学院档案保密工作制度

PAGE学院档案保密工作制度一、总则1.目的本制度旨在加强学院档案保密工作，确保学院各类档案信息的安全与机密性，防止档案信息的泄露、篡改和非法使用，维护学院的正常教学、科研和管理秩序，保障学院及相关利益方的合法权益。2.适用范围本制度适用于学院各部门、各单位以及全体教职员工、学生在档案管理、使用过程中涉及的保密工作。涵盖学院教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、行政档案等各类档案资料。3.基本原则（1）依法保密原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准中关于档案保密的规定，依法开展档案保密工作。（2）预防为主原则：强化档案保密意识教育，完善保密制度和措施，从源头预防档案信息泄露风险。（3）突出重点原则：明确重点保密档案范围，对涉及学院核心机密、重大利益以及敏感信息的档案实施重点保护。（4）严格管理原则：规范档案管理流程，加强对档案收集、整理、存储、查阅、传递、销毁等环节的严格管理。二、档案保密工作组织与职责1.保密工作领导小组学院成立档案保密工作领导小组，由学院主要领导担任组长，各相关职能部门负责人为成员。领导小组负责全面领导和统筹协调学院档案保密工作，制定保密工作方针、政策和策略，审议重大保密事项，监督检查保密工作落实情况。2.保密工作机构及职责设立学院档案保密工作办公室，挂靠学院综合档案室，负责档案保密工作的日常组织、协调和管理。其主要职责包括：（1）贯彻执行国家有关档案保密的法律法规和学院保密工作领导小组的决策部署，制定和完善学院档案保密工作制度、流程和规范。（2）组织开展档案保密宣传教育活动，提高全体师生员工的保密意识和技能。（3）负责档案保密工作的指导、监督和检查，对发现的问题及时提出整改意见并跟踪落实。（4）管理档案保密要害部位，配备必要的保密设施设备，确保档案存储环境安全。（5）负责处理档案信息泄露事件，及时采取措施控制事态发展，并向上级主管部门报告。（6）组织开展档案保密工作考核与评估，表彰奖励保密工作先进集体和个人，对违反保密规定的行为进行责任追究。3.各部门职责（1）各部门负责人为本部门档案保密工作第一责任人，负责组织本部门人员学习档案保密制度，落实各项保密措施，确保本部门档案信息安全。（2）指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，严格按照档案管理规定和保密要求操作，对本部门档案的完整性、准确性和保密性负责。（3）加强对本部门人员的日常管理和教育，督促其遵守档案保密制度，防止因人员疏忽或违规操作导致档案信息泄露。三、档案保密范围与密级划分1.保密范围（1）涉及学院教学、科研、管理等方面的未公开的重要数据、统计资料、研究成果、技术方案、教学大纲、考试试卷及答案等。（2）学院人事档案中的个人隐私信息、考核评价结果、薪资待遇等。（3）学院财务档案中的财务报表、预算方案、资金使用情况等。（4）学院重大决策过程中的相关文件、会议记录、讨论稿等。（5）涉及学院与外部单位合作的保密协议、合作项目资料等。（6）其他可能影响学院正常运转或造成不良影响的档案信息。2.密级划分根据档案信息的重要性和敏感性，将学院档案划分为绝密、机密、秘密三个密级。（1）绝密级档案涉及学院核心机密、重大战略决策、关键技术信息等，一旦泄露将对学院造成极其严重的损失，如学院自主研发的具有重大商业价值的科研成果、未公开的国家级科研项目申报材料等。（2）机密级档案涉及学院重要业务信息、教学科研关键数据等，如果泄露可能对学院的教学、科研、管理等工作产生较大影响，如学院年度招生计划、重点学科建设规划、重要科研项目的中期研究报告等。（3）秘密级档案涉及学院一般性业务信息、日常管理资料等，泄露后可能对学院工作造成一定影响，如普通教学课程教案、一般行政文件、学生日常成绩记录等。四、档案管理各环节保密措施1.档案收集与整理（1）档案形成部门应及时将办理完毕的文件材料进行收集、整理，确保档案的齐全、完整。在收集过程中，严格按照保密要求操作，对涉及保密内容的文件要单独存放，做好标识。（2）整理档案时，要遵循档案管理的基本原则和方法，对档案进行分类、编号、编目等处理。同时，要注意保护档案信息的原始性和真实性，不得擅自修改、涂抹或销毁档案内容。（3）对于密级档案，在整理过程中要严格执行双人核对制度，确保档案信息准确无误，并做好相关记录。2.档案存储（1）设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防盗门窗、监控设备、消防器材等，确保档案库房的安全。（2）根据档案的密级和类别，设置不同区域进行存放。绝密级档案应存放在专门的保险柜或保密柜中，并实行专人专管；机密级档案和秘密级档案应分类存放，便于查找和管理。同时，要对档案存放位置进行详细记录，建立档案存储索引。（3）档案库房要保持适宜的温度、湿度和通风条件，定期对档案进行检查和维护，防止档案因受潮、霉变、虫蛀等原因损坏。（4）采用电子存储方式的档案，要严格按照电子档案管理规定进行存储，设置加密访问权限，定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。备份存储介质应异地存放，以防数据丢失。3.档案查阅（1）建立严格的档案查阅审批制度。查阅档案时，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。对于涉及密级档案的查阅，还需经档案保密工作领导小组或其授权的部门审批。（2）档案管理人员应根据审批意见，为查阅人提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人只能在规定的范围内查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。如需摘抄、复制档案，必须经档案保密工作办公室批准，并按照规定进行登记。（3）查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员要认真核对档案的完整性和准确性，确保档案无损坏、丢失或信息泄露情况。