要性、合规性以及预算的准确性。对于不符合要求的需求，及时与申报部门沟通并提出修改意见。3.采购计划制定采购管理部门根据审核通过的采购需求，结合学校实际情况和资金状况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、责任部门等内容，并报学校领导审批。（二）采购项目审批记录1.审批流程采购项目按照学校规定的审批流程进行申报和审批。一般采购项目由采购管理部门负责人审批；重大采购项目需经学校领导班子集体研究决定，并报上级主管部门备案。2.审批文件记录采购项目审批过程中形成的各类文件，包括采购申请报告、审批意见、会议纪要等。审批文件应妥善保存，以备查阅。（三）采购方式选择记录1.采购方式适用范围根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，合理选择采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.采购方式审批采用非公开招标采购方式的，应按照规定履行审批手续。采购管理部门填写采购方式审批表，详细说明采购项目概况、拟采用的采购方式及理由，报学校领导审批。3.采购方式变更记录如果在采购过程中需要变更采购方式，应记录变更的原因、审批过程及相关文件。（四）采购文件记录1.招标文件编制对于采用招标方式采购的项目，采购管理部门负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保文件内容完整、准确、清晰。2.投标文件收集与整理在规定的投标截止时间前，收集投标人提交的投标文件，并进行整理和编号。对投标文件的密封性、完整性等进行检查，不符合要求的投标文件应予以拒收。3.谈判文件、询价文件等编制对于采用竞争性谈判、询价采购等方式的项目，编制相应的谈判文件、询价文件等，并记录文件的发放范围、接收响应文件情况等。（五）采购过程记录1.开标、评标、谈判、询价等活动记录详细记录开标、评标、谈判、询价等活动的时间、地点、参与人员、过程情况等。包括主持人宣布开标、唱标、评标委员会成员名单及评标过程中的讨论、打分、推荐中标候选人等环节；谈判过程中的报价、谈判要点、最终成交价格等；询价过程中的供应商报价、询价小组评审意见及成交供应商确定等情况。2.采购活动现场照片、录音、录像等资料收集为了更直观地记录采购活动过程，可收集现场照片、录音、录像等资料。这些资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并妥善保存于专门的存储设备中。（六）中标、成交结果记录1.中标、成交公告发布采购项目确定中标、成交供应商后，按照规定在学校官网、政府采购指定媒体等平台发布中标、成交公告。公告内容应包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号、数量等信息。2.中标、成交通知书发放向中标、成交供应商发放中标成交通知书，并记录发放时间、方式、签收情况等。中标成交通知书是采购人与中标、成交供应商签订合同的依据，应妥善保管。（七）采购合同签订与履行记录1.合同签订采购项目中标、成交后，采购管理部门应及时组织与中标、成交供应商签订采购合同。合同内容应符合招标文件、投标文件及谈判、询价文件的要求，明确双方的权利和义务、采购标的、数量价格、质量标准、交货时间地点、付款方式、违约责任等条款。记录合同签订的时间、地点、双方代表签字等情况。2.合同履行跟踪建立合同履行跟踪机制，定期检查合同执行情况，记录供应商的交货进度、验收情况、付款情况等。对于合同履行过程中出现的问题，及时与供应商沟通协商解决，并记录处理过程和结果。（八）采购验收记录1.验收方案制定采购管理部门根据采购项目特点和合同要求，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员组成等内容。验收方案应报学校领导审批后实施。2.验收过程记录按照验收方案组织验收工作，记录验收时间、地点、参与人员、验收内容、验收结果等情况。验收人员应在验收报告上签字确认，验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、验收依据、验收项目及标准、验收情况、验收结论等内容。3.验收不合格处理记录对于验收不合格的采购项目，记录不合格情况、提出的整改要求、供应商整改情况及最终处理结果等。验收不合格的项目应按照合同约定进行处理，如要求供应商更换货物、退货、降价处理等，并做好相关记录。（九）采购资金支付记录1.资金申请与审批采购项目验收合格后，采购管理部门根据合同约定和验收情况，填写资金支付申请单，详细说明采购项目名称、合同金额、已支付金额、本次申请支付金额等信息，并附上相关证明材料（如发票、验收报告等）。资金支付申请单经采购管理部门负责人审核、财务部门审核、学校领导审批后，方可办理支付手续。2.支付凭证记录记录采购资金支付的时间、方式、金额、收款单位等信息，保存好支付凭证（如银行转账记录、支票存根、发票等）。支付凭证应作为财务记账的依据，并按照财务档案管理规定进行妥善保管。三、采购记录的管理与保存（一）管理职责1.采购管理部门负责采购记录的收集、整理、归档和保管工作，确保采购记录的完整性和准确性。定期对采购记录进行检查和核对，发现问题及时处理。2.财务部门负责采购资金支付记录与财务核算的衔接，按照财务制度对采购资金支付凭证进行审核和记账，并协助采购管理部门做好采购记录的管理工作。3.审计部门负责对采购记录进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性以及采购记录的真实性、完整性。对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）记录保存期限采购记录应按照国家法律法规和学校档案管理规定进行保存，保存期限一般为[X]年。涉及重大采购项目、重要资产购置等记录的保存期限应适当延长，以满足审计、监督等工作需要。（三）记录存储方式采购记录应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应分类装订成册，编制目录，存放于专门的档案柜中；电子档案应按照一定的分类标准进行存储，确保数据的安全性和可检索性。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（四）查阅与借阅管理1.查阅权限学校内部人员因工作需要查阅采购记录的，应填写查阅申请表，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到采购管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借采购记录。2.借阅审批因特殊情况需要借阅采购记录的，应填写借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，经采购管理部门负责人、学校领导审批后，办理借阅手续。借阅人应妥善保管借阅的采购记录，按时归还，不得转借他人或用于其他非工作目的用途。四、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门自查采购管理部门定期对本部门负责的采购记录进行自查，检查记录的完整性、准确性和规范性，并及时发现和纠正存在问题。2.学校内部审计监督学校审计部门定期对采购记录进行审计检查，重点审查采购活动的合法性、合规性以及采购资金的使用效益。对审计中发现的问题，及时下达审计意见书，督促相关部门进行整改。3.学校纪检监察部门监督学校纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理，确保采购活动公正廉洁。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门监督严格按照政府采购法律法规要求，接受政府采购监管部门的监督检查。积极配合监管部门的工作，如实提供采购记录等相关资料，及时整改监管部门提出的问题。2.社会监督主动接受社会公众的监督，通过学校官网、政务公开平台等渠道，及时公开采购项目信息和采购记录，保障公众知情权和监督权。对于社会公众提出的意见和建议，认真研究处理，并及时反馈处理结果。五、责任追究（一）违规行为界定在采购记录过程中，存在以下违规行为的，将视情节轻重追究相关人员责任：1.未按照规定进行采购记录，导致采购信息缺失或不完整的；2.伪造、篡改采购记录，弄虚作假的；3.泄露采购记录中涉及的商业秘密、敏感信息等，造成不良影响的；4.违反采购记录查阅、借阅管理规定，擅自对外提供采购记录的；5.其他违反本制度规定的行为。（二）责任追究方式1.批评教育对于情节较轻的违规行为，给予相关责任人批评教育，责