（正式版）DB22∕T 3606-2023 《黑土地质量档案管理规范》

22I本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。1黑土地质量档案管理规范件材料归档、档案保管、鉴定与销毁、档案开发与利用、档案统计与移交、档案监督与指导。GB/T11822—2008科学技术档案案卷构成的一般要求档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+DB22/T3394—2022黑土地对国家、社会具有保存价值并归档保存的黑土地质量文件材4基本要求24.1县级以上人民政府农业农村主管部门及其他承担黑土地质量工作的主管部门负责本行政区域黑土4.2形成材料的承办部门按照“首办负责、流程统一、标准一致”的原则，负责黑土地质量文件材料的形成、收集、整理、归档等，若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责；按照“安全保质、规4.3涉及国家秘密的黑土地质量档案应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密定密管理5.1.1黑土地质量文件材料形成时，采用纸质和电子两种方式记录。已配备电子档案管理系统、具备5.1.2以照片方式形成的黑土地质量文件材料，以电子照片方式记录，不形成相纸等纸质载体形式。5.2.1纸质文件材料形成时，宜采用激光打印或黑色水性字迹笔记录，确保记录的信息清晰、稳固、b)数据、图件等专业类电子文b)电子文件材料应转换或直接使用系统安全的电子计算机记录，同时应备份在一次写入型光盘或硬磁盘等离线存储介质上。一次写入型光盘应符合DA/T38的要5.4.2电子公文等版式文件材料格式宜参照DA/T47—2009中第4章的要求执行。3集范围应涵盖DB22/T3394—2022中4.1的内容。黑土地质量文件材料归档范围参照表A.1。活动或会议等反映同一事由的若干电子照片宜参照DA/T50中照片组的要求进行收集。7.1.1整理工作应遵循黑土地质量文件材料的形成规律、保持文件材料之间的有机联系，确保整理后7.1.2黑土地质量文件材料应按照分类、排列、编号、编目的顺序，以“件”为单位逐步开展整理工年度分类是按黑土地质量文件材料形成的年度进行分类。本文件中的年度是指文件材料形成的自问题分类是按黑土地质量文件材料所反映的问题进行分类，见表A.1“分类号”项。a)按照年度一问题，结合时间应依分类方案和排列顺序编制档号，纸质档案和电子档案的档号构成及编制要求应保持一致。4b)“分类号”由代表“质量”的汉语拼音大写“ZL”加上两位阿拉伯数字(参见表A.1)组成；c)“年度”为文件形成年度，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2022”;d)“保管期限”分为永久、30年，分别以代码“Y”“D30”标识；e)“件号”是单件归档文件在分类方案最低一级类目内材料的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”。黑土地质量归档文件应在首页上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。电子文件可以由系统7.5编目黑土地质量文件材料应依据档号顺序编制归档文件目8.1纸质文件材料应归档1份，电子文件材料离线存储介质应归档3套(存储档案光盘载体的套号8.2以年度形成的黑土地质量文件材料可于次年6月底之前完成归档移交；以周期形成的黑土地质量文件材料可于周期结束后3个月内完成归档移交。b)接收部门的检查人核对归档文件材料整理情况和档案目录信息；9.1.1保管场所应具备防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护条件。档案保管温湿度宜参照JGJ25—2010中5.2规定执行。5a)纸质档案应按照档号顺序，在档案柜(架)内，自上而下、从左至右依次排放保管；1)保存在离线存储介质上的档案，应装盒远离磁场保管。保管应符合DA/T38—2021中第9章的要求，硬磁盘介质的保管应符合DA/T75—2019中第9章的要求；2)存储在电子计算机上的档案，其电子计算机场地条件宜参照GB/T2887执行。d)宜应用电子档案管理系统实现信息化管理，电子档案管理系统功能宜参照GB/T39784。9.1.4档案管理应列入单位安全工作管理机制中，开展档案安全风险管控。发现安全隐患的，应及时a)纸质档案应定期检查保存状况，出现纸张破损或变质情况，宜参照DA/T25的要求，及时修9.2鉴定9.2.2应由从事黑土地质量工作和档案保管工作的相关人员组成黑土地质量档案鉴定小组，负责档案9.2.3应按照黑土地质量档案保管期限的设定，定期对已达到保管期限上限的黑土地质量档案进行存9.2.4鉴定后仍需继续保存的档案，应根据实际需要重新划定保管期限并做出标注，鉴定后确无保存纸质档案销毁的方法可参照《机关档案管理规定》的相关要求执行；电子档案销毁的方法应按照GB/T18894—2016中10.3执行。土地质量评价专题概况、黑土地质量等级图册等编研成果，为10.2.1黑土地质量档案的利用应参照《机关档案管理规定》建立健全档案利用制度，规范利用手续。10.2.2黑土地质量电子档案与纸质档案具有同等效力，可采用更为安全、便捷的电子形式提供利用。像和在版本保护期内的黑土地质量声像档案，应符合国611.1.3应按上级主管部门或档案主管部门要求，按时完11.2.1应按照完整、系统、真实、安全的原则移交黑土地质量档案，确保移交后的档移交进馆的黑土地质量档案在达到开放条件后，应由立档单位配合档案馆完成移交档案的开放审12.1监督与指导工作应本着公正、严谨、高效的原则，确保档案管理活动科学规范、安全有效。71218231234519按照条款7.4.3“档