学校采购合同管理制度

PAGE学校采购合同管理制度一、总则（一）目的为加强学校采购合同管理，规范采购行为，维护学校合法权益，提高采购效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中签订的各类采购合同。（三）基本原则1.合法性原则：采购合同的签订、履行、变更、解除等必须符合国家法律法规的规定。2.规范性原则：采购合同应采用书面形式，条款清晰、准确、完整，格式规范。3.效益性原则：采购合同的签订和履行应有利于提高学校资源利用效率，降低采购成本，保证采购质量。4.风险防范原则：加强采购合同风险评估和防控，确保学校利益不受损失。二、采购合同的签订（一）采购计划与预算1.各部门、各单位应根据实际需求编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、技术要求、预算金额等内容。2.采购计划应报学校相关部门审核，经批准后纳入学校年度预算管理。（二）供应商选择1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等进行评估和管理。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。3.在选择供应商时，应要求供应商提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等。（三）合同谈判与起草1.采购部门应与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.根据谈判结果起草采购合同文本，合同文本应符合法律法规和学校要求，语言严谨、表述准确。（四）合同审核与审批1.采购合同文本起草完成后，应提交学校相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，采购程序的合规性，供应商的资质和信誉等。2.经审核通过的采购合同，按照学校规定的审批流程进行审批。审批通过后，方可签订合同。（五）合同签订1.采购合同应由学校法定代表人或其授权代表签字，并加盖学校公章。2.签订合同前，应仔细核对合同条款，确保合同内容与谈判结果一致。3.合同签订后，应及时将合同副本送学校相关部门备案。三、采购合同的履行（一）合同交底1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门和人员，进行合同交底。2.合同交底内容包括合同主要条款、双方权利义务、履行要求、注意事项等。（二）供应商履约管理1.采购部门应跟踪供应商的履约情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制、交货时间等信息。2. 要求供应商按照合同约定履行义务，如发现供应商存在违约行为应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。（三）学校内部协调与配合1.各相关部门应按照合同约定履行各自的职责义务，相互配合，确保采购合同顺利履行。2.如因学校内部原因导致合同履行出现问题，应及时协调解决，避免影响合同履行进度和质量。（四）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，应按照法律法规和合同约定的程序进行办理。2.合同变更或解除后，应及时通知相关部门和人员，并做好相关记录。四、采购合同的验收（一）验收标准与程序1.采购部门应根据合同约定制定验收标准和程序，明确验收内容、验收方法、验收人员等。2.验收人员应按照验收标准和程序对采购标的进行验收，确保采购标的符合合同要求。（二）验收报告1.验收完成后，验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等。2.验收报告应由验收人员签字确认，并加盖验收部门公章。（三）验收结果处理1.如验收结果合格，采购部门应按照合同约定办理付款手续。2.如验收结果不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒绝整改或退换货物，应按照合同约定追究供应商违约责任。五、采购合同的付款（一）付款方式与条件1.采购合同应明确付款方式和付款条件，如预付款、货到付款、验收合格后付款、质保期满后付款等。2.付款条件应符合法律法规和学校财务制度的规定，确保学校资金安全。（二）付款审批1.采购部门应根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，提交学校财务部门审核。2.财务部门应按照学校财务制度和合同约定对付款申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。（三）付款执行1.经学校领导审批通过后，财务部门应按照合同约定及时办理付款手续。2.付款过程中应严格遵守财务纪律和支付流程，确保付款安全、准确、及时六、采购合同的档案管理（一）档案收集与整理1.采购合同签订后，采购部门应及时收集合同相关资料，包括合同文本、谈判记录、审批文件、验收报告、付款凭证等。2.对收集到的合同资料进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。（二）档案保管与查阅1.将整理好的采购合同档案移交学校档案管理部门保管，确保档案安全、完整。 2.学校各部门、各单位因工作需要查阅采购合同档案的，应按照档案管理规定办理查阅手续。（三）档案销毁1.采购合同档案保管期限届满后，按照学校档案管理规定进行销毁。2.档案销毁前应进行登记造册，经学校相关部门批准后，由档案管理部门组织实施销毁，并做好销毁记录。七、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应对采购合同管理情况进行定期审计和不定期检查，监督采购合同的签订和履行情况，发现问题及时提出整改意见。2.学校纪检监察部门应对采购合同管理中的违规违纪行为进行查处，维护学校利益和采购秩序。（二）外部监督1.接受教育主管部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，公开采购合同相关信息，保障师生和社会公众的知情权和监督权。八、责任追究（一）违规行为界定1.在采购合同管理过程中，如发现存在以下违规行为，应追究相关人员责任：（1）违反法律法规和学校规定签订采购合同的；（2）在采购合同签订、履行过程中存在弄虚作假、谋取私利等行为的；（3）未按照合同约定履行义务，给学校造成损失的；（4）擅自变更或解除采购合同，给学校造成损失的；（5）其他违反采购合同管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对违规行为较轻的，给予批评教育、责令改正等处理；2.对违规行为较重的，给予警告、记过、记大过等处分；3.对违规行为