政协机关档案工作制度

PAGE政协机关档案工作制度一、总则（一）目的为加强政协机关档案工作，实现档案管理的规范化、科学化、制度化，有效保护和利用档案资源，为政协履行职能提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关各部门及所属单位的档案工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则政协机关档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映政协机关各项工作活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.实用性原则档案工作应紧密围绕政协机关的中心工作，注重档案的开发利用，为工作决策、研究、宣传等提供有效服务。4.与时俱进原则适应档案管理技术和手段的发展变化，不断推进档案工作的信息化建设，提高档案管理效率和水平。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门政协机关设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和指导机关档案工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.制定和完善档案管理制度，规范档案管理流程。3.对档案管理人员进行业务培训，提高其业务素质和工作能力。4.参与档案信息化建设，确保档案信息的安全存储和有效利用。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，及时发现问题并提出改进措施。三、档案收集（一）收集范围1.政协全会、常委会、主席会议等重要会议文件、记录、纪要等。2.政协机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.政协委员提案、建议案及办理情况的相关材料。4.政协开展调研、视察、考察等活动形成的文件、报告、照片、录音录像等资料。5.政协机关与其他单位往来的公文、函件、协议等。6.政协机关工作人员的人事档案、工资档案等。7.政协机关获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。8.其他具有保存价值应归档的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保材料齐全、完整。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和完整性。4.定期对收集的文件材料进行整理和移交，不得积压。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。2.科技档案：按照项目专业分类。3.会计档案：按照会计年度形式分类。4.人事档案：按照干部人事档案管理规定分类。5.声像档案：按照载体形式、时间、内容分类。6.实物档案：按照类别、时间分类。（二）整理方法1.文书档案区分全宗，将同一来源的档案集中在一起。按照年度顺序排列，同一年度内按照保管期限（永久、长期、短期）分别排列。在保管期限内，按照机构（问题）进行分类，编制归档文件目录。2.科技档案对项目文件进行系统整理，建立项目档案卷。按照项目进展阶段，将文件材料进行分类，如项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。编制项目档案索引，便于查找利用。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理。装订成册，注明年度、月份、册数等信息。编制会计档案目录。4.人事档案按照干部人事档案管理规定，对档案材料进行分类整理。建立档案目录，及时更新档案内容。5.声像档案对照片、录音、录像等资料进行分类编号，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。制作声像档案目录，同时将声像资料进行数字化存储。6.实物档案对实物进行登记造册，注明名称、来源、时间、保存地点等信息。按照类别进行陈列或存放，便于展示和查阅。（三）编目与装订1.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查找和利用。2.装订文书档案、会计档案等应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。（三）档案存储1.按照档案分类方案，将档案进行科学存放，便于管理和利用。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行清点和检查，确保档案的安全和完整。（四）档案保护1.采取有效的档案保护措施，防止档案的损坏、褪色、变质等。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.根据档案的保管期限和实际情况，定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁。六、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理规定为依据。2.从政协机关工作实际出发，全面分析档案的历史价值和现实利用价值。3.坚持全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实利用价值和科学研究价值等。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、来源、内容等因素，综合分析其保存价值。（五）鉴定结果处理1.对经过鉴定确有保存价值的档案，继续做好保管和利用工作。2.对失去保存价值的档案，编制销毁清册，经批准后进行销毁。3.对鉴定结果进行记录和存档，以备查阅。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案利用情况统计，如查阅人次、查阅文件数量等。3.档案管理设施设备统计，如档案库房面积、档案装具数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，对档案信息进行自动化统计分析。（三）统计报表1.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和政协机关领导汇报档案工作情况。2.统计报表应数据准确、内容完整、格式规范。八、档案利用（一）利用范围1.为政协机关内部工作提供决策依据、参考资料等。2.为政协委员提供提案、调研等方面的档案支持。3.为社会各界查阅政协历史资料、了解政协工作情况提供服务。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：对需要借出档案的，按照规定办理借阅手续，并限期归还。3.咨询：解答利用者对档案内容的疑问。4.出具证明：根据利用者需求，出具档案相关证明材料。（三）利用手续1.内部利用：利用者填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部利用：利用者凭单位介绍信或有效证件，填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人审核批准后，办理查阅手续。3.借阅：借阅者填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。九、电子档案管理（一）电子档案收集1.明确电子文件的形成、积累、整理和归档要求，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.对电子文件进行实时收集或定期收集，收集过程中应注意文件格式的转换和存储。（二）电子档案整理1.按照电子档案分类方案，对电子文件进行分类整理，建立电子档案数据库。2.对电子文件进行元数据著录，确保电子档案的可识别性和可检索性。（三）电子档案存储1.采用安全可靠的存储设备和存储方式，如磁盘阵列、磁带库、云存储等，对电子档案进行备份存储。2.定期对电子档案进行数据迁移和维护，确保数据的安全性和完整性。（四）电子档案利用1.建立电子档案利用系统，为利用者提供便捷的查阅、下载等服务。2.对电子档案利用情况进行记录和统计，确保电子档案的合理利用。（五）