工程档案管理工作制度

PAGE工程档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理工作，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及技术改造等提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目前期策划、设计、施工、调试、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司工程档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，各工程项目建设单位、参建单位应按照本制度要求，做好各自职责范围内的工程档案管理工作，并及时向公司档案管理部门移交。2.同步管理原则工程档案管理工作应与工程建设进度同步，做到工程建设到哪里，档案收集、整理、归档工作就跟进到哪里，确保工程档案的完整性和准确性。3.真实性原则工程档案应如实反映工程建设实际情况，归档的文件材料必须是工程建设过程中直接形成的原始记录，不得伪造、篡改。4.分类科学原则按照工程档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找、利用和管理。5.安全保密原则确保工程档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的工程档案，应严格按照保密规定进行管理。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关工程档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司工程档案管理工作制度，并组织实施。2.负责对公司各工程项目档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员业务水平。3.负责接收、整理、保管公司所有工程项目的档案，建立工程档案数据库，实现档案信息的数字化管理，方便查询和利用。4.按照国家和公司有关规定，对到期的工程档案进行鉴定、销毁，并做好记录。5.负责向有关部门和单位提供工程档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.负责组织工程档案的验收工作，对验收不合格的项目，提出整改意见，督促相关单位进行整改。（二）工程项目建设单位职责1.负责本工程项目档案管理工作的组织领导，建立健全项目档案管理工作体系，明确档案管理职责分工，配备专（兼）职档案管理人员。2.负责制定本工程项目档案管理工作计划和实施方案，确保档案管理工作与工程建设同步进行。3.组织、协调本工程项目各参建单位的档案管理工作，对参建单位档案管理工作进行监督、检查和指导，确保参建单位档案管理工作符合本制度要求。4.负责收集、整理、审核本工程项目各参建单位移交的档案，对不符合要求的档案，及时督促参建单位进行整改，确保档案质量。5.负责组织本工程项目档案的预验收工作，在工程竣工验收前，向公司档案管理部门提交档案预验收申请报告，并将预验收合格的档案报送公司档案管理部门。6.负责本工程项目档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整，按照公司档案管理部门的要求，及时移交档案。（三）工程项目参建单位职责1.负责本单位承担的工程项目档案管理工作，并接受工程项目建设单位的监督、检查和指导。2.按照国家和行业有关规定及本制度要求，建立健全本单位档案管理工作制度，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、归档和保管工作。3.在工程建设过程中，及时收集、整理本单位形成的各类文件材料，确保档案的完整、准确、系统，并按规定向工程项目建设单位移交。4.对本单位移交的档案质量负责，确保档案内容真实、字迹清晰、签字盖章齐全、格式规范，并符合档案整理要求。5.配合工程项目建设单位和公司档案管理部门做好档案的验收、查阅、借阅等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件包括初步设计、施工图设计、设计变更通知、技术交底等。3.施工文件包括施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、试验检测报告、工程进度报表等。4.监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件包括工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书、工程档案验收意见等。6.其他文件与工程建设有关的会议纪要、来往函件、声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责工程档案的收集工作，确保档案收集工作及时、准确、完整。2.工程建设过程中形成的各类文件材料，应在文件形成后及时收集，不得积压、拖延。3.收集的文件材料应字迹清晰、签字盖章齐全、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。4.对破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制；对电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定格式进行存储。（三）整理原则1.遵循工程档案的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理，同一项目的文件材料应按照不同阶段、不同专业、不同载体等进行分类整理，组成若干保管单位（卷、册、盒等）。3.卷内文件排列有序，编号准确，编目规范，备考表填写完整。（四）整理方法1.分类工程档案一般分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体情况进行细分。例如，工程施工文件可分为建筑工程、安装工程、装饰装修工程等小类。2.组卷按照分类要求，将同一类别的文件材料组成若干卷。卷内文件应按照重要程度、时间顺序等进行排列，一般应遵循批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，印件在前、定稿在后等原则。3.编号对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。编号方法可采用年度项目类别卷号的形式，如“2023[项目名称]SG001”，其中“2023”表示年度，“[项目名称]”表示项目名称，“SG”表示施工文件类别，“001”表示卷号。4.编目编制卷内文件目录，目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容。同时，编写卷内备考表，注明卷内文件的整理情况、缺损情况、补充情况等。5.装订对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。装订时应去除金属物，采用三孔一线或缝纫机装订等方式。四、档案归档与保管（一）归档要求1.工程项目建设单位应在工程竣工验收后[X]个月内，将整理好的工程档案向公司档案管理部门归档。2.归档的工程档案应编制档案移交清单，清单应包括档案名称、卷号、数量、移交日期等内容，并由移交单位和接收单位双方签字确认。3.公司档案管理部门对接收的工程档案进行审核，对不符合要求的档案，应及时通知工程项目建设单位进行整改，直至符合要求为止。（二）保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括工程前期重要文件、工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[X]年。主要包括工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[X]年。主要包括工程建设过程中的一般性文件材料等。（三）保管方式1.纸质档案保管采用专用档案柜存放纸质档案，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫、防盗，并保持清洁卫生。对纸质档案应定期进行检查、清点，发现问题及时处理。2.电子档案保管建立电子档案数据库，采用磁带、光盘、硬盘等磁性介质或光盘等光学介质存储电子档案，并定期进行备份。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保其可读性和可利用性。同时，应建立电子档案的检索系统，方便查询和利用。3.声像档案保管对工程建设过程中形成的照片、录像带、录音带等声像档案，应进行分类整理，编制目录，并采用专用的声像档案保管设备进行保管。声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，确保其真实性和完整性。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅工程档案，应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.公司档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅规定的，提供档案查阅场所，并指定专人负责陪同查阅，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像档案内容。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，严禁拆卷、抽页等行为。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅工程档案，应填写《工程档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等，并经所在部门负责人签字同意后，报公司档案管理部门负责人审批。2.公司档案管理部门负责人对借阅申请进行审批，批准后办理借阅手续。借阅人员应向档案管理部门出具借条，借条应注明档案名称、卷号、数量、借阅时间、归还时间等内容，并签字确认。3.借阅档案一般不得超过[X]天，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应确保档案的安全，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。4.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司工程档案，应持单位介绍信，经公司档案管理部门负责人批准后，按照公司内部人员查阅或借阅规定办理手续。查阅或借阅涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的工程档案，应严格按照国家有关保密规定进行审批和管理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则公司档案管理部门应定期对已保管到期的工程档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值鉴定原则根据工程档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其对公司的现实利用价值和历史保存价值，确定档案的鉴定结论。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表及档案管理人员组成，对拟鉴定的档案进行集体审议，形成鉴定意见。（二）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、价值等确定其鉴定结论，不得仅根据档案的题名、目录等进行间接判断。2.综合分析法结合工程建设实际情况、公司业务需求及档案的保管状况等因素，对档案进行综合分析，判断其是否仍具有保存价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对已保管到期的工程档案进行鉴定，形成鉴定意见，填写《工程档案鉴定销毁清册》，注明档案名称、卷号、数量、保管期限、鉴定结论等内容。2.《工程档案鉴定销毁清册》经档案鉴定小组负责人签字后，报公司档案