机关单位采购工作制度

PAGE机关单位采购工作制度一、总则（一）目的为规范机关单位采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则。严格遵守国家法律法规和相关政策，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则。采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则。营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与竞争。4.公正诚信原则。公正对待供应商，诚实守信履行采购合同。5.效益优先原则。追求采购资金使用效益最大化，保证采购质量。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构设立采购办公室（可设在财务部门或相关综合管理部门），负责采购工作的具体组织实施。其职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.拟定采购文件，组织采购活动。3.对供应商进行资格审查和考察。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理采购档案，进行采购统计和分析。（三）采购需求部门各业务部门根据工作需要提出采购需求，负责提供采购项目的技术规格、质量要求等详细信息，并参与采购过程中的技术评审等工作。（四）监督部门纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理有关采购投诉举报，查处采购中的违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购资金使用的合法性、合规性和效益性。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门工作任务和事业发展规划，结合实际情况，提出年度采购项目及资金预算建议。2.采购办公室对各部门的采购预算建议进行汇总、审核，结合单位财力状况，编制年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，纳入单位年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按规定程序报经批准。2.采购办公室应加强对采购预算执行情况的监控，定期分析预算执行进度，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场价格波动、政策调整、采购需求变化等原因，确需调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。2.采购办公室对申请进行审核后，报采购领导小组审批。经批准调整的采购预算，应及时调整相关采购文件和合同。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采购办公室应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布。3.开标时，应邀请所有投标人参加，按照招标文件规定的程序和方法进行开标、评标和定标工作。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人，采购人根据评标委员会的推荐确定中标人。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大。2.采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的开标、评标和定标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要。不能事先计算出价格总额。2.采购办公室应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等事项进行谈判。在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺或者修正。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.采购办公室应组织成立单一来源采购小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，签订采购合同。3.采用单一来源采购方式的，采购办公室应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报财政部门批准。未经批准的，不得采用单一来源采购方式。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购办公室应成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购办公室。（二）采购审批1.采购办公室对采购申请表进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。初审通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批。对于重大采购项目，应进行集体研究决策。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购办公室编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、验收标准等实质性内容，确保采购项目的质量和需求得到满足。（四）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购办公室应按照规定在指定媒体上发布采购公告（招标邀请书），公布采购项目的相关信息，吸引潜在供应商参与投标。2.采购公告（招标邀请书）应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）供应商资格审查1.采购办公室对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于通过资格审查的供应商，采购办公室应向其发放采购文件，并告知其应注意的事项。（六）采购评审1.按照采购文件规定的时间和地点，组织开标、评标（谈判、询价）等采购评审活动。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标委员会（谈判小组、询价小组）应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审，对投标文件进行综合评价，推荐中标（成交）候选人。3.采购办公室应记录采购评审过程，保存相关资料，包括投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录等。（七）采购合同签订1.采购人根据评标委员会（谈判小组、询价小组）的推荐确定中标（成交）供应商后，采购办公室应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保双方的权利和义务明确。3.采购合同签订后，应报采购领导小组备案。（八）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同和采购文件的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的标准、内容、效果等。2.验收合格后，采购需求部门应填写验收报告，由验收人员签字确认，并加盖部门公章。验收报告应作为支付采购资金的依据之一。3.对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至达到验收标准。如因供应商原因导致采购项目无法验收合格，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（九）采购付款1.采购办公室应根据采购合同和验收报告，按照单位财务管理制度的规定，办理采购付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，不得提前或延迟付款。对于符合财政直接支付条件的采购项目，应通过财政直接支付方式支付采购资金；对于不符合财政直接支付条件的采购项目，应通过单位零余额账户支付采购资金。3.在办理采购付款时，采购办公室应审核相关凭证的真实性、合法性和完整性，确保采购资金支付的安全、准确。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收付款全过程的相关文件资料，主要有：1.采购申请表、采购预算批复文件。2.采购文件，包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等。3.供应商报名资料、资格审查文件。4.投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录等采购评审资料。5.采购合同及补充协议。6.验收报告、付款凭证等。（二）档案整理采购办公室应定期对采购档案进行整理，按照采购项目的类别、时间顺序等进行分类归档，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，指定专人负责。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为十五年，重要采购项目档案保管期限为永久。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。查阅人应遵守档案管理制度，对查阅过程中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私予以保密。七、监督与考核（一）内部监督1.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，重点监督采购程序的合法性、公正性，采购人员的廉洁自律情况等。对于发现的违规违纪行为，应及时进行查处，并追究相关人员的责任。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购资金使用的合法性、合规性和效益性，检查采购合同的执行情况，对采购活动中存在的问题提出审计意见和建议。（二）外部监督1.接受财政部门的监督检查，按照财政部门的要求提供采购项目的相关资料，配合财政部门做好采购监督管理工作。2.主动接受社会监督，采购信息应及时公开，接受供应商和社会公众的监督。对于供应商和社会公众提出的质疑和投诉，应认真调查处理，并及时反馈处理结果。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价机