某公关公司活动策划细则

某公关公司活动策划细则一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》《广告法》及相关行业基础标准，结合公司业务特性，针对活动策划流程中存在的策划方案质量参差不齐、执行效率低下、客户沟通不畅、风险控制不足等问题，旨在规范策划方案撰写与执行流程，提升客户满意度，控制项目风险，提高整体运营效益。

1、统一策划方案标准，确保专业性与可行性。

2、明确各部门协作职责，保障项目顺利推进。

3、建立风险预警与控制机制，降低项目失败概率。

(二)适用范围：覆盖公司所有部门及员工，包括策划部、设计部、执行部、市场部、客户服务部等，适用于公司承接的所有活动策划项目。正式员工、项目负责人、执行人员均须严格遵守。外部合作供应商的参与需经客户服务部审核确认，并参照本制度执行。特殊情况（如紧急项目）需报总经理特批。

1、策划部负责方案撰写、创意构思、预算编制。

2、设计部负责视觉设计、物料制作支持。

3、执行部负责现场执行、物料管理、人员协调。

4、市场部负责客户关系维护、前期调研。

5、客户服务部负责项目对接、进度跟踪、问题协调。

(三)核心原则：坚持客户导向、专业严谨、协同高效、风险可控原则，强调策划方案的创意性与市场适应性，确保项目执行过程规范有序。

1、客户导向：策划方案必须紧密围绕客户需求与目标。

2、专业严谨：方案内容需符合行业规范，数据准确。

3、协同高效：各部门需紧密配合，信息实时共享。

4、风险可控：提前识别潜在风险，制定应对预案。

(四)层级与关联：本制度为公司专项管理制度，与《公司人事管理制度》《财务报销制度》《项目合同管理制度》等关联。制度执行中若与其他制度冲突，以本制度为准，重大事项报总经理审批。

1、本制度由策划部牵头执行，市场部配合。

2、财务部负责项目预算审核与成本控制。

3、客户服务部负责客户沟通与满意度跟踪。

(五)相关概念说明

1、活动策划项目：指公司承接的客户活动从前期调研到后期总结的全流程服务。

2、策划方案：包含活动目标、创意构思、执行流程、预算明细、风险预案等内容的综合文件。

3、项目执行：指策划方案经客户确认后，各部门按分工完成的活动落地过程。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立总经理决策层，下设策划部、设计部、执行部、市场部、客户服务部等执行层，各部门设负责人，负责本部门日常管理。设立项目小组制，重大项目由总经理指定项目负责人，统筹各部门参与。

1、总经理：负责公司整体战略决策，审批重大项目方案与预算。

2、策划部：负责活动策划方案的创意构思、撰写与优化。

3、设计部：负责活动视觉设计、物料制作的技术支持。

4、执行部：负责活动现场执行、物料管理、人员调度。

5、市场部：负责客户资源拓展、前期市场调研。

6、客户服务部：负责项目对接、进度跟踪、客户沟通。

(二)决策与职责：总经理对项目方案、预算、重大变更拥有最终审批权。项目启动前，策划部需提交初步方案至总经理备案。涉及预算超50%的调整需经总经理批准。

1、总经理决策范围：项目方案方向、预算总额、核心资源调配。

2、简易议事规则：总经理每月召开项目例会，各部门负责人参与，讨论项目进展与问题。

(三)执行与职责：各部门职责明确，横向协作需通过客户服务部协调。

1、策划部：负责方案撰写，需包含活动目标、创意亮点、执行流程、物料清单、人员分工、风险预案。方案需经部门负责人审核，重大项目需组织客户评审。

2、设计部：根据策划部提供的方案，提供视觉设计支持，确保设计符合活动主题与预算要求。设计稿需经策划部确认。

3、执行部：负责物料采购与管理，现场执行需按方案流程操作，重大突发情况需第一时间向客户服务部汇报。

4、市场部：提供活动前期市场调研数据，参与客户需求分析。

5、客户服务部：负责客户沟通，收集客户反馈，协调各部门解决问题。

(四)监督与职责：客户服务部负责监督项目进度与质量，定期向总经理汇报。对方案质量不达标或执行出现重大偏差的情况，客户服务部有权要求责任部门整改。

1、客户服务部监督范围：方案质量、项目进度、客户满意度。

2、监督方式：定期项目进度汇报、现场抽查、客户满意度回访。

(五)协调联动：建立项目启动会、周例会、每日站会制度。跨部门协作需通过客户服务部登记，明确主责部门与配合部门。

1、项目启动会：各部门负责人参与，明确项目目标、分工、时间节点。

2、周例会：项目负责人汇报进展，协调解决问题。

3、每日站会：执行部汇报当天工作，及时沟通异常情况。

三、策划方案撰写与评审

(一)方案撰写要求：策划方案需包含活动背景、目标、主题、目标人群、创意构思、执行流程、物料清单、预算明细、人员分工、风险预案、效果评估等模块。方案需图文并茂，逻辑清晰。

