河南省档案工作制度

PAGE河南省档案工作制度一、总则（一）目的为加强河南省档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，服务经济社会发展，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理：档案工作实行统一领导，各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导；各单位负责本单位档案工作的具体实施和管理。2.维护档案的完整与安全：采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于社会利用：遵循方便、快捷、高效的原则，优化档案利用流程，为社会各界提供优质的档案利用服务。二、档案机构与人员（一）档案管理机构1.各级档案行政管理部门省级档案行政管理部门负责全省档案工作的宏观管理，制定全省档案事业发展规划、规章制度，组织开展档案业务培训、监督检查等工作。市、县级档案行政管理部门按照职责分工，负责本行政区域内档案工作的组织协调、指导监督等具体工作。2.单位档案管理部门各单位应设立档案管理部门或指定专人负责档案工作，配备与档案管理任务相适应的档案管理人员。档案管理部门应明确职责，建立健全档案管理制度，确保档案工作有序开展。单位档案管理部门的职责包括：贯彻执行国家和地方有关档案工作的法律法规和方针政策；制定本单位档案工作规章制度；负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作；指导本单位内部各部门的文件材料收集、整理和归档工作；参与本单位重大活动、重要项目的文件材料收集和整理工作等。（二）档案人员1.档案管理人员任职条件档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，经过档案业务培训并取得相应资格证书。档案管理人员应具有良好的政治素质、职业道德和保密意识，能够认真履行档案管理职责，保守档案机密。2.档案人员培训与考核各级档案行政管理部门应定期组织档案管理人员培训，提高档案人员的业务水平和综合素质。培训内容包括档案法律法规、档案业务知识、信息技术应用等。各单位应建立档案人员考核制度，对档案管理人员的工作业绩、业务能力等进行考核。考核结果作为档案人员晋升、奖惩的依据。三、文件材料的形成与归档（一）文件材料的形成1.文件材料的来源单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质、电子、声像、实物等各种载体形式。文件材料的形成应遵循真实、完整、准确、系统的原则，确保文件材料能够反映单位工作的全过程和实际情况。2.文件材料的形成要求单位内部各部门应明确专人负责文件材料的形成和积累工作，确保文件材料的及时收集和整理。文件材料的起草、审核、签发等环节应严格按照规定程序进行，确保文件材料的质量。电子文件的形成应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（二）文件材料的归档1.归档范围各单位应按照国家和地方有关规定，结合本单位实际情况，制定本单位文件材料归档范围和保管期限表。归档范围应涵盖单位工作活动的各个方面，包括党群工作、行政管理、业务工作、财务管理、人事管理等。对国家和社会具有重要保存价值的文件材料，应按照相关规定向同级国家综合档案馆移交。2.归档时间单位应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。对于一些重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。电子文件应在其形成或办理完毕后及时进行归档，确保电子文件与纸质文件同步归档。3.归档要求归档的文件材料应齐全完整、分类准确、编目规范。纸质文件材料应按照分类方案进行整理，装订成册，并编制页码；电子文件应按照电子档案管理要求进行整理，存储到符合安全要求的存储介质上，并进行备份。归档的文件材料应填写归档文件目录，注明文件的题名、日期、文号、责任者等信息，便于查找和利用。四、档案的整理与保管（一）档案的整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。档案整理应采用统一的分类标准和方法，确保档案整理的一致性和规范性。2.整理方法纸质档案的整理应按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，编制案卷目录和卷内文件目录。电子档案的整理应按照全宗、年度、保管期限等进行分类，建立电子档案数据库，并对电子档案进行元数据著录，确保电子档案的可检索性和可读性。声像、实物等特殊载体档案的整理应按照相关标准和规范进行，确保档案的完整性和真实性。（二）档案的保管1.保管场所档案保管场所应符合国家有关档案保管的安全要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。档案保管场所应设置专门的档案库房、阅览室、办公室等功能区域，确保档案管理工作的正常开展。2.保管设备档案保管应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，以保障档案的安全保管。电子档案的保管应采用安全可靠的存储设备，并定期进行备份，防止电子档案数据丢失。3.档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。各单位应按照国家和地方有关规定，结合本单位实际情况，准确划分档案的保管期限。对于保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和处置。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对本单位保管期限已满的档案进行鉴定。2.鉴定标准档案鉴定应依据国家和地方有关档案鉴定的标准和规范，结合本单位工作实际，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的价值。对于具有重要历史价值、科学研究价值、凭证价值等的档案，应予以保留；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（二）档案销毁1.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定后，应编制档案销毁清册，注明档案的题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息。档案销毁清册应经单位负责人审核批准后，方可进行档案销毁工作。档案销毁工作应在指定的场所进行，由两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。2.销毁记录档案销毁工作完成后，应将档案销毁清册、销毁记录等相关材料进行整理归档，永久保存。六、档案的统计与利用（一）档案统计1.统计内容档案统计应包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等方面的内容。各单位应建立档案统计台账，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并向上级主管部门和同级档案行政管理部门报送档案统计报表。2.统计要求档案统计应做到数据准确、内容完整、报送及时。统计数据应真实反映档案工作的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。（二）档案利用1.利用原则档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。档案利用应方便社会各界，提高档案利用效率，充分发挥档案的作用。2.利用方式单位应建立档案查阅利用制度，明确档案查阅利用的范围、程序、手续等。档案查阅利用可采用查阅档案原件、提供档案复印件、出具档案证明等方式进行。对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅利用范围。3.利用服务单位档案管理部门应积极开展档案利用服务工作，为社会各界提供优质、高效的档案利用服务。档案利用服务应做到热情周到、耐心细致，及时满足利用者的需求。根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案编研成果，如大事记、组织沿革、专题汇编等，为利用者提供更加便捷的服务。七、监督与检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门省级档案行政管理部门负责对全省档案工作进行监督检查，定期组织开展档案工作专项检查和综合评估。市、县级档案行政管理部门负责对本行政区域内档案工作进行日常监督检查，及时发现和解决档案工作中存在的问题。2.单位内部监督各单位应建立健全内部档案监督检查制度，定期对本单位档案工作进行自查自纠，确保档案工作符合法律法规和规章制度的要求。（二）监督检查内容1.档案工作制度执行情况检查各单位档案工作制度的建立和执行情况，包括文件材料归档制度、档案整理保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计利用制度等。2.档案实体管理情况检查档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等环节是否符合规定要求，档案实体是否完整、安全，保管设备是否齐全有效。3.档案信息化建设情况检查各单位档案信息化建设情况，包括电子档案管理系统的建设、电子档案的收集整理、存储备份、安全保密等方面的情况。4.档案利用服务情况检查各单位档案利用服务情况，包括档案查阅利用制度的执行情况、利用服务质量、利用效果等方面的情况。（