政府档案员工作制度

PAGE政府档案员工作制度一、总则（一）目的为加强政府档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在政府工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各单位档案员的工作管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映政府工作的实际情况。3.完整性原则全面收集、整理和保存政府工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.服务利用原则充分开发利用档案资源，为政府决策、工作查考和社会利用提供服务。二、档案员职责（一）档案收集1.负责收集本部门、本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.定期对各科室、各岗位的文件材料收集情况进行检查和督促，确保应归档的文件材料及时收集齐全。（二）档案整理1.按照档案分类方案和编号规则，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订、编目等整理工作。2.编制档案目录，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。（三）档案保管1.负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、整齐、通风良好，确保档案的安全保管。2.对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管中出现的问题，如霉变、虫蛀、破损等。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等安全防护工作，配备必要的安全设施和设备。（四）档案利用1.为政府部门内部的工作查考、决策参考等提供档案查阅服务，及时准确地提供所需档案资料。2.按照规定的程序和手续，为社会各界提供档案查阅利用服务，做好登记和统计工作。3.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为政府工作和社会利用提供便利。（五）档案信息化建设1.负责档案信息系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。2.按照档案数字化工作要求，组织开展档案数字化加工，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。3.加强档案信息化安全管理，采取有效的安全防护措施，保障档案信息系统的安全稳定。（六）档案移交1.按照国家有关规定，定期将到期档案向同级国家综合档案馆移交。2.在档案移交过程中，负责编制档案移交清单，办理档案移交手续，确保档案移交工作的顺利进行。三、档案收集制度（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门、本单位工作有关的文件、指示、通知等。2.本部门、本单位形成的各类文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.下级机关报送的重要文件、请示、报告等。4.与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。5.本部门、本单位组织的重要会议、活动、调研等形成的文件材料、声像资料等。（二）收集要求1.各科室、各岗位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。3.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保文件的可读性和可利用性。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行整理和归档。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成收集归档工作。2.对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。四、档案整理制度（一）分类标准1.根据政府档案的形成特点和管理要求，采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。2.年度分类以文件形成的自然年度为依据。3.机构（问题）分类根据政府部门的内部机构设置或工作职能进行分类。4.保管期限分类分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（二）编号规则1.档案编号采用全宗号年度保管期限流水号的形式。2.全宗号由同级国家综合档案馆统一编制。3.年度用公元纪年全称表示。保管期限用汉字“永久”“长期”“短期”表示。流水号按档案整理顺序依次编号。（三）装订要求1.纸质文件应采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。3.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行整理，建立电子文件目录，并与纸质文件对应归档。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等项目。3.卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.编目应准确、清晰，便于档案的查找和利用。五、档案保管制度（一）库房管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、温湿度计、防虫药品、防盗门窗等。2.库房应保持清洁、整齐，档案架排列应整齐有序，便于档案的存放和查找。3.库房应划分不同的区域，分别存放不同保管期限、不同类别、不同密级的档案。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序上架存放，不得随意堆放。2.对于珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）温湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.应定期对库房温湿度进行监测和记录，采取有效的温湿度调节措施，如通风、除湿、加湿等。（四）安全防护1.加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.档案管理人员应熟悉安全操作规程，掌握安全防范技能，定期进行安全检查和演练。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等安全防护工作，确保档案的安全保管。六、档案利用制度（一）利用范围1.政府部门内部的工作查考、决策参考、工作依据等。2.司法机关、行政执法部门等依法查阅与案件有关的档案。3.社会组织、公民个人按照规定查阅与自身权益相关的档案。（二）利用手续1.政府部门内部查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字批准后，方可查阅。2.司法机关、行政执法部门等依法查阅档案，应出具单位介绍信、工作证等有效证件，并填写档案查阅登记表，经档案管理部门负责人签字批准后，方可查阅。3.社会组织、公民个人查阅与自身权益相关的档案，应提交有效身份证件，并填写档案查阅申请表，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。（三）利用方式1.档案查阅应在档案查阅室进行，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.查阅档案时，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案材料。如需复印、拍照等，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应对档案利用情况进行登记和统计，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用效果等。（四）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用工作的监督检查，确保档案利用工作的规范、有序进行。2.对于违反档案利用规定的行为，应及时予以制止，并按照有关规定进行处理。七、档案信息化建设制度（一）系统建设1.按照国家有关档案信息化建设的标准和要求，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案信息管理系统应具备安全性、稳定性、可靠性等特点，能够满足政府档案管理工作的需要。3.加强档案信息管理系统的维护和管理，定期进行系统升级和优化，确保系统的正常运行。（二）数字化加工1.制定档案数字化工作计划，明确数字化加工的范围、标准、流程等。2.按照数字化加工标准，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等加工工作，确保数字化档案的质量。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类、存储、管理，实现档案信息的数字化检索和利用。（三）安全管理1.加强档案信息化安全管理，建立健全安全管理制度，明确安全责任。2.采取有效的安全防护措施，如防火墙、入侵检测、加密技术等，保障档案信息系统的安全稳定。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现并处理安全隐患。4.加强对档案管理人员的信息化安全培训，提高安全意识和操作技能。八、档案移交制度（一）移交范围1.按照国家有关规定，定期将到期档案向同级国家综合档案馆移交。2.对于撤销、合并等单位的档案，应按照规定及时向有关部门移交。（二）移交要求1.档案移交应编制档案移交清单，清单应包括档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案移交清单应一式两份，交接双方各执一份，并签字盖章。