1、活动背景：需包含活动目的、时间、地点、目标人群等基本信息。

2、创意构思：需体现活动亮点与差异化，符合目标人群喜好。

3、执行流程：需详细列出各环节时间节点与负责人。

4、物料清单：需列明所有物料名称、规格、数量、预算。

5、风险预案：需提前识别潜在风险，制定应对措施。

(二)方案评审流程：方案初稿完成后，由策划部负责人组织内部评审，设计部、执行部参与。评审通过后，提交客户服务部安排客户评审。客户确认后，方案正式定稿。

1、内部评审：策划部负责人组织，重点评审方案创意、可行性、预算合理性。

2、客户评审：客户服务部安排，需准备充分，记录客户意见，整理后反馈策划部。

3、方案修改：根据评审意见，策划部负责修改方案，重大修改需重新提交评审。

(三)方案定稿与归档：客户确认后，方案由策划部整理，包含客户确认函，归档至客户服务部备案。方案定稿后，策划部需将电子版发送至各相关部门，确保信息同步。

1、归档内容：方案定稿、客户确认函、评审记录。

2、归档责任：客户服务部指定专人负责，确保档案完整、可查。

3、电子版共享：策划部负责制作电子版，发送至各部门负责人邮箱，重大项目需同步打印纸质版分发。

四、项目执行管理细则

(一)管理目标与核心指标：确保项目按方案执行，客户满意度达85%以上，执行偏差率低于10%，重大问题发生率低于5%。核心指标包括项目准时完成率、客户投诉率、成本控制率。

1、项目准时完成率：指项目按计划时间节点完成的百分比。

2、客户投诉率：指项目执行过程中客户提出投诉的比例。

3、成本控制率：指实际执行成本与预算的偏差比例。

(二)专业标准与规范：制定活动执行标准，明确现场布置、物料管理、人员服务、应急预案等要求。高风险控制点包括：1、大型设备操作；2、舞台搭建安全；3、现场人员管理。防控措施：1、设备操作需持证上岗；2、舞台搭建前进行安全检查；3、执行部每日召开班前会强调纪律。

1、现场布置：需按方案要求提前完成，确保效果符合预期。

2、物料管理：执行部负责物料清点、使用记录，确保无浪费。

3、人员服务：执行部员工需统一着装，保持专业形象。

(三)管理方法与工具：采用项目管理清单法，明确各环节责任人及时间节点。使用Excel制作项目进度表，每日更新，客户服务部负责汇总发送至各相关部门。

1、项目管理清单：包含所有子任务、负责人、完成时间。

2、Excel进度表：每日更新项目进展，标注风险点。

3、客户服务部汇总：每周向总经理汇报项目整体进度。

五、项目执行流程管理

(一)主流程设计：项目启动→方案确认→物料准备→现场布置→活动执行→效果评估→项目总结。各环节责任主体：启动阶段客户服务部；方案确认策划部；物料准备执行部；现场布置执行部；活动执行执行部；效果评估市场部；项目总结策划部。各环节时限：启动3天，方案确认5天，物料准备7天，现场布置5天，活动执行按方案，效果评估3天，项目总结1周。

1、项目启动：客户服务部收集客户需求，制定初步计划。

2、方案确认：策划部提交方案，客户评审通过后正式确认。

3、物料准备：执行部根据方案清单采购物料，确保质量达标。

4、现场布置：执行部按方案要求完成布置，客户服务部监督。

(二)子流程说明：1、物料采购流程：执行部提交需求清单→采购部审核→供应商供货→执行部验收→客户服务部确认。2、人员调度流程：执行部提交人员需求→客户服务部协调→项目负责人确认→执行部安排。子流程与主流程衔接节点：物料采购在方案确认后启动，人员调度在活动前1周完成。

