医院档案工作制度汇编

PAGE医院档案工作制度汇编一、总则（一）目的为加强医院档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为医院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家有关档案工作的规定，结合医院实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.文件材料形成部门和个人负责归档原则：各部门和个人应将在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，按照规定及时整理归档，确保档案的齐全、完整。3.维护档案的真实性、完整性和安全性原则：严禁对档案进行涂改、伪造、损毁、丢失等行为，确保档案的原始面貌和信息安全。4.便于利用原则：档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的检索体系，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门医院设立专门的档案管理部门，负责医院档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全医院档案管理制度。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为医院各项工作提供档案利用服务。5.负责对各部门档案工作进行业务指导和培训，提高档案管理人员的业务水平。6.做好档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.定期将整理好的档案移交医院档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括医院党组织、工会、共青团等组织形成的文件材料。2.行政管理类：医院行政事务管理活动中形成的文件材料。3.医疗管理类：医疗业务管理、医疗质量管理、医疗技术管理等方面的文件材料。4.护理管理类：护理工作组织、护理质量管理、护理技术操作等方面的文件材料。5.教学科研类：医院教学、科研工作中形成的文件材料。6.人事管理类：人员招聘、培训、考核、晋升、奖惩等人事管理活动中形成的文件材料。7.财务管理类：医院财务预算、决算、收支、资产等财务管理活动中形成的文件材料。8.设备物资管理类：医院设备采购与管理、物资采购与管理等方面的文件材料。9.基建后勤管理类：医院基本建设、后勤保障等方面的文件材料。10.声像档案类：医院在医疗、教学科研、行政管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023医疗管理001，表示2023年形成的医疗管理类第1份档案。2.年度：以公元纪年表示，如2023年。3.类别：按照档案分类的十大类，分别用两位数字表示，如党群工作类为01，行政管理类为02等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.医院各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表（包括纸质、电子、声像等各种载体）。2.医院与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.医院举办或参加的各类会议、活动形成的文件材料。4.医院职工个人在工作中形成的重要业务文件、科研成果、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，电子文件应确保内容完整、格式正确、存储安全。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法及要求1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，装订成册，编制页码，填写卷内目录和备考表，装盒上架。2.科技档案：按照项目、专业等进行分类整理，建立项目档案卷，编制卷内目录和备考表，装盒上架。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，并按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定进行装订、编目、保管。4.声像档案：按照形成时间、内容等进行分类整理，编制目录，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，存储于磁性载体或光盘等介质上，并做好备份。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案：次年上半年归档完毕。2.科技档案：项目结束后三个月内归档。3.会计档案：在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。4.声像档案：活动结束后一个月内归档。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应按照档案整理要求，对本部门形成的档案进行系统整理，编制归档文件目录，填写档案移交清单。2.档案移交清单应一式两份，双方签字确认后，一份由移交部门留存，一份由档案管理部门保存。3.移交的档案应符合质量要求，做到分类准确、编目规范、装订整齐、手续完备。（三）档案移交程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案及档案移交清单一并提交给医院档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行检查验收，如发现问题，应及时通知移交部门进行整改。3.经检查验收合格的档案，档案管理部门予以接收，并办理正式的移交手续。六、档案的保管（一）保管场所1.医院应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、光盘柜等，并按照档案类别、年度、保管期限等进行合理排列。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。3.对电子档案应定期进行备份，存储于不同的载体上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案的销毁1.对已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案名称、年度、类别、保管期限、数量等内容，并经医院分管领导审批。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.严禁擅自销毁档案，销毁后的档案销毁清册应永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.医院内部各部门因工作需要查阅档案。2.医院职工因个人工作、学习、科研等需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅医院档案，须经医院有关部门批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案进行查阅，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。严禁将档案带出医院或转借他人。利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅等情况进行详细记录。2.利用登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称、数量、归还时间等。（四）利用反馈意见档案管理部门应定期收集利用者对档案利用工作的反馈意见，不断改进档案管理和服务工作，提高档案利用效率。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化加工1.对医院现存的纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.对数字化档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立准确的档案数据库。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能。2.检索查询：提供多种检索方式，如按年度、类别、关键词等进行快速检索，方便利用者查找档案。3.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.统计分析：对档案的数量、利用情况等进行统计分析，为医院档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立完善的档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案数据的安全。2.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。九、档案工作监督与考核（一）监督检查1.医院档案管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.制定档案工作考核评价标准，对各部门档案工