学校采购人员工作制度

PAGE学校采购人员工作制度一、总则1.目的为规范学校采购人员的工作行为，加强学校采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本工作制度。2.适用范围本制度适用于学校所有采购人员及采购活动。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程公平公正。公开透明原则：采购信息公开透明，接受学校内部和社会监督。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购人员职责1.采购计划制定根据学校教学、科研、行政等工作需要，结合库存情况，制定合理的采购计划。定期对采购计划进行评估和调整，确保采购计划的科学性和合理性。2.供应商管理建立供应商信息库，收集、整理供应商资料，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格等方面。对供应商进行定期评估和考核，淘汰不合格供应商，建立优质供应商名录。与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的产品信息和市场动态。3.采购实施根据采购计划，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判、询价采购等。编制采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容。组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商参与、开标评标等环节。签订采购合同，明确双方权利义务，确保合同条款合法合规、公平合理。4.采购验收组织相关人员对采购物资进行验收，确保物资的数量、质量、规格等符合采购合同要求。对验收过程中发现的问题及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货。整理采购验收资料，建立采购档案，以备查阅。5.采购付款按照采购合同约定，审核供应商提交的付款申请，确保付款依据充分合理。根据学校财务制度，办理采购付款手续，确保付款流程规范、准确。6.采购监督与风险管理接受学校内部审计、纪检监察等部门的监督检查，积极配合相关工作。识别采购过程中的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险等，并制定相应的风险应对措施。三、采购流程1.采购申请学校各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，判断采购申请的合理性和必要性。根据学校采购预算和审批权限，将采购申请提交给相应的领导进行审批。对于重大采购项目，需经学校领导班子集体研究决定。3.采购实施采购人员根据批准的采购申请，按照采购流程组织采购活动。对于招标采购项目，采购人员应按照相关法律法规和学校规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标等工作。对于竞争性谈判、询价采购等项目，采购人员应邀请符合条件的供应商参与谈判或询价，按照规定的程序确定成交供应商。4.采购合同签订采购人员与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间地点、质量标准、付款方式等条款。采购合同经学校法律顾问审核后，报学校领导签字盖章生效。5.采购验收采购物资到货前，采购人员应通知相关部门和人员做好验收准备工作。采购物资到货后，采购人员组织相关人员按照采购合同要求进行验收，填写验收报告。验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货。6.采购付款供应商提交付款申请后，采购人员按照采购合同约定进行审核，确保付款依据充分合理。采购人员将审核通过的付款申请提交给学校财务部门，财务部门按照学校财务制度办理付款手续。四、采购方式及适用范围1.招标采购适用范围：一次性采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资或服务项目。招标方式：公开招标、邀请招标。招标程序：编制招标文件、发布招标公告或邀请书、发售招标文件、开标评标、确定中标供应商、签订采购合同。2.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。谈判程序：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商并签订采购合同。3.询价采购适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价程序：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商并签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：成立采购小组、与供应商进行协商、签订采购合同。五、采购合同管理1.合同签订采购人员应在采购项目确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间地点、质量标准、付款方式等条款，确保合同条款合法合规、公平合理。采购合同经学校法律顾问审核后，报学校领导签字盖章生效。2.合同执行采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等信息。对于供应商未按照合同约定履行义务的情况，采购人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或承担违约责任。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购人员应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报学校领导批准，并按照学校相关规定办理手续。4.合同档案管理采购人员应建立采购合同档案，将采购合同及相关资料进行整理归档，以备查阅。采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等资料。六、采购监督与审计1.内部监督学校成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否合法有效、采购物资质量是否合格等方面。采购人员应主动接受采购监督小组的监督检查，积极配合相关工作。2.审计监督学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计。审计部门应重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等方面。采购人员应积极配合审计部门的审计工作，提供相关资料和信息。七、采购人员行为规范1.职业道德采购人员应遵守职业道德，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。采购人员应保守采购工作中的商业秘密，不得泄露学校采购信息和供应商信息。2.工作纪律采购人员应遵守学校的工作纪律，按时上下班，不得迟到早退。采购人员应认真履行工作职责，不得敷衍塞责、推诿扯皮。采购人员应严格遵守采购程序和工作流程，不得擅自简化或省略采购环节。3.业务学习采购人员应加强业务学习