1、物料采购：需提前10天完成，确保活动当天到位。

2、人员调度：需提前5天完成，确保人员状态良好。

(三)流程关键控制点：1、方案确认：策划部需核对客户需求是否完整，客户服务部记录确认时间。2、物料验收：执行部需核对物料清单与实际到货是否一致，拍照留证。3、现场布置：客户服务部现场监督，确保符合方案。高风险点增设双重校验：方案确认需部门负责人复核，物料验收需两人签字。

1、方案确认双重校验：策划部负责人+客户服务部经理签字。

2、物料验收双重校验：执行部负责人+现场监督人员签字。

(四)流程优化机制：每年12月召开流程复盘会，各部门提出改进建议，客户服务部整理后提交总经理审批。优化方案需在次年3月前实施。简化审批环节：优化方案涉及金额低于1万元的，由客户服务部负责人审批。

1、流程复盘会：聚焦效率低、问题频发的环节。

2、优化方案实施：次年3月前完成，客户服务部跟踪落实。

3、简易审批：金额低于1万元的优化方案，客户服务部审批。

六、权限与审批管理

(一)权限设计：按业务类型+金额+岗位层级分配权限。业务类型分为：策划方案调整、物料采购、人员调度、费用报销。金额分为：低于1万元、1-5万元、高于5万元。岗位层级分为：项目负责人、部门负责人、总经理。操作权限：项目负责人可审批低于1万元业务，部门负责人可审批1-5万元业务，总经理可审批高于5万元业务。审批权限：项目负责人可审批低于1万元业务，部门负责人可审批1-5万元业务，总经理可审批高于5万元业务。查询权限：所有员工可查询权限内业务，部门负责人可查询本部门所有业务，总经理可查询所有业务。常规权限：日常业务审批按权限设计执行。特殊权限：紧急情况需经总经理特批。

1、策划方案调整：低于1万元由项目负责人审批，1-5万元由部门负责人审批，高于5万元由总经理审批。

2、物料采购：执行部提交申请，按金额分级审批。

3、人员调度：执行部提交申请，项目负责人审批。

(二)审批权限标准：审批层级：项目负责人→部门负责人→总经理。审批节点：申请提交→初审→复审→审批。审批时限：常规业务3个工作日，紧急业务1个工作日。禁止越权审批：审批人需在权限范围内审批，越权审批无效。责任追溯机制：审批记录自动生成，存档备查。

1、申请提交：执行部提交申请，填写审批表。

2、初审：项目负责人审核，3个工作日内完成。

3、复审：部门负责人复核，3个工作日内完成。

(三)授权与代理：授权条件：员工因出差、休假需临时授权他人审批。授权范围：明确授权业务类型、金额范围、期限。授权期限：最长30天，到期自动失效。备案要求：授权书需提交客户服务部备案。临时代理：紧急情况可代理，最长1天，代理后24小时内交接。

1、授权书：包含授权人、被授权人、授权业务、授权期限。

2、临时代理：需填写临时代理申请，客户服务部签字。

(四)异常审批流程：紧急情况：需加急通道，审批人优先处理。权限外业务：需说明理由，总经理审批。补批业务：需填写补批申请，说明原因，按权限审批。异常审批需附书面说明，存档备查。

1、紧急情况：加急标识，优先处理。

2、权限外业务：说明理由，总经理审批。

3、补批业务：填写补批申请，按权限审批。

七、执行与监督管理

(一)执行要求与标准：明确操作规范，包括方案执行、物料管理、人员服务、应急预案等。信息录入：使用Excel记录项目进展，每日更新。痕迹留存：现场布置、物料使用、人员签到等需拍照留证。执行不到位判定：1、方案未按执行；2、物料使用超标；3、人员服务投诉。

1、方案执行：需严格按照方案执行，偏差超过10%需报告。

2、物料管理：需记录使用情况，无浪费。

3、人员服务：需保持专业形象，无投诉。

(二)监督机制设计：建立“日常+专项”双重监督机制。日常监督：客户服务部每日抽查，每周汇总。专项监督：每月由总经理组织，各部门参与，聚焦高风险环节。内控环节：方案执行、物料管理、人员服务、应急预案。简易落地要求：使用Excel记录监督情况，每月形成报告。

