公司印章使用流程与管理制度

公司印章使用流程与管理制度一、总则印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等流程，确保公司资产安全，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理与使用行为。公司印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范用印”的原则。二、印章的种类与保管（一）印章的种类公司印章主要包括以下几类：1.公司公章：用于以公司名义发出的公文、函件、合同、协议、证明等具有法律效力的文件。2.合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、票据等财务活动。4.法定代表人印章：通常与财务专用章配合使用，用于特定的财务手续或法定代表人授权的文件。5.部门印章：用于公司内部各部门之间的业务联系、通知、函件等，但不具备对外法律效力（另有规定的除外）。6.其他专用印章：如发票专用章、报关专用章等，按照其特定用途使用。（二）印章的保管1.专人保管：各类印章必须指定专人保管，保管人原则上应为部门负责人或其指定的责任心强、工作严谨的正式员工。2.分级保管：*公司公章、合同专用章、法定代表人印章由公司综合管理部门（或行政部）指定专人保管。*财务专用章、发票专用章等由财务部指定专人保管。*部门印章由各部门负责人或其指定人员保管。3.保管要求：印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗用、滥用或遗失。印章应存放在保险柜或带锁的抽屉内。保管人离岗或离职时，必须办理印章交接手续，并由部门负责人监交，交接记录存档备查。三、印章的刻制与启用1.印章刻制：公司所有印章的刻制均须由需求部门提出申请，经公司相关领导审批后，由综合管理部门（或行政部）统一到公安机关指定的刻章单位办理。任何部门或个人不得擅自刻制公司印章。2.印章备案：新印章刻制完成后，应由综合管理部门（或行政部）负责到公安机关及相关部门办理备案手续，并留存印模归档。3.印章启用：印章正式启用前，应由综合管理部门（或行政部）发布启用通知，明确印章的名称、启用日期、保管部门及保管人等信息。四、印章的使用流程（一）用印申请1.凡需使用公司印章的部门或个人，均须填写《用印申请单》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、拟用印章种类、用印日期、申请人及部门负责人等信息。2.提交《用印申请单》时，需同时附上待盖章的文件原件或复印件（根据审批需要）。（二）审批流程1.常规文件用印：*部门内部业务文件、通知等，由部门负责人审批。*涉及公司一般对外业务或需加盖部门印章的文件，由部门负责人审核后，报分管领导审批。2.重要文件用印：*以公司名义发出的正式公文、对外签订的合同、协议、重要承诺函、涉及重大经济利益或法律责任的文件等，须由部门负责人审核，分管领导复核后，报请总经理（或董事长）审批。*财务类文件（如支票、汇票、汇款单等）的用印，按照公司财务管理制度规定的审批权限执行。3.审批人应对用印文件的内容真实性、合法性、合规性及完整性进行严格审核。对不符合要求的，应拒绝审批并说明理由。（三）用印盖章1.经审批通过的《用印申请单》及待盖章文件，由申请人提交给印章保管人。2.印章保管人应对照《用印申请单》与审批意见，核对文件内容，确认无误后方可盖章。3.盖章时应确保印迹清晰、端正、完整，位置适当（通常为文件落款处或指定位置）。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、字迹不清的文件上盖章。4.如遇特殊情况，需携带印章外出使用的，必须严格履行内部审批手续，由公司领导批准，并由两人以上共同携带和监印，用后立即归还。（四）用印登记1.印章保管人应建立《用印登记簿》，对每次用印情况进行详细登记，包括用印日期、用印部门、申请人、用印事由、文件名称、份数、印章种类、审批人、经办人及备注等信息。2.《用印登记簿》应妥善保管，定期归档。五、用印规范与注意事项1.原则性要求：坚持“先审批、后用印”的原则，严格按照审批权限和流程办理。严禁无审批用印、越权用印。2.内容审核：印章保管人对文件内容负有监督审核责任，如发现文件内容有疑问、不清晰或不符合规定的，有权拒绝用印，并及时向审批领导汇报。3.禁止事项：严禁在空白介绍信、空白合同、空白纸张等上预先加盖印章。严禁转借、转让、出租、出借公司印章。严禁伪造、变造公司印章。4.多页文件：对于页数较多的合同、协议等文件，应加盖骑缝章，确保文件各页内容的完整性和关联性。5.复印件用印：一般情况下，复印件不加盖公司公章。确因特殊情况需要在复印件上加盖公章的，须在复印件上注明“本复印件与原件一致”及用途、日期，并由审批人签字确认。六、印章的变更、停用与销毁1.印章变更：因公司名称变更、印章磨损、遗失等原因需要更换印章时，应按照新印章刻制流程办理，并公告旧印章停用。2.印章停用：公司机构变动、名称变更或印章损坏、过期等原因需停用印章的，由保管部门提出申请，经公司领导批准后，通知各相关单位停止使用，并将停用印章交回综合管理部门（或行政部）统一保管。3.印章销毁：停用或作废的印章，由综合管理部门（或行政部）登记造册，提出销毁申请，报公司领导批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录。涉及到法律法规规定需销毁备案的，应按规定办理。七、责任追究1.印章保管人应严格遵守本制度规定，认真履行保管和用印职责。对因保管不善、违规用印导致公司声誉受损或经济损失的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。2.用印申请人对所提供文件内容的真实性、合法性负责。如因提供虚假文件或隐瞒重要事实导致用印失误，造成公司损失的，由申请人承担相应责任。3.审批人对其审批行为负责。因审批不当或把关不严导致不良后果的，应承担相应的领导责任。八、附则