学校档案保密工作制度

PAGE学校档案保密工作制度一、总则（一）目的为加强学校档案保密工作，确保学校档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职工在档案的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的保密工作。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉及学校机密、敏感信息的档案，采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合规原则：档案保密工作必须符合国家法律法规和行业标准的要求。3.分级管理原则：根据档案的密级和重要性，实行分级分类管理。4.确保安全原则：确保档案在存储、传输、使用等过程中的安全，防止档案信息被篡改、丢失或损坏。二、档案密级划分（一）绝密级档案1.涉及学校核心机密，如尚未公开的重大决策、战略规划、科研成果等，一旦泄露将对学校造成极其严重的损失。2.包含学校与外部单位签订的具有高度保密性的合作协议、合同等，其中涉及的商业秘密、技术秘密等信息。（二）机密级档案1.学校重要的教学、科研、管理等方面的文件资料，如教学改革方案、科研项目关键数据、学生个人隐私信息等，泄露后可能对学校工作产生较大影响。2.学校内部的财务报表、审计报告等涉及财务机密的文件，以及人事任免、薪酬待遇等敏感信息。（三）秘密级档案1.一般性的教学、科研、行政文件，虽不涉及核心机密，但仍需一定程度保密，如常规教学计划、行政通知等。2.学生成绩、学籍档案等，在一定期限内需要保密，以维护学生权益和学校管理秩序。三、档案保密管理职责（一）学校档案管理部门职责1.负责制定和完善学校档案保密工作制度，并组织实施。2.对全校档案保密工作进行指导、监督和检查，定期开展档案保密工作培训。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作，确保档案的安全与完整。4.按照档案密级划分标准，对档案进行准确分类、编号，并标注密级标识。5.建立档案查阅、借阅、归还登记制度，严格控制档案的流向。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作，并确保档案的真实、完整和保密。2.明确专人负责档案管理工作，对本部门、本单位产生的档案进行分类整理，及时移交学校档案管理部门。3.严格遵守学校档案保密工作制度，对涉及本部门、本单位的机密档案，采取相应的保密措施。4.配合学校档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案保密工作，具备良好的职业道德和保密意识，严格遵守档案保密制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、归档、存储、保管等，确保档案的安全与完整。3.对档案的密级进行严格审核，按照规定标注密级标识，并做好档案密级变更、解密等工作。4.认真履行档案查阅、借阅登记手续，严格控制档案的查阅范围和借阅期限，及时催还到期档案。5.定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时报告并采取措施解决。四、档案形成与收集过程中的保密措施（一）文件起草与审核1.起草涉及学校机密、敏感信息的文件时，起草人应严格遵守保密规定，对文件内容进行保密。2.文件起草完成后，由起草部门负责人进行审核，确保文件内容符合保密要求，并在文件上注明密级。（二）文件流转与签收1.文件在流转过程中，应采取必要的保密措施，如密封、加密传输等，防止文件内容泄露。2.接收文件的部门或个人应及时签收，并对文件的保密性负责。如发现文件有破损、缺失或内容泄露等情况，应立即报告。（三）档案收集与整理1.各部门、各单位应按照学校档案管理部门的要求，及时收集本部门、本单位产生的档案，并进行初步整理。2.在档案收集过程中，应注意保护档案的原始性和完整性，不得擅自涂改、销毁或丢失档案。3.档案管理人员在接收档案时，应认真核对档案的数量、内容和密级，确保档案符合要求后进行登记和整理。五、档案保管过程中的保密措施（一）档案库房管理1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.档案库房应安装门禁系统、监控设备等，严格限制无关人员进入。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保库房环境安全，档案存储条件良好。（二）档案存储方式1.根据档案的性质和保存期限，选择合适的存储方式，如纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储于专用服务器或存储设备中，并进行备份。2.对电子档案应采取加密存储、访问控制等技术措施，防止电子档案被非法获取或篡改。3.对重要档案应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）档案标识与存放1.对档案应按照密级进行标识，在档案封面、盒脊等显著位置标注密级标识。2.不同密级的档案应分开存放，绝密级档案应单独存放于专门的保险柜或库房中。3.档案存放应遵循便于查找、利用和保密的原则，按照档案类别、年度、保管期限等进行有序排列。六、档案查阅与借阅管理（一）查阅审批1.校内人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意。2.查阅机密级以上档案，还需经学校档案管理部门负责人审批。3.校外单位或人员查阅档案，应提前向学校档案管理部门提出申请，并提交单位介绍信、查阅人员有效身份证件等相关材料。经学校主管领导审批同意后，方可查阅。（二）查阅场所与方式1.档案查阅应在学校档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能查阅批准范围内的档案内容，不得擅自摘抄、复制、拍照等。如需摘抄、复制、拍照等，应另行填写申请表，并经审批同意。（三）借阅审批1.校内人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅档案内容等，并经所在部门负责人签字同意。2.借阅机密级以上档案，还需经学校档案管理部门负责人审批。3.校外单位或人员借阅档案，应按照校外查阅档案的审批程序办理借阅手续，并严格遵守学校档案保密规定。（四）借阅期限与归还1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人员应按时归还借阅的档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向学校档案管理部门说明情况，并办理延期手续。3.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或内容泄露等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案利用过程中的保密措施（一）利用范围限制1.档案利用应严格按照批准的范围进行，不得擅自扩大利用范围。2.对涉及学校机密、敏感信息的档案，应严格控制利用对象和利用方式，防止信息泄露。（二）利用记录与监督1.档案管理人员应对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用目的等。2.在档案利用过程中，档案管理人员应加强监督，确保利用人员遵守档案保密规定，不得擅自将档案信息提供给无关人员或用于其他非法目的。（三）利用后的处理1.档案利用结束后，利用人员应将档案归还档案管理人员，并对档案的保密性负责。2.档案管理人员应对利用后的档案进行检查和整理，确保档案的完整性和保密性。八、档案销毁管理（一）销毁审批1.对已失去保存价值或保密期限已满的档案，应进行销毁处理。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，并经学校档案管理部门负责人审核，报学校主管领导审批。（二）销毁方式与场所1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁应在学校档案管理部门指定的场所进行，销毁过程应有专人监督，确保销毁工作彻底、安全。（三）销毁记录1.档案管理人员应对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁档案清单等。2.销毁记录应保存[X]年以上，以备查阅。九、档案保密监督与检查（一）定期检查1.学校档案管理部门应定期对全校档案保密工作进行检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案保管情况、档案查阅与借阅登记情况等。2.定期检查应形成检查报告，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）不定期抽查1.学校档案管理部门应不定期对各部门、各单位的档案保密工作进行抽查，重点检查涉及机密、敏感信息档案的管理情况。2.对抽查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改，并跟踪整