全国会计档案工作制度

PAGE全国会计档案工作制度一、总则（一）目的为了加强全国会计档案管理，统一会计档案管理制度，规范会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合全国会计工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于全国各级各类国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理应当遵循统一领导、分级管理的原则，由各级财政部门和档案行政管理部门共同负责组织实施，各单位负责本单位会计档案的具体管理工作。同时，应遵循全面性、真实性、系统性、安全性和可追溯性的原则，确保会计档案管理工作的规范、有序进行。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、领料单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类账户开设的，用于分类登记单位全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等总括核算资料的账簿；明细账是根据明细分类账户开设的，用于分类登记某一类经济业务，提供有关明细核算资料的账簿；日记账是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账；固定资产卡片是记录固定资产详细信息的卡片，包括固定资产的名称、规格、型号、购置日期、原值、折旧等；其他辅助性账簿是为了满足某些特殊需要而设置的账簿，如备查账等。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。月度、季度、半年度财务会计报告通常包括资产负债表、利润表、现金流量表和附注等；年度财务会计报告除上述内容外，还包括所有者权益变动表等。财务会计报告是单位对外提供的反映单位某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。银行存款余额调节表是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法所编制的表格；银行对账单是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录；纳税申报表是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格；会计档案移交清册是记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员时详细情况的清单；会计档案保管清册是记录单位会计档案保管情况的清单，包括会计档案的名称、数量、起止年度、保管期限等；会计档案销毁清册是记录会计档案销毁情况的清单，包括销毁会计档案的名称、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等；会计档案鉴定意见书是对已到保管期限的会计档案进行鉴定后出具的意见书，明确哪些会计档案可以销毁，哪些需要继续保管等。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.单位应当按照国家有关规定，定期将会计档案收集齐全，整理立卷。2.会计机构、会计人员应及时将本单位形成的会计档案，按照归档范围和归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。3.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，并指定专人负责。（二）整理方法1.会计凭证的整理去除凭证中的金属物，如订书钉、回形针等。对凭证进行分类，按照记账凭证的编号顺序排列，检查凭证是否齐全，附件是否完整。将凭证折叠整齐，使附件与记账凭证大小一致，左上角对齐。用棉线或塑料绳在凭证左上角装订牢固，在装订处加封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。同时，在凭证封面上填写单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签名或盖章等信息。2.会计账簿的整理拆除账页的空白页、账夹等无关物品。按照账簿启用时间先后顺序排列，检查账簿是否连续编号，账页是否齐全，有无缺页、漏页等情况。对于活页式账簿，应将账页编号并装订成册，加装封面和封底，在封面上填写单位名称、账簿名称、年度、起止日期、页数、记账人员和会计主管人员签名或盖章等信息。对于卡片式账簿，应将卡片按类别、编号顺序排列，装在卡片箱内，并在卡片箱上标明账簿名称、类别、编号等信息。3.财务会计报告的整理按照月度、季度、半年度、年度顺序排列财务会计报告，检查报告是否齐全，有无缺页、漏页等情况。对于有封面的财务会计报告，应在封面上填写单位名称、年度、月份、报告种类等信息，并加盖单位公章。将财务会计报告装订成册，加装封面和封底，在封面上填写单位名称、账簿名称、年度、起止日期、页数、编制人员和会计主管人员签名或盖章等信息。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单应按时间顺序排列，装订成册，并在封面上填写单位名称、年度、月份等信息。纳税申报表应按税种、申报时间顺序排列，装订成册，并在封面上填写单位名称、年度、月份、税种等信息。会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等应单独成册，并在封面上填写单位名称、年度、文件名称等信息。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。1.永久保管的会计档案年度财务会计报告。会计档案保管清册。会计档案销毁清册。会计档案鉴定意见书。2.保管30年的会计档案会计凭证。会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿）。3.保管10年的会计档案月度、季度、半年度财务会计报告。银行存款余额调节表。银行对账单。纳税申报表。（二）保管要求1.单位应当设立专门的会计档案保管机构或指定专人负责会计档案保管工作。保管机构或保管人员应具备必要的档案管理知识和技能，熟悉会计档案管理业务。2.会计档案应存放在安全、干燥、防火、防潮、防虫、防鼠的库房内，库房应配备必要的消防器材和温湿度调节设备，确保会计档案的安全和完整。3.会计档案应分类存放，按照会计档案的类别、保管期限等进行排列，便于查找和利用。同时，应建立会计档案索引目录，详细记录会计档案的存放位置、编号、名称、保管期限等信息。4.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。5.单位变更名称、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。五、会计档案的利用（一）查阅与复制1.单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.单位内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经会计档案保管机构负责人或单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在指定地点进行，由会计档案保管人员在场监督。3.单位外部人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，并填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在指定地点进行，由会计档案保管人员在场监督。查阅人员如需复制会计档案，应经单位负责人批准，并按照规定办理复制手续。（二）借阅1.单位内部人员借阅会计档案期限一般不得超过[X]个工作日，并应在规定期限内归还。如需延期借阅，应重新办理审批手续。2.单位外部人员借阅会计档案期限一般不得超过[X]个工作日，并应在规定期限内归还。如需延期借阅，应经单位负责人批准，并重新办理借阅手续。借阅人员归还会计档案时，会计档案保管人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。2.会计档案鉴定小组应根据会计档案的保管期限、内容完整性、重要性等因素，对已到保管期限的会计档案进行逐一审查，确定哪些会计档案可以销毁，哪些会计档案需要继续保管。3.会计档案鉴定小组应在会计档案鉴定意见书上签署鉴定意见，注明鉴定日期、鉴定人员等信息，并加盖单位公章。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。2.保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。七、监督与检查（一）内部监督1.单位应当建立健全会计档案管理内部监督制度，明确会计档案管理各环节的职责和权限，加强对会计档案管理工作的全过程监督。2.单位内部审计机构或其他独立监督机构应定期对会计档案管理工作进行审计和监督检查，检查内容包括会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节是否符合本制度规定，会计档案的真实性、完整性、安全性是否得到保障等。3.对于监督检查中发现的问题，单位应及时采取措施进行整改，确保会计档案管理工作规范、有序进行。（二）外部监督1.各级财政部门和档案行政管理部门应按照职责分工，对单位会计档案管理工作进行监督检查