人防办档案工作制度

PAGE人防办档案工作制度一、总则（一）目的为加强人防办档案工作，有效地保护和利用档案，为国防建设和经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合人防办实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人防办机关及所属事业单位的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作由人防办统一领导，各部门（单位）负责本部门（单位）档案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受人防办档案管理部门的监督指导。2.维护档案的完整与安全原则。确保档案的齐全、完整，采取有效措施保障档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门人防办设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全办档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作政策法规，制定和完善人防办档案工作制度、办法，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁人防办各类档案资料。3.编制档案检索工具，开发档案信息资源，积极为机关各项工作提供档案利用服务。4.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员业务素质和全办人员的档案意识。5.对所属事业单位档案工作进行监督指导，组织档案工作考核评估。（二）各部门（单位）兼职档案员各部门（单位）指定一名兼职档案员，负责本部门（单位）档案的日常收集、整理、移交等工作，并配合档案管理部门开展档案管理相关工作。兼职档案员职责如下：1.负责收集本部门（单位）在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，并进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，及时反馈利用情况。4.宣传档案工作知识，提高本部门（单位）人员的档案意识，督促做好文件材料的归档工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围人防办档案收集范围主要包括以下几类：1.上级机关文件材料：上级机关颁发的与本办工作有关的文件、指示、命令、规定、通知等。2.本办文件材料：党组（委）文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。人防业务文件，如人防工程建设、指挥通信、防空袭预案等方面的文件材料。人事、财务、审计等方面的文件材料，包括干部任免、工资福利、经费预决算等。各类会议记录、纪要、简报等。重要活动、重大事件形成的文件材料，如人防演练、应急救援行动等。与外单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。本办编印的刊物、资料、宣传材料等。3.所属事业单位文件材料：所属事业单位上报的重要文件、工作汇报、统计数据等，以及与本办相关的业务往来文件。4.声像档案：反映人防工作活动的照片、录音、录像等资料。5.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件材料，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件等。（二）归档要求1.各部门（单位）兼职档案员应按照归档范围，及时收集本部门（单位）工作中形成的文件材料，确保文件材料齐全、完整。2.文件材料应分类整理，遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。一般按照年度机构（问题）保管期限进行分类。3.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备，纸张及载体符合耐久性要求；电子文件应采用通用格式，并确保元数据齐全、完整。4.声像档案应主题明确、图像清晰，并配有文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.专项工作档案应在工作结束后一个月内归档。3.声像档案应在活动结束后及时整理归档。4.电子档案应定期备份，并与纸质档案同步归档。（四）归档程序1.各部门（单位）兼职档案员对收集的文件材料进行分类整理，编制归档文件目录，一式两份，一份随档案移交，一份留存本部门（单位）备查。2.兼职档案员填写档案移交清单，注明档案类别、数量、移交时间等，将档案移交至档案管理部门。3.档案管理部门接收档案时，应按照移交清单进行核对，对不符合要求的档案，退回原部门（单位）重新整理。4.档案管理部门对接收的档案进行进一步整理、编目，录入档案管理系统，建立档案检索体系。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循真实性、完整性、系统性、精练性和实用性原则，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案整理按照年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。将文件材料装订成册，采用三孔一线或缝纫机装订，保持文件整齐牢固。按照分类方案，将装订好的案卷装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊项目。2.科技档案整理按照项目、专业分类，对人防工程建设、指挥通信设备等科技文件材料进行整理。建立科技档案案卷目录、卷内目录和备考表，注明文件编号、名称、日期、密级等信息。对科技图纸、图表等应折叠成A4幅面，并进行编号、标注。3.声像档案整理按照内容分类，如人防演练、重要会议、领导视察等。对照片进行编号、标注说明，冲洗并粘贴在相册或照片档案册内；对录音、录像资料进行整理，刻录成光盘，并注明录制时间、内容、时长等信息。4.电子档案整理按照年度机构（问题）保管期限分类，建立电子文件夹结构。对电子文件进行命名，确保文件名准确反映文件内容和日期。收集电子文件的元数据，如文件格式、大小、作者、日期等，进行整理存储。通过档案管理系统对电子档案进行分类编目、存储和检索。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等条件。2.库房应配备温湿度调节设备，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。3.档案库房应远离易燃、易爆物品仓库，与食堂、卫生间等保持一定距离，确保档案安全。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒进行存放。2.档案柜应坚固耐用，便于移动和排列，档案盒应选用无酸纸制作，规格统一。3.对不同载体的档案应采用相应的装具进行保管，如电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期备份。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、褪色等情况，发现问题及时处理。2.对档案的借阅、归还情况进行详细登记，确保档案的安全和完整。3.按照规定的保管期限对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照程序进行销毁。4.对重要档案应采取特殊保管措施，如加密存储、异地备份等，防止档案信息泄露和丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定和人防办实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年50年）、短期（15年以下）。2.对档案的鉴定应从文件的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其保存价值。3.具有重要历史意义、涉及国防安全、反映人防重大决策和重要业务活动等文件材料应列为永久保管；在一定时期内具有查考利用价值的文件材料列为长期保管；只在短期内有参考价值的文件材料列为短期保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的档案，填写档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。4.档案销毁清册经人防办分管领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方法。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底，并在销毁清册上签字确认。3.销毁后的档案销毁清册应永久保存，以备查考。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、高效的原则，在确保档案安全的前提下，充分满足机关各项工作和社会利用的需求。（二）利用范围1.本办工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、相关部门因工作需要查阅本办档案。3.司法机关、社会组织等依法查阅与案件相关的档案。（三）利用手续1.本办工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅目的、档案名称、数量等信息，经所在部门（单位）负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应持单位介绍信，注明查阅、借阅范围和用途，经人防办分管领导批准后，由档案管理部门提供查阅、借阅服务。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应根据申请内容提供相应档案，并在查阅、借阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损。（四）利用方式1.查阅档案一般在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员可根据需要复印、摘抄档案内容，但应经档案管理人员同意，并注明出处。2.借阅档案应严格控制借阅期限，一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出机关。3.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行利用，防止档案信息泄露。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的人防办档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，并进行质量检查，确保数字化档案的准确性和可用性。3.建立电子档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案收集、整理、编目、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理业务流程的信息化。2.系统应提供灵活多样的检索方式，如按年度、机构、保管期限、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.具备权限管理功能，根据用户角色设置不同的访问权限，