国有企业会议管理制度

国有企业会议管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保国有企业会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，依据国家

相关法律法规及公司章程，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于国有企业召开的各类会议，包括但不限于董事会、监事会、总经

理办公会、专题会等。

第三条基本原则

会议应遵循以下基本原则：

1.实事求是、公正公开；

2.高效务实、注重实效；

3.集思广益、民主集中；

4.严谨保密、规范管理。

第四条会议类型

根据会议性质和内容，会议分为以下类型：

1.决策性会议：董事会、监事会等；

2.管理性会议：总经理办公会、部门例会等；

3.专题性会议：针对特定问题或项目召开的会议；

4.其他会议：如座谈会、汇报会等。

第五条组织架构

会议的组织和管理实行层级负责制，明确各级领导和部门的职责，确保会议的

顺利进行。

第六条参会人员

1.会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议目标的实现；

2.与会人员：根据会议主题和职责分工，参与讨论、决策或汇报工作；

3.记录人员：负责记录会议内容，整理会议纪要。

第七条会议时间

会议应合理安排时间，避免影响正常工作。原则上，会议安排在工作时间内进

行，确需占用休息时间的，应提前通知并给予补偿。

第八条会议通知

会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容，并在会议召开前适

当时间发送给相关人员。

第九条会议纪律

1.与会人员应按时参加，确有特殊情况不能参加的，应提前请假；

2.会议期间，与会人员应保持手机静音，避免影响会议进程；

3.会议内容应严格保密，未经允许，不得泄露给无关人员；

4.与会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，遵守会议纪律。

第十条制度修订

本制度根据企业发展需要和实际情况，适时进行修订。修订程序按照公司相关

规定执行。

第十一条解释权

本制度的解释权归国有企业董事会所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以

补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人或相关部门在会议召开前，应根据企业发展战略和实

际工作需要，提出会议议题，并明确议题的性质、目标及预期成果。

2.制定议程：根据确定的议题，制定会议议程，明确各议题的讨论顺序和预计

时间。

3.发送会议通知：在会议召开前，将会议时间、地点、议程等内容通知参会人

员，确保相关人员提前做好准备。

4.准备会议材料：会议主持人或相关部门应准备好与议题相关的背景资料、数

据报表等，以便于与会人员了解议题背景和相关信息。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前签到，记录人员负责统计参会人员。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照议程逐项讨论议题，会议主持人应引导与会人员充分发表意见，确保讨

论充分、深入。

4.会议决策：对于决策性议题，应按照民主集中的原则，形成会议决策。

三、会议记录与纪要

1.记录人员应详细记录会议讨论过程、与会人员的意见及决策结果。

2.会议结束后，记录人员应在规定时间内整理会议纪要，将会议内容、决策等

形成书面材料。

3.会议纪要应客观、真实、完整地反映会议情况，由会议主持人审核后发送给

与会人员。

四、会议决策的实施与跟踪

1.会议决策的执行：与会人员应按照会议决策，认真履行职责，确保决策的落

实。

2.跟踪检查：会议主持人或相关部门应定期对会议决策的执行情况进行跟踪检

查，了解进展情况，协调解决问题，确保决策落地。

3.反馈与评估：执行部门应将会议决策的执行情况及时反馈给会议主持人，并

对执行效果进行评估。

五、会议总结与改进

1.会议结束后，会议主持人应组织对本次会议的效果进行总结，分析存在的问

题，提出改进措施。

2.根据会议总结，对会议流程、组织、管理等方面进行持续改进，提高会议效

率。

六、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、决策文件等相关资料应按照公司档案管理规定进行归档，确保资

料的安全、完整。

2.归档资料应便于查询和利用，为后续工作提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议主持人审核批准。

2.审核通过后的会议纪要应以书面形式发布，确保所有与会人员及相关人员都

能收到并阅读。

3.会议纪要应明确决策事项的责任人、完成时限和预期目标，以便于跟踪执行

情况。

二、会议决策任务的分解与分配

1.根据会议纪要，将决策任务分解为具体的执行步骤和子任务。

2.将分解后的任务分配给相应的部门和责任人，明确各自的职责和协作关系。

三、执行情况的监控与报告

1.责任人应定期报告任务执行情况，包括进度、遇到的问题和采取的措施。

2.会议主持人或指定的人员应监控执行进度，及时发现并解决执行过程中的问

题。

3.对于重大决策或关键任务，应建立定期汇报制度，确保决策层的及时了解和

指导。

四、执行问题的协调与解决

1.遇到执行问题，责任人应主动沟通协调，寻求相关部门的支持和协助。

2.会议主持人或相关部门应组织协调会议，解决跨部门、跨层级的执行障碍。

3.对于无法解决的问题，应及时上报，由决策层统筹解决。

五、会议决策的评估与反馈

1.定期对会议决策的执行效果进行评估，包括进度、质量、效益等方面。

2.评估结果应以书面形式反馈给决策层和相关部门，作为改进工作和决策的依

据。

3.对于未按预期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并重新纳入监控体

系。

六、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要及其执行情况的资料应按照规定进行归档，确保资料的完整性和可

追溯性。

2.建立会议纪要资料管理系统，便于查询、统计和分析，为未来的决策提供参

考。

3.定期对会议纪要的归档情况进行检查，确保资料的安全和合规。

七、跟踪落实的持续改进

1.通过对会议纪要执行情况的跟踪，总结经验教训，不断优化决策和执行流

程。

2.定期组织培训，提高责任人的执行能力和问题解决能力。

3.建立长效机制，确保会议纪要的跟踪落实工作形成良性循环。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门根据会议需求提前向会议室管理部门提

交申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便于管理部门合理

安排会议室资源。

3.管理部门应建立会议室预订档案，实时更新预订情况，确保会议室使用的高

效有序。

二、会议室配置

1.根据会议类型和规模，配置适当的会议室，确保会议环境舒适、设施齐全。

2.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，以满足不同会议

的需求。

3.定期检查和维护会议室设施，确保设备正常运行，提高会议效率。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、乱丢垃圾等行为。

2.会议期间，与会人员应遵守会议室纪律，关闭手机或调至静音，避免影响会

议进程。

3.未经允许，不得随意更改会议室布局和设施，确需调整的，应提前通知管理

部门。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定安全管理制度，确保会议期间的人员和财产安全。

2.会议室内应配置消防器材，并定期检查，确保应急情况下能及时使用。

3.管理部门应加强对会议室钥匙、门禁卡等物品的管理，防止遗失或被盗。

五、会议室服务

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备调试、茶水服

务等。

2.会议期间，服务人员应保持现场巡视，及时解决与会人员的需求，确保会议

顺利进行。

3.会后，管理部门应及时对会议室进行清理，确保会议室的整洁和卫生。

六、会议室资源优化

1.管理部门应定期收集会议室使用情况，分析使用频率和效果，合理调整会议

室资源配置。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等新型会议形式，提高会议室资源利用率。

3.通过与其他部门合作，共享会议室资源，降低企业运营成本。

七、会议室管理考核

1.建立会议室管理考核制度，对会议室使用、服务、安全等方面进行定期评

估。

2.根据考核结果，对会议室管理工作进行总结和改进，提高会议室管理水平。