建筑工程档案安全管理办法

建筑工程档案安全管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范和加强建筑工程档案（以下简称“工程档案”）的安全管理工作，确保工程档案的真实、完整、可用与安全，有效发挥工程档案在工程建设、运营、维护及历史查考中的重要作用，根据国家有关档案管理及建筑工程管理的法律法规和标准规范，结合本单位实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本单位及所属项目在建筑工程立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后续运维等各个阶段形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式的工程档案的安全管理工作。第三条基本原则工程档案安全管理遵循“统一领导、分级负责；预防为主、防治结合；全程管理、安全第一”的原则，实行全员参与、层层把关的安全责任体系。第四条职责分工单位档案管理部门是工程档案安全管理的归口管理部门，负责统筹规划、制度建设、监督检查和业务指导。各相关业务部门及工程项目部应明确档案安全管理职责，指定专人负责本部门、本项目工程档案的日常安全管理工作。第二章档案形成与收集阶段的安全管理第五条文件材料形成质量工程档案的形成应符合国家及行业相关标准，确保文件材料的真实性、准确性、完整性和规范性。字迹材料应耐久、清晰，纸张质量应符合存档要求。电子文件的形成应符合电子档案管理相关规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第六条收集过程管理各相关部门及人员应及时收集工程建设各环节形成的文件材料，确保不遗漏、不丢失。收集过程中应核对文件材料的完整性、准确性，并对接收的文件材料进行初步整理和登记。对涉密或敏感文件材料，应单独标识并采取相应保密措施。第七条特殊载体档案管理照片、录音、录像等声像档案，应确保其载体清洁、完好，并注明拍摄时间、地点、事由、人物等要素。对于实物档案，应妥善包装、存放，防止损坏和变质。第三章档案整理与保管阶段的安全管理第八条整理规范与安全档案整理应按照国家档案著录规则和相关标准进行，做到分类准确、组卷合理、排列有序、编目清晰。整理过程中应轻拿轻放，避免涂改、勾画、抽取、撤换文件材料。涉密档案的整理应在符合保密要求的场所进行。第九条库房安全管理1.选址与建设：档案库房应选择地势较高、干燥通风、远离火源、水源及污染源的场所。库房建筑应符合防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等要求。2.温湿度控制：库房内应配备温湿度调控设备，保持适宜的温湿度范围（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%），并做好记录。3.照明与通风：库房应采用防紫外线灯具，避免阳光直射。保持良好通风，必要时安装空气净化设备。4.消防与安防：库房应配置符合规定的消防器材，并定期检查维护。安装必要的防盗门窗、监控系统和报警装置，确保档案实体安全。5.库房管理：非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品及与档案管理无关的杂物。第十条装具与存放档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具。档案柜应排列有序，便于存取和管理。不同保管期限、不同密级的档案应分区存放。珍贵档案、重要实物档案应采取特殊保护措施。第十一条定期检查与维护档案管理部门应定期对库存档案进行清点核对和安全检查，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。建立档案检查维护记录。第四章档案数字化过程中的安全管理第十二条数字化环境安全档案数字化加工场所应符合保密要求，配备必要的安全保密设备。计算机及网络系统应安装杀毒软件和防火墙，定期进行安全检测和升级。第十三条数字化过程管理数字化加工人员应经过专业培训和保密教育，严格遵守操作规程。对数字化前的档案交接、拆卷、扫描、著录、校对、装订等环节应进行全程监控和登记。确保扫描图像的质量符合要求，元数据著录准确完整。第十四条数字档案的存储与备份数字档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并进行异地备份和异质备份。备份介质应妥善保管，定期检查其有效性。数字档案的格式应符合长期保存要求，避免使用易淘汰的技术格式。第十五条数据传输与利用安全第五章档案利用与借阅阶段的安全管理第十六条利用制度严格执行档案利用借阅制度。查阅、复制、摘录档案须经相关负责人批准，并履行登记手续。利用档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、传播涉密或敏感信息。第十七条借阅管理1.借阅档案应限定范围和期限，到期及时归还。确需延期的，应办理续借手续。2.档案一般不得带出档案管理部门指定的阅档场所。确因工作需要借出的，须经单位分管领导批准，严格控制借出时间和数量。3.涉密档案的借阅、复制，须严格按照保密规定执行，由专人负责，在指定地点进行。第十八条归还与清点借阅档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、页数及完好状况，确认无误后方可办理归还手续。发现档案污损、缺失等情况，应立即报告并追查处理。第十九条复制与摘录管理复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并在指定地点进行。复制件应加盖档案证明章，与原件具有同等效力。涉密档案的复制按保密规定执行。第六章档案保密管理第二十条保密责任严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。档案管理人员及所有接触档案的人员应严格遵守保密纪律，签订保密承诺书，承担相应的保密责任。第二十一条涉密档案管理涉密档案应严格按照国家秘密载体管理规定进行管理，明确密级、保密期限，专人保管，专柜存放。涉密档案的知悉范围应严格控制，非经批准，不得扩大。第二十二条保密检查与教育定期组织档案保密检查和保密知识教育培训，提高全员保密意识和防范能力。对失泄密事件，应立即报告并按规定追究相关人员责任。第七章档案鉴定与销毁阶段的安全管理第二十三条鉴定组织档案管理部门应会同相关业务部门组成档案鉴定小组，对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第二十四条销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁。销毁档案须有两人以上监销，并在指定地点进行，确保档案信息不被泄露。监销人应对销毁全过程进行监督，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。第八章应急处置与保障第二十五条应急预案档案管理部门应制定档案安全突发事件应急预案，包括火灾、水灾、盗窃、泄密、自然灾害等突发事件的应急处置措施。定期组织应急演练，提高应急处理能力。第二十六条应急处置发生档案安全突发事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施抢救和保护档案，防止事态扩大，并按规定及时向上级主管部门报告。第二十七条人员与经费保障加强档案管理人员队伍建设，配备必要的专业人员，定期进行业务培训和安全教育。保障档案安全管理所需经费，用于库房建设与改造、设备购置与维护、档案修复与数字化、安全保密设施配备等。第九章监督检查与责任追究第二十八条监督检查单位应将档案安全管理工作纳入年度考核和监督检查范围。档案管理部门应定期对各部门、各项目的档案安全管理工作进行检查指导，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪落实。第二十九条责任追究对在档案安全管理工作中做出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本办法规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，应视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、