1、日常监督：客户服务部每日抽查，每周汇总。

2、专项监督：每月总经理组织，聚焦高风险环节。

3、内控环节：方案执行、物料管理、人员服务、应急预案。

(三)检查与审计：监督内容：方案执行、物料管理、人员服务、应急预案。简易方法：现场查看、资料核对。频次：每月一次现场检查，每季度一次资料审计。检查结果：形成简单报告，明确整改要求，责任人签字确认。

1、现场检查：客户服务部负责，聚焦关键环节。

2、资料审计：客户服务部负责，核对记录完整性。

3、整改要求：明确整改措施、完成时间、责任人。

(四)执行情况报告：上报流程：客户服务部每月25日提交。上报主体：客户服务部。上报周期：每月一次。报告内容：核心数据（项目进展、成本控制）、存在风险、改进建议。报告简化：使用Excel模板，包含关键指标、风险点、改进措施。

1、核心数据：项目进展、成本控制率。

2、存在风险：需具体描述，提出改进措施。

3、改进建议：聚焦效率提升、成本控制。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设定策划方案质量、项目执行效率、客户满意度、成本控制率四项核心指标。权重分别为：策划方案质量30%、项目执行效率25%、客户满意度25%、成本控制率20%。评分标准：优秀（90-100分）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、不合格（低于70分）。考核对象为项目负责人、执行部员工、客户服务部员工。定量指标：项目准时完成率、成本控制率。定性指标：方案创意性、客户满意度。

1、策划方案质量：由客户服务部组织评审，评分占30%权重。

2、项目执行效率：由客户服务部统计，评分占25%权重。

3、客户满意度：由客户服务部回访，评分占25%权重。

4、成本控制率：由财务部核算，评分占20%权重。

(二)评估周期与方法：考核周期为每月一次。评估方法：定量指标使用数据统计，定性指标使用客户服务部回访记录。考核重点：每月最后一个周进行，聚焦当月项目完成情况。

1、定量指标：使用Excel统计，每月25日汇总。

2、定性指标：客户服务部回访记录，每月25日汇总。

3、考核重点：当月项目完成率、客户投诉率。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环。一般问题：整改时限7天，责任人需在3天内提交整改方案。重大问题：整改时限15天，责任人需在5天内提交整改方案。整改要求：责任人签字确认，客户服务部复核。

1、一般问题：整改方案提交后3天内完成整改。

2、重大问题：整改方案提交后5天内完成整改。

3、复核要求：客户服务部现场检查，整改合格后签字销号。

(四)持续改进流程：基于考核、检查、业务变化及政策调整优化制度。建议收集：每月最后一个周收集各部门建议。简易评估：客户服务部评估，每月25日提交评估报告。审批：总经理审批，每月30日完成。跟踪机制：客户服务部跟踪落实，每月5日汇报。

1、建议收集：各部门填写简易建议表。

2、简易评估：客户服务部每月25日提交报告。

3、审批要求：总经理每月30日完成审批。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形：1、策划方案获客户高度评价；2、项目执行效率提升20%以上；3、成本控制率提升10%以上。奖励类型：奖金、通报表扬。奖励标准：奖金金额根据贡献大小分级，通报表扬不设金额。申报程序：员工填写奖励申请表，部门负责人审核，客户服务部汇总，总经理审批。审核程序：客户服务部审核，总经理审批。公示程序：在公司公告栏公示3天。发放程序：奖金随工资发放，通报表扬在月度会议上宣布。

1、奖励情形：需提供具体事例，由客户服务部核实。

2、奖励类型：奖金金额根据贡献大小分级，通报表扬不设金额。

3、申报程序：员工填写申请表，部门负责人审核。

(二)处罚标准与程序：违规行为分类：一般违规：如迟到早退；较重违规：如工作疏忽导致小问题；严重违规：如泄露公司机密。处罚标准：一般违规：口头警告；较重违规：罚款100-500元；严重违规：罚款500-1000元，并解除劳动合同。调查程序：客户服务部调查，取证后告知当事人，当事人有陈述权。审批程序：罚款100元以下由部门负责人审批，100元以上由总经理审批。执行程序：罚款随工资扣除，解除劳动合同需签订协议。

1、一般违规：口头警告，记录在案。

2、较重违规：罚款100-500元，记录在案。

3、严重违规：罚款500-1000元，解除劳动合同。

(三)申诉与复议：申请条件：员工对处罚不服可提出申诉。申请时限：处罚决定后5天内。受理部门：客户服务部。复议流程：客户服务部受理，3个工作日内组织复议，复议结果5个工作日内出具。留存全程痕迹：