单位采购申请制度

PAGE单位采购申请制度一、总则（一）目的为了规范单位采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门因工作需要进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。3.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部审计，确保所有参与采购的供应商享有平等的机会，公正地对待每一个供应商，不偏袒任何一方。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门在采购工作中的职责和权限，避免多头采购和管理混乱。二、采购申请流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.对于涉及金额较大、技术复杂或对单位业务有重大影响的采购项目，应提供详细的项目可行性分析报告或技术方案。（二）部门审核1.部门负责人对本部门提交的《采购申请表》进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性以及与本部门工作计划的一致性。2.审核通过后，部门负责人在《采购申请表》上签字确认，并提交至归口管理部门。（三）归口管理部门审核1.归口管理部门收到各部门提交的《采购申请表》后，根据职责分工进行审核。2.审核内容包括采购项目是否符合单位整体规划和预算安排、采购方式是否合理、采购资金来源是否落实等。3.对于不符合要求的采购申请，归口管理部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其修改或补充相关材料。4.审核通过后，归口管理部门负责人在《采购申请表》上签字确认，并提交至财务部门。（四）财务部门审核1.财务部门收到经归口管理部门审核通过的《采购申请表》后，对采购资金进行审核。2.审核内容包括采购资金是否在预算范围内、资金支付方式是否符合单位财务规定等。3.对于超出预算或资金支付方式不符合规定的采购申请，财务部门应及时与申请部门和归口管理部门沟通，提出调整建议。4.审核通过后，财务部门负责人在《采购申请表》上签字确认，并提交至单位领导审批。（五）单位领导审批1.单位领导根据各部门的审核意见，对采购申请进行最终审批。2.审批内容包括采购项目的必要性、可行性、资金预算等。3.对于重大采购项目，单位领导应组织相关部门进行专题研究和决策。4.审批通过后，单位领导在《采购申请表》上签字批准，采购申请正式生效。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.采用公开招标方式采购的，应当按照以下程序进行：编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。签订合同：与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。2.采用邀请招标方式采购的，应当按照以下程序进行：确定邀请对象：根据采购项目的特点和需求，从符合条件的供应商中确定若干家作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。发售招标文件：向被邀请的供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。签订合同：与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采用竞争性谈判方式采购的，应当按照以下程序进行：成立谈判小组：由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与各供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采用单一来源采购方式采购的，应当按照以下程序进行：成立采购小组：由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定唯一供应商：采购小组对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，并确定唯一供应商。公示：将采用单一来源采购方式的理由及相关情况在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。签订合同：与唯一供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购的，应当按照以下程序进行：成立询价小组：由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购申请获得批准后，采购部门应按照采购方式的要求，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量（或服务内容）、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款符合法律法规和单位利益要求。审核内容包括合同主体资格是否合法、合同条款是否完整准确、合同风险是否可控等。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行供货义务。如遇特殊情况需要变更合同条款的，应提前与采购部门协商，并签订书面补充协议。3.采购部门应及时协调解决合同执行过程中出现的问题，如供应商违约、货物质量问题、交货延迟等。对于重大问题，应及时向上级领导汇报。（三）合同验收1.采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。2.验收合格后，验收人员应在《验收报告》上签字确认。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。3.验收过程中发现的问题应及时记录，并作为供应商评价和后续采购决策的依据。（四）合同付款1.采购合同的付款方式应按照合同约定执行。财务部门应根据采购部门提交的《验收报告》、发票等相关资料，审核无误后办理付款手续。2.对于预付款项，应在合同签订后按照合同约定的比例和时间支付。对于货到付款的项目，应在验收合格后支付货款。对于分期付款的项目，应按照合同约定的分期时间和金额支付。3.付款过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全、合规。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.选择供应商时，应根据采购项目的要求和特点，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并进行实地考察或资质审核。3.对于新供应商的选择，应进行严格的评估和审批，确保其具备良好的信誉、生产能力、质量保证能力和售后服务能力。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据供应商评价结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，应给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.供应商评价结果应作为后续采购决策和供应商管理的重要依据。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予表彰、奖励、增加订单份额等激励措施，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、售后服务不到位等问题的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等约束措施，以维护单位的合法权益。六、采购监督与审计（一）内部监督1.单位内部应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。审计部门、纪检监察部门等应定期对采购项目进行检查和审计，确保采购活动合法合规、公正透明。2.采购部门应定期向单位领导汇报采购工作进展情况，接受领导的监督和指导。对于重大采购