4.档案传递（1）档案传递应通过安全可靠的方式进行，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。对于密级档案，必须采用机要通信或加密电子传输方式，并确保传输过程中的信息安全。（2）传递档案时，要填写《档案传递登记表》，详细记录档案名称、数量、传递时间、传递方式、接收人等信息。接收人收到档案后，要在登记表上签字确认。（3）在档案传递过程中，要采取必要的保密措施，防止档案在运输途中丢失、被盗或泄露。如发现档案传递过程中出现异常情况，应及时报告档案保密工作办公室，并采取相应的措施进行处理。5.档案销毁（1）对于已失去保存价值或需保密期限届满的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案前，档案管理部门应提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、所属年度、密级等信息，并附上销毁档案清单。（2）经档案保密工作领导小组或其授权的部门审批同意后，方可进行档案销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息残留。（3）档案销毁过程要进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息，并将记录保存备查。销毁记录应至少保存[X]年。五、人员保密管理1.保密教育与培训（1）学院定期组织开展档案保密宣传教育活动，提高全体师生员工的保密意识和责任感。宣传教育内容包括国家法律法规、学院保密制度、保密知识和技能等。（2）对新入职人员、涉密岗位人员等进行专门的保密培训，培训时间不少于[X]小时。培训结束后，要组织考试，确保培训效果。考试合格后方可上岗，对于考试不合格的人员，应进行补考或重新培训。（3）鼓励师生员工积极参加各类保密培训和学习活动，不断提高自身的保密素质和业务能力。2.保密承诺与监督（1）学院全体师生员工入职或入学时，应签订《档案保密承诺书》，承诺遵守学院档案保密制度，保守档案信息秘密。（2）建立保密监督机制，定期对师生员工遵守保密制度情况进行检查和监督。对于违反保密承诺的行为，要及时进行纠正，并按照学院相关规定进行处理。（3）设立保密举报电话和邮箱，鼓励师生员工对发现的档案信息泄露行为进行举报。对举报属实的人员，给予表彰和奖励；对恶意举报的人员，要依法追究其责任。3.离岗离职人员保密管理（1）师生员工离岗离职时，所在部门应督促其办理档案交接手续，确保档案信息的安全。交接手续应包括档案资料的清点、核对、签字确认等环节，并填写《档案交接清单》。（2）对离岗离职人员进行保密提醒，告知其在离职后仍需遵守保密规定，不得泄露在学院工作期间知悉的档案信息。（3）对于涉及重要档案信息的离岗离职人员，在离职后的[X]年内，要定期进行回访和监督，防止其泄露档案信息。六、保密技术与设施设备管理1.保密技术应用（1）采用先进的保密技术手段，如加密技术、身份认证技术、访问控制技术等，对档案信息进行保护。在电子档案管理系统中，设置多层次的安全防护机制，确保档案数据的安全。（2）定期对保密技术进行评估和更新，及时发现和解决技术漏洞和安全隐患。同时，关注国家保密技术发展动态，积极引进和应用新的保密技术，提高档案保密工作的技术水平。2.保密设施设备配备与管理（1）根据档案保密工作需要，配备必要的保密设施设备，如保密柜、保险柜、碎纸机、加密存储介质、监控设备、防火墙等。（2）建立保密设施设备管理制度，对保密设施设备的采购、安装、使用、维护、报废等环节进行规范管理。定期对保密设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。（3）对保密设施设备的操作人员进行培训，使其熟悉设备的性能和操作方法，严格按照操作规程进行操作。同时，要加强对操作人员的监督，防止其利用设备违规操作或泄露档案信息。七、保密工作监督与检查1.监督检查机制（1）建立定期的档案保密工作监督检查制度，由档案保密工作办公室牵头，组织相关部门人员组成检查组，对学院各部门档案保密工作进行全面检查。检查周期为每[X]年一次。（2）在日常工作中，档案保密工作办公室要对各部门档案保密工作进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。（3）鼓励师生员工对档案保密工作进行监督，对发现的问题可通过举报电话、邮箱等方式向档案保密工作办公室反映。2.检查内容与方式（1）检查内容包括档案保密制度的执行情况、档案管理各环节的保密措施落实情况、人员保密管理情况、保密设施设备配备与使用情况等。（2）检查方式主要包括查阅档案资料、实地查看、询问相关人员、查看监控记录等。检查组要认真做好检查记录，对发现的问题要详细记录在案，并提出整改意见。3.整改与跟踪（1）被检查部门对检查中发现的问题要高度重视，制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。整改措施要具有针对性和可操作性，确保问题得到有效解决。（2）档案保密工作办公室要对整改情况进行跟踪检查，督促整改责任人按时完成整改任务。对于整改不力的部门，要进行通报批评，并责令其重新整改。（3）将档案保密工作监督检查结果纳入学院部门绩效考核体系，对保密工作成绩突出的部门给予表彰和奖励，对存在问题较多的部门进行责任追究。八、保密工作奖惩1.奖励（1）对在档案保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。表彰奖励方式包括颁发荣誉证书、奖金、晋升等。（2）表现突出的情形包括：严格遵守档案保密制度，无任何档案信息泄露事件发生；积极提出并实施有效的保密措施，对保障档案信息安全起到重要作用；及时发现并制止档案信息泄露行为，避免学院遭受重大损失等。2.惩罚（1）对违反档案保密制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、通报批评、罚款、降职、辞退等。（下转第[X]页）（接上页）（